Контрольная работа по "Документоведение"

Остальная корреспонденция  обрабатывается в определённой последовательности. Конверты вскрываются по верхнему краю ножницами или конвертовскрывателем, даты вложенных документов сверяются с датами штампов на конверте, проверяется наличие приложений. Конверты сохраняются и прилагаются к документу в том случае, когда только по конверту можно определить адрес отправителя. Неправильно оформленные (нет подписи, виз), повреждённые или посланные не по адресу документы возвращаются отправителю.

Предварительное рассмотрение. При предварительном  рассмотрении проводится всесторонняя оценка документов, при которой учитываются:

·       важность содержания;

·       сложность и новизна поставленных вопросов;

·       авторство, т.е. положение автора в  структуре управления;

·       срочность исполнения;

·       вид документа.

После проведения оценки документы направляют руководителю, в структурные подразделения или исполнителям.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В чем  заключается система контроля исполнения документов?

Исполнение  документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой  документ должен быть передан исполнителю(ям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

В течение срока  исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут  проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления  предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в  регламенте организации (или при  его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Снятие документа  с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его  поручению служба ДОУ, снятие документа  с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении  его в дело.

Документ считается  исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о  ходе и результатах контроля за исполнением  документов должны учитываться и  периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов  анализа разрабатываются и принимаются  меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

 

 

Каковы  характерные черты современных  информационных технологий в системе  делопроизводства?

Технологии  обработки информации, компьютерные коммуникации

 Информационные  технологии – это совокупность  методов, производственных и программно-технологических  средств, объединенных в технологическую  цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение  информации. 1

 Совершенствование  информационных компьютерных технологий продолжается и сегодня. Основу любой информационной технологии составляют:

-  средства  автоматизации (прежде всего компьютеры);

- программное  обеспечение;

- развитые средства  связи (телекоммуникации);

-  учет эргономических требований к комплексу технических средств и программному обеспечению со стороны человека;

-  предварительная  подготовка и обучение пользователей.

 Можно выделить  следующие виды информационных  технологий:

-  обработки  документов;

-  обработки  табличной информации;

- баз данных;

-  разработки  интеллектуальных систем;

-  мультимедиа;

-  сетевые  и коммуникационные.

 В составе  комплекса технических средств  обеспечения информационных технологий  выделяют средства компьютерной  техники и средства организационной техники.

 Современные  офисные средства компьютерной  техники могут быть разделены  на персональные компьютеры и  корпоративные компьютеры.

 Персональные  компьютеры представляют собой  вычислительные системы, все ресурсы  которых полностью направлены  на обеспечение деятельности одного рабочего места управленческого работника. Это наиболее многочисленный класс средств вычислительной техники, в составе которого можно выделить персональные компьютеры IBM PC и совместимые с ними, а также персональные компьютеры Macintosh фирмы «Apple».

 Корпоративные  компьютеры – это многопользовательские  вычислительные системы, имеющие  центральный блок с большой  вычислительной мощностью и значительными  информационными ресурсами, к  которому подсоединяются большое  число рабочих мест с минимальной оснащенностью: видеотерминал, клавиатура, устройство позиционирования типа «мышь» и, возможно, устройство печати.

 Компьютер  может быть подключен к абонентской  телефонной сети и получать  доступ к другим абонентам  этой сети, к электронной почте, к телетайпам и телефаксам, работающим с этой сетью. Для подключения ко всем этим сетям необходим модем. Модем устанавливается в слот (разъем) материнской платы ПК или автономно подключается к ее последовательному порту.

 Компьютер  с факс-модемом работает намного надежнее и устойчивее телефакса.

 Обеспечивает  много дополнительных сервисных  услуг: более удобная и эффективная  автоматизация подготовки текстов  факса с использованием всего  арсенала компьютерных средств,  интеграция с электронной почтой, телексом и базой данных компьютера, наличие объемной электронной справочной книги, содержащей разнообразную полезную информацию, разграничение права доступа сотрудников и внешних абонентов к факсу, контроль прохождения корреспонденции, подробная статистика работы с факсом и т. п.

 Существуют  компьютеры, оборудованные видеокамерой  и микрофоном, позволяющие не  только обмениваться факсами  с партнером, но и видеть  его, и разговаривать с ним.

Преимущества  применения информационных технологий:

1) В первую  очередь это касается создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с "докомпьютерными" технологиями.

2) Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.

3) Не менее  важная задача делопроизводства  – это организация регистрации  (учета) документов, а также контроль  за сроками их исполнения. Причем  учет и хранение документов  необходимо организовать таким  образом, чтобы возможен был  быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

4) Уровень автоматизации  делопроизводства существенно повышается, если в каждом подразделении  предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (единая государственная система документационного обеспечения управления)mdi/library/office-work/klassif.html - Задача делопроизводственных с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.

5) Документы,  поступившие в организацию по  каналам электронной почты или созданные в таком "электронном офисе" уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ - систем оптического распознавания символов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  литературы

Багиев Г.Л., Тарасевич  В.М., Анн Х. Маркетинг: Учебник для  вузов 3-е изд./ Под общ. Ред. Г.Л.Багиева .- СПб.: Питер, 2006.- 736 с.

Котлер Ф., Келлер К.Л. Маркетинг менеджмент. Экспресс-курс. 3-е изд./ Пер. С англ. Под науч. ред. С.Г.Жильцова.- СПб.: Питер, 2007.- 480 с.

Маркетинг в отраслях и сферах деятельности: Учебник/ Под  ред. проф. В.А. Алексунина .- 3-е изд., -М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2009.- 716 с.

Маслова Т.Д., Божук С.Г., Ковалик Л.Н. Маркетинг.- СПб.: Питер, 2006.- 400 с.

Портер Майкл. Конкурентная стратегия: Методика анализа отраслей и конкурентов/ Майкл Портер; Пер. с анлг.- 3-е изд.-М.: Альпина Бизнес Букс, 2007.-453 с.

Соловьев Б.А. Маркетинг.: Учебник  – М.: М.: ИНФРА-М, 2007.- 383 с.