Коммерческие письма

     Мы  заинтересованы в срочной поставке...

     Просим  повременить с поставкой до... 

11. Ответ на запрос.

     При ответе на запрос, если продавец не может  сразу выслать покупателю предложение, он направляет ему письмо, в котором  сообщает необходимую информацию, в  частности:

     - о принятии запроса к рассмотрению;

     - о выяснении возможностей поставки  товара, интересующего покупателя;

     - об отказе поставить товар,  интересующий покупателя;

     - об изменении условий запроса  (изменении количества товара, марки,  сроков поставки и т.п.)

     - об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.

     В случае если продавец может сразу  удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его  товар, он направляет предложение (оферту) 

12. Предложение (оферта).

     Это заявление продавца, экспортера о  желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

     Предложение может быть направлено по инициативе продавца, экспортера в ответ на запрос покупателя или на основе твердой  договоренности о заключении сделки.

     В предложении указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара. Предложение такого типа аналогично тексту договора о купле-продаже, имеет юридическую силу и подлежит обязательному рассмотрению, результаты которого отсылаются в виде официального ответа.

     Предложение может быть твердым или свободным. Если предложение на определенный товар  делается только одному покупателю и  указывается срок, в течении которого продавец считает себя связанным условиями предложения, то оно считается твердым.

     Срок  действенности предложения - необходимый  реквизит твердого предложения, так  как он определяет срок его обязательности по отношении к продавцу. Неполучение  ответа в течение установленного срока равносильно отказу покупателя и освобождает продавца от сделанного предложения.

     Если  предложение делается без всяких обязательств со стороны продавца, то оно считается свободным.

     Стандартные выражения:

     В ответ на Ваш запрос на... мы предлагаем Вам...

     В ответ на Ваш запрос сообщаем, что  можем предложить Вам...

     Благодарим  Вас за просьбу дать предложение  на отгрузку товара в Ваш адрес... 

     13. Ответ на предложение.

     В письме - ответе на предложение, в случае если покупатель согласен со всеми  условиями предложения, он подтверждает его принятие продавцу и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта.

     Если  покупатель не согласен с условиями  предложения или если не заинтересован  в закупке предлагаемого товара, он отклоняет его принятие. Тогда сделка считается незаключенной.

     Если  покупатель не согласен с условиями  предложения, он сообщает об этом продавцу и между ними устанавливается  переписка (проходят переговоры) до тех  пор, пока не будет достигнута полная договоренность по всем вопросам. 

14. Рекламация.

     Это коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещение убытков.

     Рекламация  предъявляется в письменной форме, заказным письмом, с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон, и в определенный срок.

     Рекламации  в отношении качества товара предъявляются  в течении 6 месяцев с даты поставки; в отношении количества товара - в течении 3-х месяцев; в отношении товаров, имеющих гарантийный срок, - не позднее 30 дней по истечении срока гарантии.

     Если  рекламация не может быть урегулирована  соглашением сторон, то спор переходит  в арбитраж, решение которого является окончательным и обязательным для обеих сторон.

     Результатом обоснованной рекламации может быть:

     - замена дефектного товара новым;

     - допоставка недостающего товара;

     - процентная скидка со стоимости  товар;

     - уплата денежного штрафа, пени  или неустойки;

     - предупреждение.

     Стандартные выражения:

     При этом направляем рекламацию в связи  с...

     К сожалению, мы должны сообщить Вам...

     Вы  должны были поставить партию к... числу 

15. Ответ на рекламацию.

     В ответ на рекламацию сообщается о  том, что:

     информация принята к рассмотрению;

     претензия удовлетворяется полностью или  частично;

     денежная  оплата произведена.

     Если  претензия отклоняется полностью  или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой  на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.

     Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по телексу  при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложением всех документов при отказе в удовлетворении претензии.

     Стандартные выражения:

     Приносим  свои извинения за...

     В ответ на Ваше письмо от... , сообщаем, что мы не можем согласиться с  Вашим предложением...

     После получения Вашей претензии мы немедленно связались с заводом -изготовителем...

 

Заключение. 

     Составление текста делового письма - всегда акт  речевого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности.

     Нельзя  научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь  и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи.

     Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов  для составления и отправления  деловых писем.

     Языковой  стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.

     Все это требует от менеджера сегодня  большой речевой подготовки, чем  скажем, десять лет назад, в эпоху  царствования типовых и трафаретных  текстов. Умение самостоятельно мыслить  и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше.

     Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил  в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств. Сегодня важно не растерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважением относиться к нашим предкам, веками отшлифовавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловой корреспонденции - задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России.

 

Список  использованной литературы. 

1. Андреева  В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов-М.: Бизнес-школа, 1997
2. Веселов П.В. Профессия - секретарь. Учебное пособие. - М.: Информационно - внедренческий центр "Маркетинг", 1996
3. Колтунова М.В Деловое письмо: Что нужно знать составителю. - 2-е изд. - Москва: Дело, 1999.
4. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.: Бизнес-Школа, 1997.
5. Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства. - М.: ЗАО Бизнес-школа "Интел-синтез", 1997.
6. Кузнецова Т.В., Лихачев М.Г., РайхцаумА.Л., Соколов А.В. Документы и делопроизводство. Справочное пособие. - М.: Экономика, 1991.
7. Тейлор Клэр Основы делопроизводства в современном бизнесе: пер. с англ. - М.: Финансы и статистика, 1997
8. Энциклопедия офиса: Практическое руководство для секретаря. Сост. И.В. Самыкина. - М.: БИНОМ, 1995