В 20-е гг. развивались и системы специальной документации. С учетом полного доминирования концепции построения социализма акцент был сделан на документировании таких функций, как планирование, учет, контроль. В феврале 1921 г. образована Государственная общеплановая комиссия (Госплан РСФСР), решавшая задачу выработки общехозяйственного плана с учетом перспективного и текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Постепенно документы, создаваемые в сфере планирования, становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме. В конце 20-х гг. появляются планы комплексного развития народного хозяйства СССР на пятилетие. Первый такой план разработан и принят в 1928 г. В соответствии с утвержденными пятилетними планами предприятия и организации составляли свои планы с разбивкой по годам. Они представляли собой развернутую программу производственно-финансовой деятельности.

      Статистическая  документация - важный и эффективный  инструмент в управлении хозяйством. Уже в июле 1918 г. были сформированы центральные (ЦСУ) и местные органы статистики, которые проводили обследования по состоянию и перспективам развития советской экономики. В это время шла интенсивная работа по организации текущей статистики промышленности, форме периодичной отчетности по специальным бланкам. В декабре 1926 г. проведена первая Всесоюзная перепись населения. В качестве документальной основы использовались личные, посемейные и нехозяйственные бланки. Статистическая документация была единообразной по форме и включаемым показателям.

      Бухгалтерская документация, отражая и фиксируя движение финансовых средств, уже в силу своей специфики должна быть унифицирована в большей мере, чем другие системы. Эта задача, в основном, и решалась исследователями. При рационализации объемных массивов бухгалтерской документации широко использовался опыт царской России, западноевропейских стран. Правильная организация учета на всех уровнях управления, совершенствование учетных форм документации - таковы актуальные вопросы развития бухгалтерского учета и его документирования в рассматриваемый период.

      В 30-е гг. формируется и укрепляется  жесткая, централизованная административно-командная  система управления, исключающая  возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. В результате рушатся структуры, занимавшиеся исследованиями вопросов НОТ и делопроизводства; ликвидируются практически все крупные научно-исследовательские внедренческие центры, а их руководители в лучшем случае заканчивают свою жизнь в полном забвении, в худшем - репрессируются. Атмосфера этого периода наиболее ярко проявлялась в социальных заказах власти науке - в частности, усилия были направлены на "закрепощение" правовыми средствами населения страны. В этих целях, например, совершенствовалась система учета советских граждан.

      Конституция 1936 г. существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет  СССР стал высшим и единственным законодательным  органом, таких прав лишились Съезд  Советов СССР, ЦИК СССР и его Президиум, СНК СССР. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов для каждой иерархической структуры. Указанные нововведения упростили и упорядочили процессы документирования в высших эшелонах власти.

      Значительное  сокращение масштабов исследований в области управления и делопроизводства не означает, что в 30-е гг. работы в этой сфере прекратились. Усилия ученых и практиков реализовались в деятельности только отдельных крупных ведомств, где издавались отраслевые, нормативные и методические материалы: инструкции по ведению делопроизводства, указания, правила и т. п. В этот период проводились исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования.

      Определенные  успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской и кадровой документации, предпринимались неоднократные попытки властных структур изменить к лучшему работу с заявлениями, жалобами и письмами трудящихся. Отсутствие единого методического центра по координированию работы учреждений в области управления и делопроизводства, разнобой в деятельности ведомств и организаций в вопросах документирования поставили на повестку дня проблему концентрации в общегосударственном масштабе научных сил и их организационного оформления. В 1941 г. собирается Первое межотраслевое совещание по оргтехнике. В проекте программы, выдвинутой участниками совещания, нашли широкое отражение следующие вопросы документационного обеспечения управления:

      - создание организационно-методического  центра для руководства постановкой  делопроизводства;

      - разработка нормативной базы  деятельности служб делопроизводства;

      - механизация труда "канцелярских" работников;

      - проведение унификации и трафаретизации  управленческой документации;

      - установление единой системы  подготовки и переподготовки работников делопроизводства;

      - создание всесоюзного научно-исследовательского  института для разработки комплекса  проблем документационного обеспечения.

      Однако  практической реализации выдвинутой программы  помешала начавшаяся Великая отечественная  война.

 

2. ГОСТ Р 6.30.-2003. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт(6), код формы документа(7), наименование организации(8).-Структура, содержание, место расположения, требование к оформлению

      Существуют  единые требования и правила оформления писем в организациях, на предприятиях (независимо от форм собственности и вида деятельности) и ведется делопроизводство традиционным способом или на основе современной информационной технологии.

      Порядок оформления реквизитов письма определен  Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001) и государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

      • юридическую силу письма;

      • качественное и своевременное составление и исполнение письма;

      • организацию оперативного поиска писем.

      При подготовке письма используются следующие реквизиты:

      01. Государственный герб Российской Федерации (если учреждение государственное);

      02. Герб субъекта Российской Федерации (в учреждениях субъектов РФ);

      03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

      04. Код организации;

      05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

      06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

      07. Код формы документа;

      08. Наименование организации;

      09. Справочные данные об организации;

      11. Дата документа;

      12. Регистрационный номер документа;

      13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа;

      15. Адресат;

      17. Резолюция (при поступлении письма в организацию);

      18. Заголовок к тексту;

      19. Отметка о контроле;

      20. Текст документа;

      21. Отметка о наличии приложения;

      22. Подпись;

      24. Визы согласования письма;

      25. Оттиск печати (гарантийные письма);

      26. Отметка о заверении копии (если необходима копия письма);

      27. Отметка об исполнителе;

      28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

      29. Отметка о поступлении документа в организацию;

      30. Идентификатор электронной копии документа.

      Рассмотрим  подробнее следующие реквизиты:

      Реквизит 06 – Идентификационный номер  налогоплательщика ИНН/КПП 0000000000/000000000.

      Реквизит 07 –Код формы документа. Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000). Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

      Реквизит 08 – Наименование организации. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в уставе, положении. Данный реквизит указывает автора документа. Автором документа может быть предприятие или должностное лицо.

      Наименование  организации указывается в именительном падеже. Например:

      ЗАО «Кристалл»

      или

      Генеральный директор ООО «Граф»

      Данный  реквизит печатается прописными буквами  и располагается в левом углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру – при продольном расположении реквизитов.

 

3. Печатание и размножение документов. Рабочее место делопроизводственного персонала. Организация рабочих мест.

      Документы могут изготавливаться на пишущей  машинке или при помощи печатающих устройств средств ЭВТ в зависимости  от степени ограничения доступа  и степени защиты технических средств и программного обеспечения работниками спецподразделения, непосредственным исполнителем, или в случае необходимости – технической службой (секретарь, инспектор, оператор и т.д.).

      На  первом листе каждого документа  указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия ответственного за распечатку документа и дата печатания документа (если документ печатался на принтерах средств ЭВТ – дополнительно указывается наименование файла, в котором набирался текст). Отпечатанные и подписанные документы вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик  
(и варианты) уничтожены. Дата. Подпись». Технология дальнейшей работы с документами, находящимися в памяти средств ЭВТ, должна быть оговорена специальными инструкциями.

      Реферативные  информационные издания в журнальном или сброшюрованном карточном исполнении, в которых содержатся сведения о документах и изданиях с ограниченным доступом, выпускаются с этим же грифом. Изъятые из этих изданий реферативные информационные карточки и листы учитываются и хранятся как несекретные материалы. Факт изъятия карточек и листов заверяется подписями двух лиц на обложке этих изданий.

      Размножение документов и изданий производится под контролем службы ДОУ или  другого подразделения, выполняющего соответствующие функции, по разрешению руководителя организации или структурного подразделения. Учет размноженных документов и изданий осуществляется поэкземплярно. Рассылка тиражированных документов и изданий производится на основании подписанных руководителем организации (структурного подразделения) списка адресов с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.

      Пересылка документов и дел в другие организации  в пределах страны осуществляется, как правило, заказными или ценными  почтовыми отправлениями, а также с курьерами организации. Доставка документов и дел через представителей других организаций производится на основании доверенности.

      Отправляемые  документы, дела и издания помещаются в конверты, либо упаковываются. Использовать конверты с прозрачными «окошками» для пересыпки этих документов запрещается.

      На  упаковке указываются адреса и наименования (открытые или условные) получателя и отправителя, номера вложенных  документов с добавлением грифа  ограничения доступа.

      На  упаковке документов не указывают фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений. Передача документов иностранным учреждениям, организациям, фирмам и их представителям допускается в каждом отдельном случае по письменным разрешениям руководителя организации.