Контрольная работа по «Автоматизация подготовки текстовых документов»

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«ПЕНЗЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»                                                                Кафедра: « Информационное обеспечение управления и производства»

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине:

«Автоматизация подготовки текстовых документов»

 

 

Выполнила:

студентка группы 143ВД31

Бугреева Е.Ю.

Проверил:

доцент

Надеева Н. Н. 

 

 

 

Пенза 2014г.

 

Содержание

 

 

   Введение………………………………………………………………………………..3

1 Создание текстовых документов……………………………………………….....4

1.1 Создать два документа, один должен  содержать текст, второй должен  содержать таблицу. Описать процесс  создания этих документов…………………..4

1.2 Описание проделанной работы……………………………………………………6 

2  Создать шаблон бланка фирмы  и вставить в шаблон логотип  фирмы…….7

2 1 Описание проделанной работы………………………………………………….10

3 Создать на основе  созданного шаблона серию писем  и конвертов к ним….11

3.1 Описание проделанной работы………………………………………………….15

Заключение…………………………………………………………………………...16

Список используемых источников и литературы………………………………17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   Введение

 

Информация является одним из ценнейших ресурсов человеческой деятельности.

В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» записано: Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Своевременное получение и обработка полной, достоверной информации определяют эффективность управления предприятием, учреждением или организацией. Большая часть информации, используемой в управленческой деятельности, фиксируется в документах. «Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель».  Современный уровень развития компьютерной техники обеспечивает существование и повсеместное распространение информационных технологий, позволяющих преобразовывать документную информацию в электронный вид. От повышения оперативности и четкости в работе с документами во многом зависит эффективность работы организации в целом.

    В последнее время на смену бумажным документам стремительно приходи т электронный документооборот и вводится понятие электронного документа как документа, «в котором информация представлена в электронно-цифровой форме».  

   В документационном обеспечении управления и производства при подготовке многих видов документов в настоящее время используются различные системы, в основном это – текстовые процессоры, которые позволяют быстро и качественно подготавливать как электронные, та к и бумажные документы.

 

 

 

   1 Создание текстовых документов

 

   1.1 Создать два документа, один должен содержать текст, второй должен  содержать таблицу. Описать процесс создания этих документов

 

 

      Управление сбыта Специалисту управления

 информационных систем производства и внедрения информационных систем

 СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА  П. В. Тризнюку

 

         11.08. 2012   № 35                  

 

О  записи тематического комплекта

«ИССАО»  и программного комплекса

«Кодекс»

 

    В связи с продажей  тематического комплекта «Информационно  – справочная система архивной  отрасли»  (ИССАО)  Отделу по  делам архивов администрации  корякского автономного округа прошу Вас записать диск с данным тематическим комплектом и програмным продуктом «Кодекс для Windows». (локальный вариант).

 

Специалист                                      подпись                                 М.М. Чепрасова

 

 

 

Внутренняя опись

Документов ед. хр. № 04-03 

 

 

 

№	Индекс документа	Дата  документа	Заголовок документа	Номер листов ед. хр.	Примечание
1	2	3	4	5	6
1	1 к	10.01.2012	О приеме на работу ХристенкоЮ.И.	1
2	2 к	12.02. 2012	О приеме на работу Ильиной Г.Е.	2
…	…	…	…	…	…
…	…	…	…	…	…
97	97 к	22.08. 2012	Об увольнении Коробко М.А.	97	Копия.Подлинник утрачен (акт об утрате от 02.09. 2007)
…	…	…	…	…	…
…	…	…	…	…	…
184	184 к	26.12.2012	Об увольнении Ефремовой А.А.	184
185	185 к	27.12.2012	О приеме на работу Коростылевой Е.О.	185

 

 

Иотого       185  (сто восемьдесят пять)                                                      документов.

 

Количество листов внутренней описи   три    

 

 

 

Инспектор по кадрам                                 Федорова            Г.Г. Федорова

 

             12.02.2013

 

 

 

 

 

 

   1.2 Описание проделанной работы

 

   При создании этих документов использовала форматирование при помощи символов открыла  диалоговое окно Шрифт (Формат / Шрифт) Абзацы форматировала с помощью окна диалога Абзац, которое открыла с помощью команды Формат / Абзац.

При создании нового документа Документ 1 на базе шаблона, он получил копию набор стилей из базового набора стилей общего назначения (из встроенных стилей):  Заголовки 1, 2, 3.

После того как ввод текста в документ был завершен, и текст отредактирован,  воспользовалась командой Автоформат для изменения внешнего вида всего документа.

При автоматическом форматировании документа каждому абзацу был назначен один из стилей Word а абзацу, входящему в список - стиль Список. Применила назначение стиль Текст Примечание, верхним колонтитулам – стиль Верхний колонтитул, а номерам страниц – стиль Номер страницы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     2  Создать шаблон  бланка фирмы и вставить в  шаблон логотип фирмы

 

Открытое акционерное                                 Заместителю генерального директора

Общество «Милана»                                   ООО «Аналитические программы»

(ОАО «Милана»)                                               Смирнову В.А.

Ракетный бульвар, д.17                               ул. Кирова, 10

г. Москва, 129366                                         г. Москва, 129377

Тел. (495) 998-55-89, 998-55-90

Факс (495) 998-55-91

milana@milanamsk.ru; www.milanamsk.ru

 

ОКПО29805551 ОГРН1027748189445

ИНН771702908/КПП 671010011

12.10.2012 № 114

                            №

  На №                              от

Гарантийное письмо

Уважаемый Смирнов Виктор Александрович!

Прошу Вас  предоставить бесплатно во временное использование для опытной эксплуатации на срок 7 (семь) дней программный комплекс «Аналитик» в составе:

- установочный диск;

- электронный ключ защиты;

- руководство пользователя.

По окончанию срока использования гарантирую возврат полученного комплекта программы «Аналитик» либо оплату ее стоимости (двадцать пять тысяч рублей).

 

Генеральный директор   В.П. Иванов

А.Н. Петров

997-44-78

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    2 1 Описание проделанной работы

 

      При создании шаблона  бланка фирмы была применена  команда Создать из меню Файл.

    Далее Установила размер  полей:

Левое - 2 см;

Правое – 1,5 см;

Верхнее - 2 см;

Нижнее - 2 см.

В разделе Создание с помощью шаблона окна Создание документа щелкнула на пункте Общие шаблоны. В появившемся окне Общие шаблоны, содержащим имеющиеся шаблоны, установила переключатель Создать шаблон и нажать кнопку OK.

  Потом на вкладке рассылки  запустила пошаговый мастер слияния. На первом шаге слияния был выбран тип основного документа, на втором использование текущего документа и на третьем выбор получателя.

По умолчанию новому шаблону присвоилось имя Шаблон1, которое отображено в строке заголовка.  Потом сохранила как меню Файла.  Создала логотип и вставила его в шаблон.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  3 Создать на основе созданного шаблона серию писем и конвертов к ним

 

 

Акционерное общество  «Старт» Директору выставочного

ОАО («Старт») центра «Экспо-Бизнес»

ул. Новая, 28                                                              Ю.В. Страхову

Тел. (095) 23-45-89 ул. Валова, 9

Факс: 231-56-78 г. Москва, 11021

e- mail:dir@start. msk.ru р./сч. 456789123

                   №

На № от

 

Об участии в выставке

 

Уважаемый Юрий Викторович!

 

Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего Выставочного Центра, опубликованными в №5 «экономической газеты», от 15.11.2012, направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции Центра.

 

Просим включить наше предприятие в число участников выставки.

 

Генеральный директор А.Е. Корягин

А.Н. Павлов

997-55-49

 

 

 

 

 

 

 

 

Акционерное общество  «Старт» Директору выставочного

ОАО («Старт») центра «Экспонат»

ул. Новая, 28  К.В. Плахову

Тел. (095) 23-45-89 ул. Онежская, 25

Факс: 231-56-78 г. Москва, 11021

e- mail:dir@start. msk.ru р./сч. 456789123

                   №

На № от

 

Об участии в выставке

 

 

 

Уважаемый Константин Викторович

 

 

 

Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего Выставочного Центра, опубликованными в №5 «экономической газеты», от 15.11.2012, направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции Центра.

 

Просим включить наше предприятие в число участников выставки.

 

 

 

Генеральный директор А.Е. Корягин

А.Н. Павлов

997-55-49

 

 

 

 

Акционерное общество  «Старт»                             Генеральному директору                                                                           

ОАО («Старт»)                                                          центра «Омега»

ул. Новая, 28                                                               А.П. Петухову

Тел. (095) 23-45-89                                                      г. Островская,7

Факс: 231-56-78 г. Москва, 11021

e- mail:dir@start. msk.ru р./сч. 456789123

                   №

На № от

 

Об участии в выставке

 

 

Уважаемый Александр Петрович

 

Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего Выставочного Центра, опубликованными в №5 «экономической газеты», от 15.11.2012, направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции Центра.

 

Просим включить наше предприятие в число участников выставки.

 

 

 

Генеральный директор А.Е. Корягин

А.Н. Павлов

997-55-49

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   3.1 Описание проделанной работы

 

 

Используя процесс слияния создала серию писем и конвертов к ним на вкладке Рассылки, нажала кнопку Начать слияние  и выбрала Пошаговый мастер слияния и тип создаваемого документа Письма, внизу контекстного меню нажала  Далее. Затем выбрала основной документ .

На основе подготовленного  шаблона, выбрала  шаблон из папки Шаблоны.