Личное дело

СОДЕРЖАНИЕ 
 

     

1. Общие вопросы  организации работы с личными  делами сотрудников организации……………………………………………………… 2
2. Формирование личных дел………………………………………..  7
3. Ведение личных дел……………………………………………… 12
4. Хранение личных дел…………………………………………….. 13

     Заключение……………………………………………………………...   18

     Библиографический список……………………………………………   19 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ  РАБОТЫ

С ЛИЧНЫМИ ДЕЛАМИ СОТРУДНИКОВ  ОРГАНИЗАЦИИ 

     Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

     Личное  дело – комплекс документов, содержащих наиболее полную информацию о работнике предприятия, организации учреждения, складывающийся в процессе его деятельности. Личное дело – это сформированная в установленном порядке совокупность личных документов работника, которые содержат наиболее полные сведения о нем и его трудовой деятельности [1, с. 5].

      В трудовом законодательстве, а также  действующих инструкциях по делопроизводству понятие «личное дело» не раскрывается, хотя некоторыми законами установлена обязанность по его ведению. В частности, в силу ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» кадровая служба государственного органа должна вести личные дела государственных гражданских служащих. Причем порядок их ведения регламентирован Указом президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Также обязанность ведения личного дела установлена Федеральными законами от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» и от 17.01.1992 № 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации». Таким образом, организации и учреждения, не относящиеся к государственной и муниципальной службе, не обязаны оформлять и вести личные дела и могут информацию о работниках систематизировать так, как удобно им. Тем не менее, рекомендуется вести личные дела и иным организациям, так как данные о работниках, которые систематизируются работодателем, являются персональными в силу Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и гл. 14 ТКРФ: персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 ТК РФ). К ним относятся имя, фамилия, дата рождения, адрес, а также имущественное положение, образования и доходы работников. Работодатель должен соблюдать установленные в отношении таких данных требования, в частности хранить их, при необходимости передавать, а также защищать от неправомерного использования или утраты за свой счет. В этих целях и ведутся личные дела.

     Кроме этого, в силу Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в  Российской Федерации» организации при ликвидации должны передать документы по личному составу на хранение в соответствующий архив. Поэтому оформленные надлежащим образом личные дела легче передать на архивное хранение.

     Для оформления личного дела рекомендуется  пользоваться Положением, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, а также Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

     Сведения, содержащиеся в документах личного дела, можно условно разделить на две основные группы: сведения об основных персональных данных сотрудника и сведения  о профессиональной деятельности сотрудника (как правило, в пределах периода работы в соответствующей организации).

     Документы формируются в папку (скоросшиватель). Кроме того, в папке (и на лицевой  обложке) располагаются основные сведения о личном деле и соответствующих документах. Это позволяет обеспечить:

• упорядоченное расположение документов (и содержащихся в них сведений) о сотруднике в пределах одного информационного носителя;
• сохранность документов от повреждения (утраты) в процессе обращения с личным делом;
• безошибочный и быстрый поиск документов, а также самих личных дел – для получения необходимых сведений о сотрудниках, включения в дела новых документов, выдачи дел во временное пользование, проверки их наличия и состояния и т.п.
• компактное расположение личных дел в отведенных для них местах (средствах) хранения;
• установленный в организации режим доступа к личным делам и содержащимся в них персональным данным.

     В настоящее время единый порядок  обращения установлен только в отношении  определенных категорий служащих (сотрудников  государственных органов управления). Однако отдельные элементы этого порядка могут применяться руководством организации в целях надлежащей организации работы с личными делами сотрудников с учетом:

• специфики деятельности организации;
• накопленного в этой области позитивного опыта;
• соответствующих положений нормативно-методических документов по делопроизводству.

      Конкретный  порядок обращения с личными  делами сотрудников, как правило, устанавливается  локальными нормативными актами соответствующих организаций:

• инструкцией по кадровому делопроизводству (или одним из ее разделов);
• положением о персональных данных;
• инструкцией (регламентом) по организации обращения с личными делами.

      Принятие  Мотивированного решения о введении в действие подобных актов – прерогатива  руководителя организации или уполномоченного им должностного лица (например, заместителя по управлению персоналом).

      В соответствии с Перечнем типовых  управленческих документов личные дела сотрудников отнесены к документам кадрового обеспечения (документации по кадрам (личному составу, персоналу)) деятельности организации (Таблица 1). 

 

Таблица 1. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Утвержден Росархивом 06.10.2000 г. (Извлечение). 

      В соответствии со сложившейся практикой  организация кадрового обеспечения организации возлагается на специально уполномоченное подразделение (службу (отдел) делопроизводства, отдел (группу) кадрового делопроизводства в составе службы документационного обеспечения управления (ДОУ) или службы кадрового обеспечения (кадровой службы, службы персонала) и т.п.) или должностное лицо (инспектора (специалиста) по кадрам, делопроизводителя, секретаря руководителя и т.п.). Одной из ключевых задач кадрового обеспечения является формирование корпоративной документации (документального фонда организации).

      Формирование  корпоративной документации осуществляется в соответствии с номенклатурой  дел организации – оформленным  в установленном порядке перечнем заголовков (наименований) дел. Номенклатура дел обеспечивает решение следующих основных задач в области делопроизводства:

• закрепление индексов (индексация) дел;
• систематизация документов;
• группировка документов в дела;
• определение сроков хранения дел.

      Для решения перечисленных задач  применительно к личным делам следует, прежде всего, закрепить их место в составе номенклатуры дел, предусмотрев для этого требуемое количество индексов.

      Например, в номенклатуре дел организации с численностью в 50 сотрудников для соответствующих личных дел целесообразно предусмотреть индексы с 08-101 до 08-150, где 08 – код соответствующего раздела номенклатуры дел (допустим, «Документы кадрового обеспечения деятельности»), а 101, 150 – порядковые номера дел в пределах этого раздела. Рекомендуется также зарезервировать некоторое количество индексов для заведения новых личных дел (на новых сотрудников, принятых организацией на работу).

      Установление  системы индексации личных дел –  обязательное условие для их последующей регистрации.

      Регистрация – это процедура записи идентификационных данных о документе (деле) по установленной форме, выполняемая для фиксации факта его создания, отправления или получения [1, с. 10].

      Рекомендуется регистрировать личное дело через пять рабочих дней после издания приказа распоряжения) о приеме сотрудника на работу либо о переводе его на другую работу – при условии, что принадлежность сотрудника к соответствующей профессиональной категории предполагает ведение на него личного дела.

      Для регистрации личного дела соответствующий индекс по номенклатуре дел:

• вписывается в журнал (книгу) учета личных дел (Таблица 2);

наносится на лицевую сторону обложки (скоросшивателя), в которую 

предполагается  помещать соответствующие документы.

ЗАКРЫТОЕ  АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «АЛЬФА»

ЗАО «АЛЬФА» 

Ж У Р Н А Л  У Ч Е Т А

личных  дел

 

Таблица 2. Журнал учета личных дел 

      Личное  дело – комплекс документов, содержащих наиболее полную информацию о работнике предприятия, организации учреждения, складывающийся в процессе его деятельности. Личное дело – это сформированная в установленном порядке совокупность личных документов работника, которые содержат наиболее полные сведения о нем и его трудовой деятельности. Личные дела подлежат учету, индексации и регистрации в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.

2. ФОРМИРОВАНИЕ  ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

     Формирование  дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и порядком, предусмотренным в отношении данного вида дел [1, с. 15].

     Формирование  личного дела производится с целью  упорядоченной группировки документированной  информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность.

     Формирование  личного дела производится непосредственно  после приема (перевода) работника. В личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе [2, с. 2]:

• личный листок по учету кадров или анкета (Приложение 3);
• дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете) (приложение 5);
• автобиография (Приложение 4);
• копии документа об образовании;
• трудовой договор (второй экземпляр);
• договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);
• характеристики (рекомендательные письма);
• заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность) (Приложение 6);
• выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (Приложение 7) (о перемещении на другие должности);
• выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
• выписки (копии) документов об аттестации (отзывы, аттестационные листы и пр.).