Контрольная работа по делупроизводству

    Содержание

1. Приказ: понятие, правила оформления

    Приказ - правовой распорядительный документ, издаваемый на правах единоначалия руководителем  организации, учреждения, ведомства в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач. Различают приказы по основной деятельности (по организации работы, финансированию, отчетности и т.д.) и приказы по личному составу (регулирующие прием, увольнение работников, продвижение по службе и другие (кадровые вопросы).

    Приказ - широко применяемый в управлении правовой распорядительный документ, издаваемый на правах единоначалия руководством организации, учреждения, ведомства в целях решения возникающих в процессе деятельности как текущих (оперативных), так и перспективных задач.

    Приказ  является одним из видов распорядительных документов, составляющих систему распорядительной документации, в состав которой наряду с приказом входят такие документы, как постановления, указания, решения, распоряжения. Часть из названных документов создается в условиях единоличного (административного) принятия управленческих решений (постановление, приказ, указание, распоряжение), часть - в результате работы коллегиального (совещательного) органа - коллегии, правления, совета, комиссии (решение, постановление). Основанием для подготовки распорядительного документа может быть:

• необходимость исполнения законодательных, нормативно-правовых актов и иных решений вышестоящих органов управления;
• необходимость осуществления собственной организационно исполнительской деятельности, связанной с выполнением функций и задач организации, учреждения.

    Распорядительные  документы содержат решения, идущие сверху вниз по каналам системы управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к подведомственным структурам - филиалам, подразделениям, рядовым исполнителям. Все распорядительные документы кроме властного содержат в себе также организующее начало.

    Документы, входящие в систему распорядительной документации, носят характер правового акта и, с точки зрения их подготовки и оформления, обладают рядом общих черт, что связано с единством нормативной базы, устанавливающей соответствующие правила и требования.

    Приказы подразделяются на три группы:

• приказы по организационным вопросам;
• приказы по основной (производственной) деятельности;
• приказы по личному составу (кадрам) организации.

    Издание приказов по организационным вопросам имеет цель:

• создание, ликвидацию или реорганизацию предприятия, учреждения, организации в целом или отдельных   структурных   подразделений;
• образование коллегиальных или совещательных органов (советов, комиссий и т. п.);
• утверждение   организационной   структуры   управления, штатного расписания и их корректировку;
• координацию работы всех звеньев системы управления организации, предприятия, фирмы (разграничение полномочий между должностными лицами, предоставление права подписания документов и т. д.);
• утверждение и введение в действие организационно методических документов (положений, уставов, инструкций, регламентов и др.).

    Целью издания приказов по основной производственной деятельности является:

• обеспечение   и   регулирование   порядка   финансирования деятельности организации;
• обеспечение материалами, оборудованием, помещениями для эффективной работы организации;
• формирование   и   осуществление   научно-технической   политики;
• обеспечение выпуска качественной продукции;
• подведение   итогов   работы   организации,   оформление результатов проверок, ревизий;
• решение других вопросов, вытекающих из отраслевой и иной специфики организации.

    Приказы по личному составу (кадрам) организации имеют целью:

• обеспечение отбора и приема на работу персонала;
• создание условий обучения и служебно-профессионального продвижения персонала;
• оформление перевода на другую работу;
• оформление командирования работников;
• оформление   поощрений   работников   и   наложения взысканий;
• оформление высвобождения (увольнения) работников;
• решение ряда социальных вопросов (гарантии беременным женщинам, дополнительные отпуска, охрана труда и др.).

    2. Значение документационного  обеспечения управления

    Документационное обеспечение управления (ДОУ) - это понятие охватывает не только организационно-распорядительные документы (с которыми в основном имеет дело традиционное делопроизводство), но всю документацию, которая так или иначе используется в организации - научно-техническую, проектную, конструкторскую и т.п. Распространяется оно и на принципиально новые виды документации, определяемые как «информационные ресурсы» - реестры, регистры, базы и банки данных, интернет-сайты и т.п. В современных условиях порядок обращения со всеми этими видами документации и условия доступа к ним должны быть едиными. Управленческое решение принимается не только на основании распорядительного документа, оно предполагает анализ всей возможной информации, относящейся к существу вопроса. Чем шире круг такой информации, доступный руководителю в реальном режиме времени, тем выше вероятность успешного решения проблемы. 

    С этим связана и вторая, главная  особенность ДОУ по сравнению  с делопроизводством - оно предполагает использование более эффективных  технологий обработки информации. В  системе ДОУ, как правило, задействованы  локальные и корпоративные вычислительные сети, документы создаются, учитываются и обрабатываются с помощью компьютера. По мнению известного российского специалиста, директора ВНИИДАД М.В. Ларина, термин ДОУ характеризует «переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией», которое он понимает как «полноценную управленческую функцию организации». Другими словами, вырисовывается перспектива слияния функций документационного обеспечения и управления как такового.

    В такой ситуации очень важно различать  две стороны перехода к новым технологиям ДОУ - техническую и организационную. Первая из них охватывает разработку или приобретение компьютерных программ, закупку и установку компьютеров, монтаж сетевых коммуникаций и т. п. Сегодня информационные технологии достигли такого уровня развития, при котором эта сторона дела не вызывает принципиальных проблем. Конкретное решение определяется лишь финансовыми возможностями организации. Не составляет труда найти фирму, которая предоставит необходимый инструментарий в соответствии с пожеланиями заказчика и в пределах имеющейся суммы. Именно презентации таких фирм составляли значительную часть докладов на недавней конференции «Документация в информационном обществе» (Москва, 21-22 ноября 2001 г.), равно как и на аналогичной конференции, состоявшейся в Минске годом ранее.

    Что касается организационной стороны, то здесь все далеко не так просто. Переход на новые технологии требует  надлежащей правовой и нормативной  базы, продуманной системы архивного  хранения, квалифицированных исполнителей и (это, пожалуй, главное) руководителей, способных охватить весь круг сопутствующих проблем. Самые совершенные технологии без этих условий не принесут ожидаемого результата.

    Рассмотрим  обе стороны проблемы более детально.

    Существующие  сейчас автоматизированные системы ДОУ можно условно разделить на три класса или уровня. Системы первого уровня (их можно определить как автоматизированные системы управления бумажным документооборотом) обращаются не с документами как таковыми, а с сопроводительной документацией, представляя собой электронный аналог журналов входящей и исходящей документации, регистрационных карточек и т. п. На сегодняшний день этот уровень автоматизации ДОУ в государственных учреждениях можно считать пройденным. Системы управления бумажным документооборотом действуют в ряде белорусских ведомств, но их ограничения уже отчетливо осознаются и ставится вопрос об их модернизации. Организации, в свое время не внедрившие у себя такие системы, в сегодняшних условиях стремятся миновать их и начинать сразу со второго уровня. На конференции в Москве они тоже практически не обсуждались, поскольку их промежуточный характер вполне очевиден.

    Ключевым  признаком второго уровня является наличие в системе полной электронной  версии каждого документа, что позволяет  вести полнотекстовый поиск по его  содержанию, передавать документ по локальной  вычислительной сети организации, а  также обмениваться документами с внешними (вышестоящими или подведомственными) организациями посредством корпоративной сети или обычной электронной почты. Такие системы имеют богатые возможности поиска и средства разграничения доступа к информации, часто включают в себя подсистемы сканирования и распознавания текста (для создания электронных версий бумажных документов). На этом уровне появляется возможность интегрировать в систему справочные базы данных, информация которых используется в управленческой деятельности. Возможности управлять документооборотом с их помощью резко возрастают, но и стоимость их довольно высока - порядка сотен, а то и тысяч долларов на каждое рабочее место.

    Придание  электронным документам юридической  силы дает возможность отказаться от бумажных «двойников» и перейти к полностью электронному документообороту, при котором распечатка если и сохраняется, то лишь в качестве бумажной копии электронного оригинала, имеющей ограниченную область применения. Из этого прямо вытекает еще одно требование: раз уж оригинальный документ существует исключительно в электронной форме, необходимо уделять равное внимание всем стадиям его жизненного цикла, включая не только создание и обращение, но и последующее архивное хранение.

    Полноценная система ДОУ третьего уровня должна предусматривать процедуру экспертизы ценности документов, определять сроки их хранения, а по истечении этих сроков обеспечивать их уничтожение или передачу в государственный архив вместе со всей сопроводительной документацией. Все эти вопросы в большинстве ведомств также пока не решены.

    Единственной  системой ДОУ, которую можно с  полным основанием классифицировать как  систему третьего уровня, пока остается республиканская сеть межбанковских  расчетов. Она обеспечивает прохождение  платежных поручений между банками в электронной форме, с поддержкой цифровой подписи. Для хранения электронных документов создан Центральный архив межбанковских расчетов - первый ведомственный электронный архив в нашей стране. Сейчас создается аналогичный архив для собственных внутренних документов. Лидирует банковская отрасль и по разработке ведомственных нормативных актов.

    Аналогичные системы находятся в стадии разработки и внедрения в ряде ведомств: Министерстве статистики и анализа, Министерстве по налогам и сборам, Фонде социальной защиты населения и др. Например, в налоговом ведомстве близка к завершению система, которая позволит юридическим и физическим лицам заполнять налоговые декларации в электронной форме, снабжать их личной цифровой подписью и отправлять по электронной почте. В распоряжении работников министерства окажется полная база данных по всем субъектам хозяйствования, которую в дальнейшем можно будет совместить с системой внутреннего документооборота.

    В других органах государственного управления продолжают доминировать системы первого и второго уровня, а кое-где бумажный документооборот сохраняется в практически нетронутом виде. В России, по причине отсутствия законодательной базы, о системах третьего уровня пока вообще говорить не приходится. Зато второй уровень представлен достаточно широким набором различных вариантов.

    Несмотря  на богатый набор возможностей, все  подобные системы имеют несколько  существенных ограничений, которые  и позволяют объединять их в один класс. Прежде всего, они оперируют  не с электронными документами в полном смысле этого слова, а с электронными копиями бумажных документов. Параллельно в организациях все равно существуют бумажные оригиналы, юридическую силу которым придают имеющиеся на них подписи и печати. Именно эти традиционные документы подлежат обязательному архивному хранению, в то время как их электронные версии используются и сохраняются лишь из соображений практического удобства. По этой причине и программно-технические решения, используемые в таких системах, слабо ориентированы на удостоверение подлинности информации и ее долгосрочного архивного хранения.