Нормативное регулирование документоведения

■  о  задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам и др. (см. ст. 5 Закона).

     Статья 11 Закона устанавливает обязанность  работодателя (в целях охраны конфиденциальности информации):

1)  ознакомить  под роспись работника с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты;

2)  ознакомить  под роспись работника с установленным  работодателем режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение;

3) создать  работнику необходимые условия  для соблюдения им установленного работодателем режима коммерческой тайны,

     а также обязанности работника:

1)  выполнять  установленный работодателем режим  коммерческой тайны;                                                                                        

2)  не  разглашать информацию, составляющую  коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, и без их согласия не использовать эту информацию в личных целях;

3) передать  работодателю при прекращении  или расторжении трудового договора имеющиеся в пользовании работника материальные носители информации, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну.

     Федеральный закон от 27.07.2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе» (в ред. от 29.03.2008 г. № 30-ФЗ), устанавливающий правовые, организационные и финансово-экономические основы государственной гражданской службы Российской Федерации, в статье 44 дает перечень видов работ кадровой службы государственного органа. К таким работам, в частности, относятся:

■  организация  подготовки проектов актов государственного органа, связанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением на должность гражданской службы, освобождением от замещаемой должности гражданской службы, увольнением гражданского служащего с гражданской службы и выходом его на пенсию за выслугу лет, и оформление соответствующих решений государственного органа;

■  ведение  трудовых книжек гражданских служащих;

•  ведение  личных дел гражданских служащих;

■  ведение  реестра гражданских служащих в  государственном органе;

•  оформление и выдача служебных удостоверений  гражданских служащих;

■  организация  заключения договоров с гражданами на время их обучения в образовательном учреждении профессионального образовании с последующим прохождением гражданской службы и др.

     В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа (ст. 42 Закона).

     Положение о персональных данных государственного гражданского служащего и ведении его личного дела утверждено Указом Президента РФ от 30.05.2005 г. № 609. Указом Президента РФ утверждается порядок ведения Сводного реестра государственных гражданских служащих РФ.

     Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле и Российской Федерации» (в ред. от 13.05.2008 г. № 68-ФЗ) регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

     Статья 3 Закона дает основные понятия: архивного дела, архивного документа, документов по личному составу, архивного фонда и др.

     В частности, под документами по личному составу в указанном Законе понимаются архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем, а под архивом - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов

     Согласно  ст. 4 Закона, установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил относятся к полномочиям Российской Федерации в области архивного дела. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. Л^г° 19 были утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организация)) Российской академии наук (вступили в силу с 25.05.2007 г.).

     В соответствии со ст. 9 Закона, архивные документы организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными (в том числе общественных объединений), относятся к частной собственности. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда РФ осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда РФ (п. 7 ст. 6 Закона). Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела, государственным, муниципальным архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов.

     Архивы  обязаны создавать государственные  органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа. Организации же и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

     В соответствии со ст. 17 Закона, государственные  органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000 г. Он предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 г. № 1182. Этот документ применяется с 2.1.11.2007 г. при определении состава и сроков хранения типовых архивных документов о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности в архивах и службах технической документации.

     При реорганизации  негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами. При ликвидации негосударственных организаций, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки посменного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом (ст. 23 Закона).

     Основные  правила работы архивов  организаций, одобренные решением Коллегии Федеральной архивной службы России (Росархива)* от 06.02.2002 г., являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Они основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного Дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами. Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности. К Правилам приложены формы документов, обеспечивающих работу архива (такие как: описи дел; акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; номенклатура дел структурного подразделения и организации в целом; внутренняя опись документов дела; обложка дела и др.). В настоящее время продолжают применяться и Основные правила работы ведомственных архивов, одобренные коллегией Главархива СССР 28.08.1985 г. и утвержденные Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 г. №263.

     Правила оформления трудовых книжек работников устанавливаются двумя подзаконными нормативными актами:

1.    Постановлением   Правительства   Российской   Федерации   от 16.04.2003 г. № 225, утвердившим Правила  ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (действующим в настоящее время в редакции от 19.05.2008 г. №373).

2.  Постановлением  Министерства труда и социального  развития Российской Федерации  от 10.10.2003 г. № 69, которым утверждена  Инструкция по заполнению трудовых книжек.

     Нормативные документы по делопроизводству принимались Государственным комитетом Российской Федерации по стандартизации и метрологии:**

     Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», принятый и введенный в действие с 01.01.1999 г. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28 , устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные указанным стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. В ГОСТе даны, например, такие стандартизованные термины с определениями: 

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления; 

КОПИЯ ДОКУМЕНТА - документ, полностью воспроизводящий  информацию подлинного документа и  все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы; 

ЗАВЕРЕННАЯ  КОПИЯ ДОКУМЕНТА - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу; 

ДУБЛЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ - один из экземпляров копии  документа; 

ПОДПИСЬ - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица; 

ГРИФ  СОГЛАСОВАНИЯ - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием; 

РЕЗОЛЮЦИЯ ДОКУМЕНТА - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение; 

ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ  СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА - срок исполнения документа, установленный организационно - распорядительным документом организации или резолюцией; 

АРХИВНАЯ  СПРАВКА - официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете спроса, с указанием поисковых данных документов.

     Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», принятый и введенный в действие с 01.01.2004 г. (с правом досрочного применения) Постановлением Госстандарта РФ от 25.12.2001 г. № 573-ст, устанавливает форму, размеры и технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.***