Контрольная работа по "Документационное обеспечение управления персоналом"

  Приказы (распоряжения) оформляются на бланке приказа (распоряжения)  или на общем  бланке организации с указанием  вида документа — ПРИКАЗ. В  число обязательных реквизитов  приказа входят:

— наименование организации (подразделения);

— название вида документа;

— дата и номер документа;

— заголовок;

— подпись.

  Приказы по личному  составу ведутся отдельно от  приказов по основной деятельности. Как правило, в их тексте отсутствует  констатирующая часть и ключевое  слово ПРИКАЗЫВАЮ. Кадровые приказы  начинаются со слов: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ (фамилию), ПРЕДОСТАВИТЬ (отпуск), КОМАНДИРОВАТЬ  и т.д.

  Среди документов  по организации трудовых отношений  между работодателем и работником  важнейшее место отводится трудовому  договору.

  В государственной  гражданской службе права и  обязанности сторон, в соответствии  с гл. 5 Федерального закона «О  государственной гражданской службе  Российской Федерации», устанавливаются  служебным контрактом. Примерная  форма служебного контракта о  прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации утверждена Указом Президента Российской Федерации от 16 февраля 2005 г. №159.

  Личная карточка работника  — документ, обеспечивающий анализ  состава и учета движения кадров. В нем содержатся необходимые  сведения о работнике. Личные  карточки оформляются в кадровых  службах на всех работников, принятых  на постоянную, временную или  сезонную работу.

  Ведение личной карточки  осуществляется в соответствии  с Инструкцией по применению  и заполнению форм первичной  учетной документации, утвержденной  Постановлением Госкомстата России  от 5 января 2004 г. №1.

  Личная карточка (форма  №Т-2) заполняется после подписания  руководителем организации приказа  о приеме гражданина на работу. В условиях функционирования  автоматизированных систем управления  в качестве входной формы используется  машинно-ориентированный вариант  этой карточки (форма № Т-2А).

  Личная карточка заполняется  работником кадровой службы в  одном экземпляре. Все записи  в личной карточке формулируются  полностью, без сокращений. Основанием  для записей являются соответствующие  документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании  и др.). В личных карточках должны  своевременно отражаться все  последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника.

 Для государственных  и муниципальных служащих личные  карточки (№ Т-2ГС) имеют некоторые  отличия от общепринятых форм.

  Личные карточки хранятся  в архиве отдельно от личных  дел. Личное дело представляет  собой совокупность документов, подшиваемых в папку в хронологическом  порядке, которые содержат наиболее  полные сведения о работнике  и его трудовой деятельности. Оно оформляется кадровой службой  после издания приказа о приеме  на работу.

  Состав и порядок  ведения личного дела гражданского  служащего определен Положением  о персональных данных государственного  гражданского служащего Российской  Федерации и ведении его личного  дела, утвержденным Указом Президента  Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609. В нем содержится перечень  документов, которые приобщаются  к личному делу, а также устанавливаются  сроки хранения личных дел  гражданских служащих и обязанности  кадровой службы государственного  органа, осуществляющей их ведение.

  Наиболее важными  документами личного дела работника  являются личный листок по  учету кадров и дополнение  к личному листку. В некоторых  организациях их заменяют оформляемые  по стандартному варианту анкеты.

  Поскольку личное  дело имеет длительный срок  хранения (в соответствии с Перечнем  документов с указанием сроков  хранения — 75 лет), в них не  рекомендуется вносить документы  второстепенного значения, имеющие  временные (до 10 лет включительно) сроки  хранения.

  Документы, поступающие  в личное дело, как правило, располагаются  в хронологическом порядке. Личные  дела хранятся в специальных  сейфах (шкафах), и ответственность  за их ведение и сохранность несет непосредственно руководитель отдела кадров (кадровой службы) или инспектор по кадрам (персоналу).

  Основным документом  о трудовой деятельности и  трудовом стаже работника является  трудовая книжка. Форма, порядок  ведения и хранения трудовых  книжек, а также порядок изготовления  бланков трудовых книжек устанавливаются  Правилами ведения и хранения  трудовых книжек, утвержденными  постановлением Правительства Российской  Федерации от 16 апреля 2003 г. №225 «О  трудовых книжках», а также Инструкцией  по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда  России от 19 октября 2003 г. №69.

  В трудовую книжку  вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах  на другую постоянную работу, об увольнении работника, а также  основания прекращения трудового  договора и сведения о награждениях  за успехи в работе. Сведения  о взысканиях в трудовую книжку  вносятся лишь в том случае, если дисциплинарным взысканием  является увольнение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Документирование  оценки деятельности персонала

  Оценка деятельности  персонала осуществляется:

— при проведении аттестации;

— при присвоении квалификационных разрядов;

— при вынесении взысканий;

— при выдаче по просьбе работника характеристики или рекомендательного письма.

  Порядок работы аттестационной (квалификационной) комиссии регламентируется  Положением о проведении аттестации  государственных гражданских служащих  Российской Федерации, утвержденным  Указом Президента Российской  Федерации от 1 февраля 2005 г. №110, и  Положением о порядке сдачи  квалификационного экзамена государственными  гражданскими служащими Российской  Федерации и оценки их знаний, навыков и умений (профессионального уровня), утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. №111.

  Документационное сопровождение  работы аттестационной комиссии  включает:

• правовой акт государственного органа, содержащий положения о формировании аттестационной комиссии; об утверждении графика проведения аттестации; о составлении списков гражданских служащих, подлежащих аттестации; о подготовке документов, необходимых для работы аттестационной комиссии;
• график проведения аттестации, в котором указываются: наименование государственного органа, подразделения, в которых проводится аттестация; список гражданских служащих, подлежащих аттестации; дата, время и место проведения аттестации; дата представления в аттестационную комиссию необходимых документов с указанием ответственных за их представление руководителей соответствующих подразделений государственного органа;
• мотивированный отзыв об исполнении подлежащим аттестации гражданским служащим должностных обязанностей за аттестационный период, содержащий следующие сведения о гражданском служащем:

а) фамилия, имя, отчество;

б) замещаемая должность гражданской службы на момент проведения аттестации и дата назначения на эту должность;

в) перечень основных вопросов (документов), в решении (разработке) которых гражданский служащий принимал участие;

г) мотивированная оценка профессиональных, личностных качеств и результатов профессиональной служебной деятельности гражданского служащего с учетом исполнения должностного регламента;

• сведения о выполненных гражданским служащим поручениях и подготовленных им проектах документов за указанный период, содержащиеся в годовых отчетах о профессиональной служебной деятельности гражданского служащего, которые прилагаются к отзыву;
• решение, принятое комиссией по результатам аттестации;
• аттестационный лист гражданского служащего;
• протокол заседания комиссии, в котором фиксируются ее решения и результаты голосования;
• правовой акт государственного органа или решение представителя нанимателя о том, что гражданский служащий:

— подлежит включению в установленном порядке в кадровый резерв для замещения вакантной должности гражданской службы в порядке должностного роста;

— направляется на профессиональную переподготовку или повышение квалификации;

— понижается в должности гражданской службы; специальный правовой акт (приказ, распоряжение), который издается в том случае, когда гражданский служащий отказывается от прохождения профессиональной переподготовки, повышения квалификации или перевода на другую должность.

  Оценка деятельности  работника может быть отражена  и в таких документах, как характеристика, рекомендательное письмо, рекомендации, а также приказы о поощрении, премировании или наложении взыскания.

 

 

 

 

 

 

5. Организация  работы с кадровой документацией

  Одной из важнейших  функций служб документационного  обеспечения управления персоналом  является организация документооборота, т.е. движения документов с момента  их создания или получения  до завершения исполнения, отправки  адресату или сдачи на хранение.

Порядок движения документов в организации можно разделить на следующие этапы:

— обработка поступающей и передаваемой документации;

— доведение документации до исполнителей — работников системы управления персоналом;

— регистрация, учет и хранение документов по личному составу;

— формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной для данной организации;

— копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

— контроль исполнения документов по личному составу;

— передача документов по вертикальным и горизонтальным связям;

— хранение дел.

  Группировка исполненных  документов в дела называется  формированием дел. Она осуществляется  в соответствии с заголовками  дел по заранее составленной  номенклатуре дел организации  с целью обеспечения их сохранности  и оперативного поиска. Приказы  по личному составу формируются  отдельно от приказов по основной  деятельности.

  Кадровые документы  оформляются лицом, ответственным  за работу с этими документами. Дела оформляются частично или  полностью в зависимости от  сроков хранения, которые устанавливаются  для каждого документа на основании  Перечня типовых управленческих  документов, образующихся в деятельности  организаций, с указанием сроков  хранения, утвержденного руководителем  Федеральной архивной службы  России 6 октября 2000 г.

  Все дела, подготовленные  к архивному хранению, делятся  на две группы:

— дела по личному составу организации;

— дела по основной деятельности.

  На каждую группу  дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дела по основной  деятельности) и опись № 1 л/с (дела  по личному составу). В описи  по личному составу дела располагаются  в следующем порядке:

— книга учета сотрудников (если она ведется);

— приказы по личному составу;

— личные дела или личные карточки;

— лицевые счета по заработной плате;

— невостребованные трудовые книжки.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.