Электронный документный текст

7. Электронная  подпись

Электронная подпись – это специально созданный файл (signature), который представляет собой текстовую подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Электронная подпись к тому же является ненавязчивой рекламой бизнеса. Прямая реклама в письмах от незнакомых и малознакомых людей, как правило, воспринимается негативно, а несколько строк подписи будут приняты лояльно.

Электронная подпись поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. Необходимо включать в нее несколько возможных способов связи с вами. Обычно это номера телефона, адрес электронной почты, факс, ICQ.

Основные правила составления электронной подписи:

Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк.

Количество символов в строке должно быть не более 70-ти.

Если вы не уверены, что ваше электронное письмо дошло до адресата, после отправки своего сообщения позвоните адресату и уточните получил он письмо или нет. Довольно часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма, перед вашей электронной подписью пишется фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам». Если вы не отвечаете на электронное письмо в течение 7 дней – это является признаком отказа от общения. Поэтому при желании сохранить деловые отношения необходимо обязательно через 2-3 дня после отправки электронного письма позвонить или направить повторное письмо своему деловому партнеру для уточнения: дошла до него информация или нет.

 

Таким образом, можно сделать вывод, что правильно оформленное электронное деловое письмо является залогом успеха в сотрудничестве и коммуникации. Этика делового общения в современном деловом сообществе  – это практические инструменты, позволяющие делать деловое общение корректным, оперативным, комфортным и результативным.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Неофициальная  электронная переписка.

 

Сегодня деловой оборот невозможно представить без использования современных средств коммуникаций, к числу которых относится электронная почта (e-mail). Электронная почта является самым эффективным и доступным средством связи и обмена информацией. Ее использование позволяет значительно сократить временные и финансовые затраты. В конечном итоге это способствует ускорению делового оборота. 

Электронное общение со всем миром стало простым, удобным и естественным. В настоящее время люди всё чаще посылают друг другу SMS-эски и пишут друг другу электронные письма (e-mail).

Стиль электронного общения прочно вошел в повседневное деловое общение и частную жизнь. Более того, быстро развивается определенная зависимость, нехватка общения, если мы по какой-то причине отрезаны от Интернета.

Данный вид коммуникации быстро входит в образовательное пространство и превращает виртуальное общение в неотъемлемую часть будущих образовательно-информационных проектов.

Переписка по электронной почте рассматривается как особый коммуникативный жанр, обнаруживающий ряд специфических черт, отличающих его от других родственных жанров. Показано, что изучение электронной переписки позволяет выявить лингвистические и психолингвистические особенности спонтанной письменной речи.

Процесс создания текста электронного письма имеет свои особенности, потому что электронный текст необычен: чаще всего он передает разговорный текст на письме.

Костомаров В. Г. отмечает: "До недавнего времени был непривычен, неожидан сам факт письменной фиксации разговорного текста... Письменная запись любого разговорного текста, даже если в ней зафиксированы интонация, жестикуляция и вся "культурная обстановка", непривычна для глаза. Она заметна по причине привычного и несправедливого приравнивания устной формы к стилевой разговорности, а через нее к содержательной бытовщине, чему-то нестоящему: такая запись нарушает наши стилевые ожидания, поскольку излагаемая информация психологически не ассоциируется с книжностью, на которую намекает сам факт записи"3.

Электронный текст - это соединение двух форм речи: устной и письменной, и скомбинированный таким образом текст приобретает иную природу: "Сближая письменность и устность в привычном синхронном их соотношении, по-прежнему опираясь на устность как первоначальную форму языка вообще, технические достижения создают, как сегодня уже ясно, новое, еще неведомое разговорно-книжное (книжно-разговорное) и даже вербально-невербальное коммуникативное пространство текстов, соответствующих наступающему на нашу жизнь виртуальному миру. Его язык трудно однозначно назвать устным или письменным: у него принципиально иная форма существования, которая имеет свою оригинальную природу4.

Электронная переписка делится на 2 вида: официальная и неофициальная. Особенности электронного делового письма мы рассмотрели в пункте 2.1. Для полного представления об электронном письме необходимо разобраться и в таком явлении как неофициальная электронная переписка.

Неофициальная электронная переписка-это переписка, которая ведется в электронном пространстве между двумя и более людьми и представляет собой общение на разные неофициальные темы. К известным особенностям современного электронного текста можно отнести нарочитое невнимание к нормам правописания русского литературного языка: отказ пишущих от знаков препинания или вольной их трактовке, пренебрежение правилами орфографии, например, написание строчной-прописной буквы, отказ от буквы Е и т.д.

3 Костомаров В. Г. Наш язык в действии. Очерки современной русской стилистики. Гардарики. - 2005. - С. 139.

4 Трофимова Г. Н. Языковой вкус интернет-эпохи в России. Функционирование русского языка в Интернете: концептуально-сущностные доминанты. - М., 2005.

  

       В качестве примера хотелось бы привести несколько неофициальных электронных переписок, взятых из социальной сети и проанализировать их.

 

        1.

         М: Лен, привет. Ты почему мне не отвечаешь? Ты чё, обиделась что ль L?

 

Л: Марииин, не глупи. Просто не было времени тебе звякнуть, вся в делах, закрутилась. Зато я нашла такой офигенный рецепт, как раз то, что надо для прекрасного вечера. Помнишь, мы неделю назад тусили у Настьки и она забацала крутой салат «Цезарь»J? Так вот, прикинь, я нашла рецепт с его заправкой. Приходи завтра, пальчики оближешь! Жду.

 

M: Серьёзно? С удовольствием! До  завтра. Чмоки:*

 

Л: Бай-бай.

 

2.

В: Кристюх, привет! Как у тебя дела? Слушай, ты будешь что-нибудь своему на Новый Год дарить?

К: Приветик! Все хорошо. Я даже не знаю, тратиться или нет, хотела ему духи купить, но и платье тоже охота, вот и не знаю, на что потратиться!

В: И я не знаю, мне кажется, он все равно ничего мне не купит. Капец, что же делать?

К: А давай завтра встретимся и обсудим за чашечкой кофе этот вопрос?

В: А давай!

 

 

Как видно на примерах, в переписке присутствует большое количество сленга, например: офигенный, тусили, забацала, капец. Сленг-это один из способов выражения эмоций, которые зачастую не получается передать разговорными словами. На наш взгляд, использование сленга уместно при общении между друзьями, родными и близкими людьми, но в деловой переписке или переписке с бизнес-партнерами употребление данного вида разговорной речи является не подходящим.

При обычном общении на собеседников не только и не столько воздействуют слова, сколько голос, интонации, мимика, жесты. В этом минус общения через электронную почту – она лишает возможности обмениваться эмоциями. Но всё же удалось частично преодолеть этот недостаток. В настоящее время в виртуальном общении, в том числе и через электронную почту, широко используются так называемые "смайлики" -  графическое изображение чувств, составленное из точек, запятых, дефисов и других символов. Например: J L :*. Они способны хоть как-то эмоционально окрашивать тексты. Использование смайликов делает переписку более живой – автор передает не только свои мысли, но и чувства. Но при составлении делового письма не стоит увлекаться этим феноменом, в противном случае, есть вероятность приобретения репутации несерьезного человека.

Таким образом, следует отметить, что общение по электронной почте имеет свою особенность. Она состоит в том, что если, например, диалог по телефону вербален, мы можем чувствовать незамедлительную реакцию невидимого собеседника по его голосу, интонации, в нем присутствуют элементы спонтанности и он ограничен реальными временными рамками, то диалог по электронной почте - это подготовленные устные ответы и вопросы в письменной форме, не ограниченные определенными временными рамками. Пишущий все же имеет возможность корректировать свой текст после его создания, говорящий - нет.

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Потоки документов отображают деятельность любой организации. С появлением компьютерных технологий в документообороте произошел прорыв – с документами стало возможным работать намного эффективнее, проще и быстрее, чем раньше. Документ в компьютерной форме – это набор кодов, которые легко пересылаются по компьютерным сетям, по электронной почте, легко тиражируются, редактируются и дополняются.

Электронные документы легко объединяются и формируют базы данных и знаний. Электронные библиотеки практически заменили неудобные и ограниченные библиотеки бумажных документов. Электронные каталоги открывают доступ к нужной информации в сотни раз быстрее, чем это было возможно при работе с бумажными или карточными каталогами. И каждый электронный документ представляет собой текст, в котором содержится множество языковых и компонентных особенностей, рассмотренных нами в курсовой работе.

Как мы выяснили, электронный документный текст - это информация, которая зафиксирована на материальном носителе и предназначенная для передачи в электронном пространстве.

Электронный документный текст может быть представлен в различной форме. Его разновидностями является электронная переписка, которая делится на 2 вида: официальная и неофициальная. Каждый из этих видов является наглядным примером развития электронного текста.

Таким образом, можно сделать вывод, что электронный документный текст-это актуальная тема для исследования, так как наше общество находится на этапе «электронизации», и изучение таких явлений является необходимым.

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников и литературы.

 

1. ГОСТ Р - 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.- М., Госстандарт России, 1998.
2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.- М., Госстандарт России, 2003.
3. Кушнерук, С.П. Документная лингвистика: учебное пособие / С.П. Кушнерук. – М.: Флинта: Наука, 2010. – 253 с. 
4. Колтунова М.В.  Деловое письмо: что нужно знать составителю. М.: Дело, 1999. – 112 с.
5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. – 818 с.
6. Кузнецов С.Л. Возможности компьютера при составлении и оформлении документа // Секретарское дело. 2000. № 2. С. 25–29.
7. Дулина Н.Н., Кушнерук С.П. Варианты клише в текстах деловых писем //Делопроизводство. 2003. № 2. С. 108–111.
8. Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами // Секретарское дело. 1996. № 3. С. 46–56.
9. Янковая В. Ф. Деловой стиль (о специфике языка управленческих документов) // Секретарское дело. 2001. № 4. С. 17–22.
10. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному.- М.: Издательство МЭИ, 2004. - 340 с.
11. Кукарина Ю.М. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации // Делопроизводство. - 2003. - №1. - С. 43-44.
12. Электронный документооборот «на пальцах»: просто о важном/ [Электронный ресурс]: электронные офисные системы, 2011. – Режим доступа:http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_delopr_intesting/detail.php?ID=117391&SECTION_ID=598З. – Загл. с экрана.
13. Фёдорова В. Бумажный документооборот уходит в прошлое? [Электронный ресурс]: электронные офисные системы», 2011. –Режим доступа:http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=8657&SECTION_ID=765. – Загл. с экрана

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Федеральное бюджетное государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Волгоградский государственный университет»

 

Институт филологии и межкультурной коммуникации

 

 

Кафедра русского языка и документалистики

 

 

 

 

Электронный документный текст

 

курсовая работа

 

 

 

 

ВЫПОЛНИЛА: Студентка гр. Д-111

Лащёнова Валентина Вячеславовна

____________________________

 

                                                                                    ПРОВЕРИЛ (А): 

Д.ф.н.,

профессор кафедры русского языка

и документалистики

Косова Марина Владимировна

___________________________

 

 

Волгоград, 2013