История делопроизводства

      Последняя стадия «производства дел» по «Общему  учреждению министерств» — отчеты. Законом устанавливалось три  вида отчетов: отчеты в суммах, отчеты в делах и отчеты в «видах и  предположениях». Отчеты в суммах являлись финансовыми отчетами, отчеты в делах — отчетами о деятельности, последние отчеты представляли собой планы работы на следующий год. Отчеты готовились отделениями, каждым по своему направлению, затем обобщались в департаментах. На основе отчетов департаментов директор канцелярии составлял сводные отчеты по министерству.

      Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы  документирования деятельности новых  учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически также, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер входящего документа»), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: «Ответ на №...» или: «От такого-то» и т.п.

      Приобретает устойчивый вид и реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, — это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.

      На  протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи, достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Своды законов начинают издаваться с 1832 г. Затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство.

      Особенностью  организации делопроизводства в  этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники — сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII — начала XIX вв. начинают издаваться регулярно. Известно более ста таких сборников, изданных до 1917 г.

      Цель  издания сборников образцов документов — дать полное руководство о порядке  производства дел в присутственных местах с описанием «обряда делопроизводства» и приложением форм документов. Предназначались такие сборники самому широкому кругу чиновников и частных лиц, которым приходится обращаться в государственные учреждения.

      На  фоне обширной делопроизводственной литературы этого периода совершенно самостоятельное значение имеют работы Н.В.Варадинова - «Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел» (СПб., 1857) и ее переиздания с несколько измененным названием 1873 и 1887 гг. Сам он так определял значение своей работы:

      «... издание однообразных форм деловых  бумаг и теоретических ... правил будет, может быть, иметь следствием введение единообразия, а с тем вместе и упрощение делопроизводства нашего... Я убедился, что не для всех родов бумаг, составляющих канцелярскую и деловую переписку, существуют в законах образцы и что не во всех присутственных местах и ведомствах употребляются одинаковые для них формы. Избрав из этих форм те, которые установились в деловой практике более однообразно и более сходно с указаниями и духом нашего законодательства, и присоединив к ним образцы бумаг административного и межевого делопроизводства, а также образцы актов, употребляемых частными лицами, я составил сборник всем возможным родам и видам деловых бумаг, а по тщательном изучении их написал и теоретические правила для их составления».

      Делопроизводство  Н.В. Варадинов разделял на теоретическое и практическое. В теоретическом значении — это «наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел»; практическое делопроизводство — это «общий порядок производства дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образам деловых бумаг». К предмету теоретического делопроизводства он отнес: «наружные свойства» деловых бумаг и их «внутренние» свойства.

      В разделе о наружных свойствах  документов он дает:

• классификацию деловых бумаг с точки зрения внешней формы:
• сношения (или отношения);
• реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, отчеты, книги;
• официальные письма;
• записки;
• выписки;
• порядок написания текста документа в разного рода деловых бумагах;
• части деловой бумаги (т.е. формуляр документа): заглавие, особенные пометки, расположение обстоятельств дела, подпись, скрепа, бланковые надписи, «кувертные» надписи; титулы и формулы обращения к разным особам и другие вопросы.

      К внутренним свойствам он относит  стиль («слог») документов, особенности написания (орфография), принятые в деловых бумагах.

      В практическом разделе работы Н.В. Варадинова чрезвычайно ценными являются: предложенная им классификация документов (канцелярские дела и бумаги, сношения присутственных мест и «просительские» дела и  бумаги), детальное описание каждой разновидности документа и образцы конкретных документов по каждой разновидности, составляющие более половины его объемного труда.

      Несмотря  на существенные изменения, которые  претерпела система министерского  делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, к концу XIX в. жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX в. сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление стало поистине революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Более того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов.

      Появление телеграфа вызвало к жизни  новый вид переписки - телеграммы, которые очень быстро сделались  массовыми документами; изобретение  телефона привело к появлению  телефонограмм - письменной записи переданного  по телефону сообщения.

      В конце XIX - начале XX вв. все большее внимание обращается системе регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в «Общем учреждении министерств», в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении.

      Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в  частности военном, где в 1911 г. «Положением  о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов — рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, установлены четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: «секретно», «не подлежит оглашению», «спешно» и др. В положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов.

      Однако  работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 г. социально-политический переворот - сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах. 
 
 

Заключение

      На  основе проведенного анализа подведем основные итоги:

      1. в приказной период  была создана система делопроизводства центральных и местных учреждений, сложены кадры делопроизводственных служащих, созданы устойчивые формы документов и приемы их составления.

      2. В результате петровских реформ во время коллежского делопроизводства в области управления сложилась следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии — в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы - на местах. С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным актом окончательно отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением — канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь.

      3. Прежние учреждения - думы и приказы заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др.

      4. Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; челобитные - прошениями, переписка - памяти и отписки — заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями.

      5. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов.

      6. Особенностью организации делопроизводства в  период министерского делопроизводства являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера.

      В  последние  месяцы  своей  жизни  Пётр  сосредотачивает  внимание  на крайней  неопределённости  взаимоотношений  между  высшими правительственными  учреждениями. Кроме  сената, при  Петре  действовала  ещё и  «министерская  консилия» – довольно  неопределённый  по  своему  составу и  занятиям  съезд  министров  или  начальников  важнейших  отраслей управления. Коллегии  вскоре  после  своего  возникновения, стали подчиняться сенату  органами, но  начальники  трёх  важнейших коллегий – военной, морской и иностранных дел – были  непременными  членами консилии и сенаторами. Президенты  этих  коллегий  обращались  к императору мимо

сената. Таким  образом  между  консилией  министров, сенатом  и  коллегиями

не  существовало  правильного  иерархического  подчинения. Пётр  осознавал все  эти  недостатки, и  по его  приказу  был  подготовлен  проект учреждения  «главнейшего  управления», «кабинетъ-коллегиума»  или архиканцелярии  империи, под  председательством  самого  императора, причём сенат, разделенный  на  два  отдела: финансовый, юстиции  и  полиции, превратился  бы  в  своего  рода  обер-коллегию, высший  надзирающий  на всеми  коллегиями  орган. Но Пётр  не  успел всё  это  проделать, потому что умер  в  1725  году.  Тем  не  менее, несмотря  на  все  трения  и  непорядки, новые  начала решительно  входили  в  строй  государственной  жизни  России, и  коллегии, несмотря  на  все свои  недостатки, являются наиболее  ярким

выразителем  этих  начал. Не  отдельные  злоупотребления, ни  косность отдельных  лиц, ни  плохая  соорганизованность  частей  не   должны  затемнять в  нашем  сознании  здравую  сущность  нового  устройства  управления, покончившего с беспорядком старого. Это здравая сущность  нового устройства  заключается  в  стремлении  к   правильному  распределению  частей управления  и  к  стройному  единству  всего  его  распорядка. Если  и  то  и другое  не  осуществилось  вполне, то  это  вина  не  учреждений – в  них заключались  средства  к  достижению  порядка  и  указывались  пути  к  нему: