Электронный документный текст

 

 

 

 

Электронный документный текст

 

курсовая работа

 

 

 

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Интернет – это место существования и размещения информации, в том числе и электронных документных текстов. Создание электронных библиотек стало предпосылкой для исследования и изучения такого понятия культуры как электронный документный текст. Электронный документный текст обладает не только качествами традиционного текста, но и имеет ряд особенностей, связанных со спецификой среды существования и формой представления информации.

В настоящее время использование различных информационных технологий предоставляет огромные возможности и разнообразные услуги в сфере коммуникации. Необходимо, чтобы человек не только мог отыскать нужную ему информацию при помощи электронных ресурсов, но и мог правильно обработать её. Работа с компьютером и интернет ресурсами – это, в первую очередь, осмысление и обработка информации. На этом этапе многие сталкиваются с такими проблемами как: поиск информации, навыки работы с электронными документными текстами, что подразумевает отбор и анализ информации. Все это составляет актуальность выбранной нами темы.

Объектом исследования является электронный документный текст; предметом - процесс создания электронного документного текста и его передача.

Целью курсовой работы является анализ компонентов электронного документного текста и выявление  языковых особенностей.

Поставленная цель обусловила следующие задачи:

1) Рассмотреть основную составляющую электронного документа – текст;

2) Выявить его лингвистические особенности при использовании в

электронной деловой коммуникации;

3) Проанализировать текстовые элементы и особенности употребления

текстовых единиц в электронном пространстве.

Для решения поставленных в работе задач использовались следующие методы: системный, описательный, метод сравнения, метод обобщения.

 

Глава 1. Электронный документный текст

1. Понятие "электронный документный текст" и его особенности

Документоведение – дисциплина, которая занимается изучением документов, их функциями и параметрами имеет свое определение термина «документ».  Его основное значение представлено в стандарте ГОСТ Р 51141-98: «Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». 

Создание документного текста с использованием лексико-фразеологических и синтаксических единиц языка ставит вопрос о принципах отбора слов и фразеологизмов, реализуемых в документных текстах. Без изучения лексического и фразеологического состава документных текстов невозможно говорить об отборе единиц, которые допустимо использовать в документной коммуникации, об унификации документных средств и о построении терминологических стандартов для всех направлений документной коммуникации.1

Документный текст (ДТ) – функционально, содержательно, структурно и нормативно завершенное речевое единство, являющееся основным коммуникативным компонентом документа, скрепленное модальностью, являющейся производной от функционально-нормативных условий документной коммуникации и соответствующее унифицирующим или стандартизирующим правилам.

В связи с развитием компьютерной техники и внедрением электронных программных средств получило развитие и такое понятие как электронный документооборот. В настоящее время все большее количество людей переходит на пользование компьютерами и различной информационной техникой, что способствует развитию такого понятия в современном обществе как «электронный документный текст».

1.   Кушнерук, С.П. Документная лингвистика: учебное пособие / С.П. Кушнерук. – М.: Флинта: Наука, 2010. – 253 с. 

Понятие «электронный документный текст» - это определение, состоящее из нескольких сложных компонентов, которые вместе дают представление о том, что такое электронный документный текст.

Для того чтобы иметь полное представление об электронном документном тексте, в первую очередь, необходимо выяснить, что является электронным текстом. Электронный текст – это текст, существующий в электронном пространстве и связанный с электронными носителями (компьютерные носители информации, информационные технологии, Интернет).

Поскольку темой нашего исследования является электронный документный текст, необходимо выяснить, что подразумевает под собой понятие «электронный документ». Под этим термином принято понимать «информацию, которая зафиксирована на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования» и «документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». Как мы видим, определение электронного документа созвучно с определением текста. Электронный документ – это «документ, представленный в электронной форме».2 Под электронными документами подразумевают электронные издания, то есть коллекции электронных текстов (например, литературных произведений). Из этого следует вывод, что электронный текст это элемент электронного документа, то есть его составная часть. Электронный документный текст- это информация, которая зафиксирована на материальном носителе, предназначенная для передачи в электронном пространстве и представленная в электронной форме.

Электронный документный текст, как и любой другой текст обладает своими компонентными особенностями.

2 Электронное издание // Библиотечная энциклопедия: [свыше 2000 статей] / Российская государственная библиотека. – М.: Пашков дом, 2007. – С. 1189.

1. Появление лексико-фразеологических единиц, которые используются в устной или письменной речи. Не исключено попадание таких единиц в ДТ. Речь идет о таких словах и словосочетаниях, как доступ, алгоритм, баннер, байт, бит (с соответствующими производными), модем, сотовый телефон, демоверсия, десктоп, загрузка, установленная система, и многих других. Большая часть единиц имеет терминологический характер.

2. Включение в тексты аббревиатур различной сложности и различного способа образования, например: сисадмин (системный администратор), УПАТС (учрежденческо-производствення АТС), ЭРКК (электронная регистрационно-контрольная карточка), СПТД (система подготовки текстовых документов), НИС (настольная издательская система), ЯМД (язык манипулирования данными).

3. Включение в тексты различных по сложности аббревиатур, заимствованных в первую очередь из английского языка: ID, ICQ, CD-RW, DSL, DVD, HTML, RAM и др.

4. Появление буквенных и символьных элементов, используемых с различным уровнем ограничения в текстах электронной коммуникации, включая официальный обмен: F2F (face to face – лицом лицу, с глазу на глаз), ASAP (as soon as possible – как можно скорее), 4U (For You – для Вас), J – знак улыбки, :0 – знак удивления. 

5. Формирование особого восприятия субъектов коммуникации и соответственно их знаковое представление как субъектов электронной среды, представленных электронными адресами. 

6. Необходимость настройки документной системы на представление электронной подписи адресанта. Электронный почтовый адрес не является эквивалентом подписи. 

7. Оформление текста в электронной форме требует соблюдения дополнительных правил. Они касаются использования строчных и прописных букв, выбора шрифта, организации строк и соблюдения требований текстового дизайна, которые сложились или складываются в электронной среде. 
Развитие электронной коммуникации, проявляющееся и в пополнении знаковых средств, всегда будет воздействовать на состав ДТ, на способы и результаты взаимодействия традиционных документных средств с появляющимися сложными знаками, имеющими различный символьный состав. Причем пополнение документных средств в наибольшей степени зависит от появления новых форм коммуникации. Следует упомянуть о таких коммуникативных формах, способствующих появлению новых видов электронных текстов, как телеконференции, чаты, интернет-совещания, коммуникация в соответствии с протоколом FTP.

Таким образом можно сделать вывод, что развитие электронной деловой коммуникации продолжает воздействовать на документный текст, его состав и языковые компоненты.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Электронная деловая переписка

2.1. Правила  написания электронного делового письма

 

За последнее годы электронная почта стала одним из самых популярных средств делового общения. Сейчас довольно сложно найти человека, который в своей практике межличностных и межкультурных коммуникаций не использует электронную почту.

Деловое общение по электронной почте является неотъемлемой частью жизни любого современного человека. Каждое письмо – это  визитная карточка и отражение деловой позиции. И если для человека важно, чтобы эта визитная карточка выглядела достойно, а деловая позиция способствовала комфортности и продуктивности общения, тогда знание основных правил хорошего тона (этика делового общения) и следование им в ежедневной переписке – важнейшее условие успеха. В отношении электронной деловой переписки справедливы такие же нормы и правила, которыми деловое сообщество оперирует в любых других формах делового взаимодействия: в общении по телефону, ведении переговоров. На наш взгляд, основными этическими принципами в деловой переписке являются:

Взаимное уважение оппонентов к личности и деловой позиции друг друга.

1. Внимание к деловым интересам оппонента.
2. Пунктуальность в обмене информацией.
3. Понимание важности вопросов конфиденциальности.

Для реализации этих принципов используются следующие элементы:

1.  Правильное оформленное поле «Тема»

Указание темы экономит время адресата, позволяя ему сразу оценить содержание получаемого письма и оперативно принять решение о его приоритетности при прочтении.

2.  Приветствие и персональное обращение к адресату/адресатам

Создает доверие и придает письму персональную направленность. Игнорирование имени адресата воспринимается как некорректность.

3.  Точность адресации

Правильное заполнение полей «Кому», «Копия», «Скрытая копия» – важнейший инструмент оперативности и этичности общения.

Особое внимание в аспекте этичности принадлежит полю «Скрытая копия». Это наиболее «уязвимый» с точки зрения этики делового общения инструмент электронного письма, т.к. это поле обычно воспринимается как инструмент  тайного контроля и информирования. Адресаты, помещенные в «Скрытую копию», не видны другим адресатам. Некоторые компании, щепетильно относящиеся к вопросам этики, запрещают использование данного инструмента в корпоративной переписке. Исключением являются массовые рассылки (например, приглашения). Они отправляются большому числу получателей, при этом электронные адреса не должны быть видны всем.

Есть компании, в которых к полю «Скрытая копия» относятся более спокойно, придерживаясь следующих универсальных правил:

- в поле «Скрытая копия» помещаются адресаты (скрытые адресаты), которые должны быть в курсе переписки, но их информированность не должна быть очевидной для прямых адресатов;

- отправка письма с заполненным полем «Скрытая копия» предполагает предварительную договоренность или последующую информированность автора письма и скрытых адресатов о причине и целях такой формы информированности;

- скрытому адресату не следует вступать в предмет переписки из поля «Скрытая копия». 

4.  Оперативность ответа

Время ответа на письмо – это один из показателей вашей позиции по отношению к деловым интересам партнеров и клиентов. В компаниях на этот счет существуют разные стандарты. Приемлемым считается время ответа/реакции на письмо в пределах двух–трех часов. Если, получив письмо и прочтя его, вы понимаете, что не можете дать на него ответ в течение суток, то правилом хорошего тона будет отправка адресату информации о том, что вы получили его письмо и ответите на него: «Письмо получил. Отвечу сегодня в течение дня» или «Письмо получил. Для ответа нужна дополнительная информация. Постараюсь ответить не позднее …». 

5.  Корректная работа с  информацией (объем, язык, структура)

Характер и особенность подачи информации в тексте письма – это тоже инструмент и показатель способности и желания вести переписку максимально корректно и уважительно по отношению к  адресату:

- максимально комфортен при прочтении объем письма, укладывающийся «в один экран», максимум – в объем текста одного листа формата А-4;

- объем пересылаемых вложений не должен превышать 3 Мб (более объемные файлы могут создать проблемы, т.к. могут не пройти через почтовый сервер адресата);

- не следует начинать ответ на письмо адресата как новое письмо (без сохранения истории переписки). Такой ответ будет вынуждать получающего адресата тратить время на поиски первоначального сообщения.

6.  Наличие подписи и контактной информации

Это необходимый атрибут, которым должно заканчиваться каждое письмо. В блок подписи необходимо помещать:

Имя и фамилию.

Это делает переписку персонифицированной, что влияет на эффективность и психологический комфорт общения. В подписи не следует использовать сокращений. Вместо Т.Л. Воротынцева в своей подписи писать Тамара Леонидовна Воротынцева (или Тамара Воротынцева), чтобы адресату было понятно, как обратиться в ответном письме.

Указание должности.

Это показывает адресату границы полномочий и профессиональной компетентности в решении вопросов.

Контактные координаты (телефон, электронный адрес, название и адрес компании, ее сайт).

Это обеспечивает для адресата возможность дополнительной оперативной связи в случае ее необходимости.