Личное дело

     Выдача  личных дел (отдельных документов в  составе личного дела) во временное пользование другим организациям (предприятиям, учреждениям) производится с разрешения руководителя организации на основании надлежащим образом оформленного запроса. О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом (документом) представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах предприятия до возвращения дела (документа) в место хранения.

     Оформление  личных дел для передачи в архив  производится кадровой службой при  методической помощи соответствующего архива. Эта процедура включает:

• подшивку (переплет) дела;
• уточнение нумерации листов дела;
• составление листа-заверителя;
• составление (уточнение) внутренней описи;
• внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.

     С целью обеспечения сохранности  личных дел рекомендуется:

• объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);
• располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (по фамильном), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника;
• снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).

     Передача  личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представителем архива проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются кадровым органом предприятия. Передача и прием производятся по описи, с простановкой отметок о наличии личных дел.

     Хранение  и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

      Личное  дело – комплекс документов, содержащих наиболее полную информацию о работнике предприятия, организации учреждения, складывающийся в процессе его деятельности. Личное дело – это сформированная в установленном порядке совокупность личных документов работника, которые содержат наиболее полные сведения о нем и его трудовой деятельности. Личные дела подлежат учету, индексации и регистрации в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.

     Цель  формирования личного  дела – сосредоточение и хранение всей информации о работнике в одном месте.

      Личное  дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в организации (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретной компании).

     Хранение  и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 

1. Михайлов, Ю.М. Личные дела сотрудников компании: как правильно оформлять, вести и хранить. Практическое пособие. – М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2009. – 160 с.
2. Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности, № 8, 2010.
3. Кадровая служба и управление персоналом предприятия», № 7, 2006.
4. Журнал «Зарплата» / Организационные документы, № 7, 2007.
5. Журнал «Кадровые решения», № 9, 2005.