Конфиденциальное делопроизводство

     Статья 183 Уголовного кодекса РФ предусматривает  уголовную ответственность за собирание, использование и распространение  сведений, составляющих коммерческую тайну. Особое значение имеет п.2 данной статьи, так как он предусматривает  возможность привлечения к уголовной  ответственности за использование  и распространение сведений, относящихся  к режиму коммерческой тайны, лиц, которым  эти сведения были доверены или стали  известны по службе или работе. При  этом пп. 3 и 4 указанной статьи содержат квалифицирующие признаки ( корыстная заинтересованность и тяжкие последствия ), увеличивающие срок наказания до 10 лет лишения свободы.

     Таким образом, закон предусматривает  довольно существенные меры юридической  ответственности за сбор, использование  и разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну.

     ФЗ  «О коммерческой тайне» также содержит ряд важных положений, которые могут  быть использованы и используются на практике руководством акционерного общества для защиты любой конфиденциальной информации. В частности, п. 1 ст. 10 Закона устанавливает перечень обязательных мер по охране конфиденциальности информации, которые должны приниматься ее обладателем :

• определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну ;
• ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка ;
• учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и ( или ) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана ;
• регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско – правовых договоров ;
• нанесение на материальные носители ( документы ), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации ( для юридических лиц — полное наименование и место нахождения ).

     Статья 11 того же Федерального закона предусматривает  меры защиты конфиденциальной информации в трудовых отношениях. В частности, к ним следует отнести обязанность  работодателя по ознакомлению под расписку работника с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну, ее режимом  и возможными мерами ответственности  за нарушения данного режима, а  также по созданию условий для  соблюдения работником режима коммерческой тайны.

     Работник, в свою очередь, обязан выполнять  установленный работодателем режим  коммерческой тайны, не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и  его контрагенты, и без их согласия не использовать эту информацию в  личных целях. Также работник обязан передать работодателю при прекращении  или расторжении трудового договора имеющиеся в пользовании работника материальные носители информации, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну.

     К служебной информации ограниченного  распространения относится несекретная  информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. 

     Положением  определен перечень информации, которая  не может иметь статус ограниченного  распространения. 

     Некоторые специалисты выражают озабоченность  по поводу того, что среди информации, на которую не могут распространяться ограничения по доступу, не указана  информация о фактах нарушения законности органами государственной власти и  их должностными лицами. Подобное «упущение» позволяет должностным лицам существенно ограничивать доступ к материалам служебных расследований негативной деятельности государственного аппарата и прочим недоработкам. Между тем максимально возможная открытость в данном вопросе является одним из основополагающих моментов оздоровления деятельности органов государственной власти. 

     В соответствии с Положением руководители федеральных органов исполнительной власти в пределах своей компетенции  определяют категорию должностных  лиц, уполномоченных относить служебную  информацию к разряду ограниченного  распространения, обеспечивают организацию  ее защиты и т. д. 

     Сведения, относящиеся к служебной информации, не являются обычно предметом самостоятельных  сделок, однако их разглашение может  причинить имущественный ущерб  организации и вред ее деловой  репутации. 

     К служебной тайне, за исключением  информации, составляющей государственную  тайну, относится информация о деятельности государственных органов и их служащих, представляющая не коммерческий, а государственный интерес, а  также иная конфиденциальная информация, составляющая частную, коммерческую тайну  субъекта, полученная государственным  органом в пределах своей компетенции  для выполнения возложенных на него функций. 

     Следовательно, информация может быть отнесена к  служебной тайне, если она отвечает следующим требованиям:

     1.  Отнесена федеральным законом (на настоящий момент данного закона не существует) к служебной информации о деятельности государственных органов, доступ к которой ограничен по закону или в силу служебной необходимости.

     2.  Является конфиденциальной информацией  другого лица (коммерческая тайна,  банковская тайна, тайна частной  жизни).

     3.  Не является государственной  тайной и не попадает под  перечень информации, составляющей  государственную тайну.

     4.  Получена представителем государственного органа или органа местного самоуправления только в силу исполнения обязанностей по службе в случаях и в порядке, установленных федеральным законодательством, и имеет действительную или потенциальную ценность в силу неизвестности ее третьим лицам. 

     Подводя итоги, следует отметить, что организация и технология конфиденциального делопроизводства не регламентированы государственными нормативными актами. Их должен определять обладатель конфиденциальных документов, учитывая специфику деятельности предприятия.

     Однако  при этом ему необходимую руководствоваться  определенными нормами и правилами  работы с конфиденциальными документами, обеспечивающими нужный уровень  функционирования предприятия, сохранность  документов и конфиденциальность содержащейся в них информации.

     К сожалению, имеющиеся на сегодняшний день нормативные акты правового регулирования в области конфиденциальной информации не являются исчерпывающими, что создает определенные сложности и необходимость в совершенствовании законодательства касательно конфиденциальной информации. 

       Глава 2. Документирование конфиденциальной информации 

     Документирование  конфиденциальной информации заключается  в фиксации по установленным правилам на бумажных или магнитных носителях  управленческих действий, т.е. в создании конфиденциальных документов. Основанием для создания конфиденциальных документов является необходимость подтверждения  наличия и содержания определенных действий, передачу, хранение и использование информации в течение определенного времени или постоянно.

     Содержание  конфиденциальной информации документируется, зависит от компетенции и функций  предприятия, учреждения или организации, характера их деятельности, взаимосвязей с другими субъектами. В свою очередь  это содержание влияет на качество соответствующей области деятельности, организацию и надежность обработки  и защиты документов.

     Установление  состава издаваемых конфиденциальных документов направлено не только на предотвращение необоснованного их издания и на исключение избыточной конфиденциальной информации, но определение количества их экземпляров, адресатов, которым они должны направляться, т.к. не вызванная действительной необходимостью рассылка конфиденциальных документов также приводит к утечке информации. На стадии определения состава издаваемых документов решается вопрос и о придании им необходимой юридической силы путем установления должностных

     лиц, которые должны визировать, подписывать  и утверждать тот или другой документ. В конечном итоге регламентация состава издаваемых конфиденциальных документов преследует цель не только исключения необоснованного, но и неконтролируемого их издания.

     Состав  документированной конфиденциальной информации зависит от компетенции  и функции предприятия, характера  его деятельности, взаимосвязей с  другими предприятиями, порядка  разрешения вопросов. Такой состав закрепляется перечнями издаваемых предприятием конфиденциальных документов, раздельно по документам, отнесенных к коммерческой тайне, и документам, отнесенным к служебной тайне.

     После установления состава документов определяются круг лиц, имеющих право составлять, визировать и подписывать (утверждать) тот или другой вид документа, а также предприятия, которым данный документ должен направляться.

     Проекты конфиденциальных документов, как и  проекты открытых документов, печатаются или с черновика, на котором они составлены, или с текста, нанесенного на иной носитель информации, или без использования того и другого. Самыми распространенными носителями документированной конфиденциальной информации являются бумажные и машинные носители.

     Проекты конфиденциальных документов могут  изготавливаться рукописным способом, на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. При любом способе изготовления (рукописном, печатном) проект документа должен иметь все необходимые и правильно оформленные реквизиты.

     После отработки проекта текстового документа  исполнитель должен проставить на экземплярах документа их номера, завизировать остающийся на предприятии экземпляр, получить визы соответствующих должностных лиц, подписать (а при необходимости и утвердить) проект у соответствующего руководителя и передать все экземпляры документа вместе с черновиком (если документ печатался с черновика) в подразделение конфиденциального делопроизводства.

     Официальные конфиденциальные документы должны быть оформлены и удостоверены в  установленном порядке. Чертежно-графические  документы оформляются в соответствии с нормами, существующими для  систем проектной, конструкторской и технологической документации, при этом оформление конфиденциальных документов отличается от оформления открытых документов только проставлением грифа конфиденциальности и номеров экземпляров.

     Текстовые документы оформляются по установленным правилам оформления различных систем управленческой документации. Самой многочисленной по составу и объему документов, присущей всем организациям, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, является система организационно-распорядительной документации, применяемая для фиксации решений административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организаций.

     Таким образом, документирование конфиденциальной информации является важнейшей составной частью конфиденциальной делопроизводства, поскольку от правильности оформления документов зависит качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации. Объем и характер создаваемых документов влияют и на организацию работы по их защите. Кроме того, в процессе документирования создается документальная база, раскрывающая историю предприятия. 

Глава 3. Организация работы с конфиденциальной информацией

3.1. Учет конфиденциальных документов. 

     Учет  конфиденциальных документов является одной из важнейших составных  частей конфиденциального делопроизводства.

     В конфиденциальном делопроизводстве запись учетных данных о документе не сводится только к фиксированию факта  его создания, отправления или" получения и является не только основой  построения поисковой системы по документам, хотя и то, и другое относятся  к целям записи. Важнейшая цель записи учетных данных состоит в  обеспечении сохранности конфиденциальных документов и предотвращении таким образом утечки содержащейся в документах информации.