Конфиденциальное делопроизводство

       Для достижения этого в регистрационных формах необходимо фиксировать не только данные о самом документе, включая количество его экземпляров и листов, поскольку утрата экземпляра или отдельных листов при безучетном их хранении зачастую приводит и к утечке конфиденциальной информации, но и любое движение и местонахождение документа, что позволяет, помимо расширения справочно-поисковых данных о документе, обеспечивать персональную ответственность за его сохранность и качественно проводить проверки наличия документов с целью своевременного обнаружения их возможных утрат.

     Учет  конфиденциальных документов осуществляется подразделением конфиденциального  делопроизводства. Учет документов, содержащих коммерческую тайну, осуществляется отдельно от документов, содержащих служебную  тайну. Учету подлежат все без  исключения изготовленные на предприятии и полученные им конфиденциальные документы.

     Учет  конфиденциальных документов подразделяется на 3 вида: изданных документов, поступивших  документов и документов выделенного  хранения. Учет изданных документов охватывает документы, изготовленные на данном предприятии рукописным, машинописным способами или с использованием печатающих устройств ЭВМ, независимо от того, направляются эти документы  на другие предприятия или являются внутренними. Учет поступивших документов охватывает документы, поступившие  от других предприятий, за исключением  тех из них, которые без присвоения им регистрационного номера по этому  виду учета сразу переводятся  на учет документов выделенного хранения.

     Учет  документов выделенного хранения охватывает все документы, не подлежащие подшивке в дела. В открытом делопроизводстве нет такого вида учета.

     Независимо  от вида учета конфиденциальные документы  можно учитывать в журналах или  карточках. При большом объеме документов целесообразно использовать карточный  способ учета, т.к. он сокращает время  на поиск документов за счет помещения  карточек в соответствующие рубрики  картотек, дает возможность осуществлять ручной контроль исполнения документов без изготовления специальных контрольных карточек, ускоряет и повышает качество проведения проверок наличия документов.

     Порядок оформления учетных форм документов и внесения исправлений в произведенные  в них записи является таким же, как и для учетных форм носителей. 

2. Составление номенклатур конфиденциальных дел

 

       Для обеспечения быстрого поиска  необходимых документов, создания  условий для их сохранности  и удобства использования исполненные конфиденциальные документы, зарегистрированные по журналам учета поступивших и изданных документов, должны быть сгруппированы в дела. Дело представляет собой совокупность документов (или отдельный документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

     Распределение документов по делам производится в  течение года по мере исполнения документов в соответствии с номенклатурой конфиденциальных дел. Номенклатура конфиденциальных дел - это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии, с указанием их индексов (номеров), сроков хранения и лиц, которым предоставлено право пользования делами.

     Таким образом, номенклатура конфиденциальных дел, определяя наименования (заголовки) дел и выступая тем самым в роли плана распределения исполненных документов по делам, одновременно устанавливает индексы и сроки хранения дел и является составной частью системы доступа к конфиденциальным документам.

     Вместе  с тем номенклатура является и  учетной формой для заведенных конфиденциальных дел. Кроме того, она используется для проверки наличия конфиденциальных дел, может быть использована в качестве схем построения справочной картотеки по документам и составления описей дел, передаваемых на архивное хранение. Номенклатура дел, содержащих коммерческую тайну, должна составляться отдельно от номенклатуры дел, содержащих служебную тайну.

     Номенклатура  конфиденциальных дел разрабатывается  для предприятия в целом (сводная  номенклатура дел). Она составляется на каждый год (в конце текущего года на следующий год) подразделением конфиденциального делопроизводства на основе предложений структурных подразделений.

     Номенклатура подписывается руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства, визируется руководителями заинтересованных структурных подразделений, согласовывается с архивом конфиденциальных документов предприятия (при его наличии), рассматривается на заседании ПДЭК предприятия и утверждается руководителем предприятия.

     Гриф  конфиденциальности номенклатур дел должен соответствовать совокупной степени конфиденциальности сведений, содержащихся в заголовках дел. Если эти сведения не являются конфиденциальными, то гриф конфиденциальности номенклатуре не присваивается. При наличии грифа номенклатура регистрируется в журнале учета изданных документов.

     Каждому делу присваивается самостоятельный цифровой индекс, который состоит из номера структурного подразделения (при структурной схеме построения номенклатуры) или номера направления (при производственно-отраслевой схеме) и через тире порядкового номера дела в пределах каждого раздела, например: 0101, 0102, 0201 и т.д. В номенклатуре, не имеющей деления на разделы, вместо индекса дела проставляется его порядковый номер по номенклатуре.

     Систематизация  конфиденциальных дел в номенклатуре должна производиться с учетом их важности и взаимосвязи, что ускоряет поиск документов. Дела с планами и отчетами располагаются в последовательности сроков их хранения: вслед за делами с годовыми планами (отчетами) должны вноситься дела с квартальными, а затем с месячными планами (отчетами).

     Дела  с перепиской по одному вопросу, различающиеся  между собой корреспондентским  признаком, располагаются по алфавиту корреспондентов, а дела с документами, различающиеся географическим признаком, - по алфавиту населенных пунктов. 

     

3. Экспертиза  ценности конфиденциальных документов

 

     Экспертиза  ценности конфиденциальных документов проводится ежегодно или при небольшом  объеме документов 1 раз в несколько  лет, однако подвергать экспертизе целесообразно  документы, изданные 35 лет назад, когда  одновременно с подготовкой документов для архивного хранения возможны отбор их для уничтожения, т.к. значительное количество документов имеет срок хранения 35 лет, и снятие грифа конфиденциальности с существенной части документов.

     Экспертизой ценности должны быть охвачены все  конфиденциальные дела и документы  выделенного хранения за соответствующий  период времени, поскольку документы  выделенного хранения являются составной  частью документального фонда предприятия. К проведению экспертизы ценности конкретного  дела (документа выделенного хранения) привлекаются члены ПДЭК, имеющие  доступ к этому делу (документу).

     Экспертиза  ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого  подшитого в дело документа и  установления его соответствия сроку  хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела.

       Одновременно проверяется правильность  формирования дела: соответствие  видов и содержания документов  заголовку дела, отсутствие в  делах постоянного срока хранения документов временного срока хранения. Экспертиза ценности документа выделенного хранения проводится путем изучения его содержания и определения срока хранения. Одновременно устанавливается возможность снятия грифа конфиденциальности с документов выделенного хранения, отдельных документов дела или с дела в целом.

     По  завершении экспертизы всех дел и  документов выделенного хранения результаты работы всех экспертов рассматриваются  на заседании ПДЭК и фиксируются  в протоколе с отражением:

     - какие дела и документы выделенного  хранения (с уточненными заголовками,  грифами конфиденциальности, сроками  хранения и номерами статей  по перечню) подлежат передаче  на архивное хранение;

     - какие документы из каких дел и в какие дела необходимо перешить;

     - какие дела, документы из дел  и документы выделенного хранения  подлежат уничтожению; 

     - с каких дел, документов выделенного  хранения или отдельных документов, подшитых в дела, должен быть  снят гриф конфиденциальности  с указанием в последнем случае, подлежит ли документ, с которого  снимается гриф конфиденциальности, изъятию из дела или должен  оставаться в нем. 

     Протокол  заседания подписывается председателем  и всеми членами ПДЭК и утверждается руководителем предприятия. 

     

4. Хранение  конфиденциальных документов

 

     В соответствии с протоколом заседания  ПДЭК сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства производится частичное переформирование и дооформление соответствующих дел и документов выделенного хранения.

     Если  срок хранения дел и документов выделенного  хранения установлен не перечнем, а  ПДЭК, то вместо статей перечня проставляется отметка ПДЭК. После изъятия из дел документов листы дела не перенумеровываются. На обложках дел и в номенклатуре рядом с количеством проставленных листов в скобках указывается количество листов, оставшихся в деле. В заверительной надписи дела под прежней надписью пишется: (прописью) листов изъято согласно записям в описи дела" с проставлением подписи, инициалов, фамилии лица, произведшего запись, и даты. Надела и документы выделенного хранения, отобранные на архивное хранение, составляются раздельные по видам тайны описи.

     На  дела и документы временного хранения (свыше 10 лет) составляются аналогичные описи с добавлением перед "Примечанием" графы "Срок хранения и номера статей по перечню". На научно-техническую, проектную, конструкторскую и иную специальную документацию составляются отдельные описи документов. Грифы конфиденциальности описей дел должны соответствовать совокупной степени конфиденциальности сведений, содержащихся в заголовках дел и документов выделенного хранения. Если эти сведения не являются конфиденциальными, то грифы конфиденциальности описям не присваиваются. При наличии грифов описи регистрируются в журнале учета изданных документов.

     На  дела и документы выделенного хранения, подлежащие передаче в государственный архив, опись составляется в четырех экземплярах. Эта опись дополнительно утверждается протоколом экспертно-проверочной комиссии госархива. На дела и документы, не подлежащие передаче в госархив, опись составляется в двух экземплярах, если дела и документы передаются в архив предприятия, или в одном экземпляре, если не передаются. При передаче дел и документов в госархив или архив предприятия в подразделении конфиденциального делопроизводства остается один экземпляр описи с подписью сотрудника архива за получение включенных в опись дел и документов, остальные экземпляры передаются в архив. На обложке дел и документов выделенного хранения проставляются номера фонда, описи и единицы хранения.

     Для обеспечения физической сохранности  конфиденциальных документов, дел и носителей, а также для предотвращения утечки содержащейся в них информации должен быть установлен специальный режим их хранения.

     Конфиденциальные  документы в помещениях должны храниться в сейфах, металлических шкафах или металлических стеллажах, которые по окончании рабочего дня запираются и опечатываются сотрудниками, ответственными за учет и хранение документов. Хранение открытых документов вместе с конфиденциальными допускается только в случаях, когда они являются приложениями к конфиденциальным документам. 

     

5. Уничтожение конфиденциальных документов

 

     После утверждения описи дел и документов постоянного срока хранения составляется акт о выделении дел и документов за соответствующий период к уничтожению. В акт включаются отобранные ПДЭК для уничтожения дела, отдельные документы из дел и документы выделенного хранения. Гриф конфиденциальности акта должен соответствовать совокупной степени конфиденциальности сведений, содержащихся в заголовках дел и документов. Если эти сведения не являются конфиденциальными, то гриф акту не присваивается. При наличии грифа акт регистрируется в журнале учета изданных документов.

     Часть документов выделенного хранения (лишние экземпляры, справочно-информационные, присланные для сведения, отмененные), журналы (картотеки) учета конфиденциальных носителей, изданных документов, поступивших  пакетов и документов могут включаться в данный акт или уничтожаться без рассмотрения ПДЭК по мере истечения сроков хранения по акту аналогичной формы (с исключением данных, относящихся к делам) без ссылки на протокол ПДЭК и без подписи ее председателя.