Характеристика организационных документов

II. КЛАССИФИКАЦИЯ ОД.

      Особое  место в управленческой деятельности учреждений, организаций и предприятий занимают служебные ОД, которые в равной степени представляют интерес для работников как канцелярии, таких экономических служб. Для упрощения работы с ОД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОД по форме и по содержанию.

      Деятельность  любой организации сопровождается составлением разных видов документов. Всякое решение по управлению базируется на информации по рассматриваемому вопросу  или управляемому объекту. И информация, и решение фиксируются в документах.

      Управленческая  информация отражается в организационно-распорядительных документах, обеспечивающих организацию  процессов управления и управленческого  труда.

            Состав реквизитов ОД можно разделить на постоянные и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования. Переменные реквизиты наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает документам придание им юридической силы и возможность идентификации.

      ОД систематизированы по следующим функциям:

• Создание организации, предприятия;
• Реорганизация организации, предприятия;
• Ликвидация организации, предприятия;
• Приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;
• Распорядительная деятельность организации, предприятия;
• Организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;
• Оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия.

      Организационные документы - правовые нормативные документы, которые устанавливают правила взаимоотношения обязанностей физических и юридических лиц, как по отношению друг другу, так и общества в целом.

      К числу организационных документов относятся учредительные документы  организации, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о структурных подразделениях, должностные инструкции и некоторые другие документы.

При наличии  в организации нескольких структурных  подразделений разрабатываются  положения о конкретных структурных  подразделениях, в которых определяются их правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Составление и оформление организационных документов

2.1.1. УСТАВ

      Устав - это правовой акт, регулирующий деятельность организации, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими структурами и гражданами, права и обязанности в определенной сферы государственного управления или хозяйственной деятельности.

      Общие уставы утверждаются органами государственной  власти и управления, а уставы общественной организации принимаются и утверждаются съездами. Уставы организаций утверждаются вышестоящими организациями (министерствами, ведомствами).

      Текст устава разбивается структурно на разделы:

• Общие положения (определяются цели и задачи создаваемой орган);
• Организационная структура (состав структурного подразделения, их функции и взаимосвязи);
• Регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц);
• Финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями);
• Отчетная и ревизионная деятельность;
• Порядок ликвидации и ответственности по делам организации.

      Устав оформляется на стандартном листе  бумаги с нанесением всех необходимых  реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печати организации и регистрирующего органа. 

2.1.2. ПОЛОЖЕНИЕ

      Положение - правовой акт, имеющий сводный кодификационный характер и определяющий порядок образования, структуру, функции, обязанности и организацию работы, системы органов государства, структурного подразделения или регламентирующей деятельность должностных лиц.

      Положение об организации в целом утверждается с помощью распорядительного документа вышестоящей организации.

      Проект  положения о подразделении согласовывают  с юридическим отделом и представляют на утверждение руководителю предприятия.

      При необходимости тексты положений корректируются соответственно приказом вышестоящей организации или руководителя предприятия.

      Уставы  и положения являются сложными документами. Их структура и содержание определяется в каждом конкретном случае учреждениями-разработчиками.

      В отдельную группу выделяют положения регулирующих совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.

      Текст положения может содержать следующие  разделы:

• Общие положения;
• Основные задачи;
• Функции;
• Правовые обязанности;
• Руководство;
• Взаимоотношения;
• Контроль, проверка и ревизия деятельности;
• Реорганизация и ликвидация.

      В разделе «Общие положения» даются официальные  полное и сокращенное наименования организации, цели и основания ее создания с указанием наименования. Даты и номера соответствующего правового акта; указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет.

      Раздел  «Основные задачи» устанавливает  основные проблемы или комплексы  проблем, которые призвана решать организация в своей деятельности и которые определяют характер и основные направления ее деятельности.

      В разделе «Функции» перечисляются  действия или виды работ, которые  должна выполнять организация для  решения поставленных перед ней  задач.

      Раздел  «Права и обязанности» содержит перечисление прав и обязанностей, которыми наделяется организация в лице ее руководителя. Право – это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнения каких-либо действий. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. К правам относится право на издание распорядительных и нормативных документов; право на ведение переписки; право давать распоряжения и указания подчиненным подразделениям и лицам; право представительствовать в вышестоящих и иных органах; право запрашивать информацию и др.

      К обязанностям относятся действия, которые  организация должна выполнять для  реализации своих функций.

      В разделе «Руководство» устанавливается, кем осуществляется руководство  организацией, на каких принципах, а также назначается и освобождается от должности руководитель, а также определяется сфера его компетенции.

      В разделе «Взаимоотношения» устанавливается  круг организаций и должностных  лиц, с которыми учреждение осуществляет взаимодействие на информационном и документационном уровнях.

      Раздел  «Контроль, проверка и ревизия деятельности»  устанавливает, кем осуществляются контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной  деятельности, определяет их периодичность  или сроки, порядок представления итоговых документов.

      В разделе «Реорганизация и ликвидация»  устанавливается, в каком порядке  и кем осуществляются реорганизация  и ликвидация организации.

      Положение об организации оформляется на общем  бланке. Обязательными реквизитами  Положения об организации являются наименование вышестоящего органа, наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать. 

2.1.3. ИНСТРУКЦИЯ (ДОЛЖНОСТНАЯ  ИНСТРУКЦИЯ).

      Инструкция - правовой акт, издаваемый органами государственного управления (или утверждаемый его руководителем), в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и другие стороны деятельности субъектов хозяйствования, должностных лиц и граждан.

      Издается  также инструкция в целях разрешения и определения порядка применения законодательных актов.

      Текст инструкции носит организующий характер, поэтому в ней рекомендуется  выполнять четкие формулировки с  распорядительными словами.

      Текст излагается от 3-го лица в безличной  форме. Инструкция выполняется на общем  бланке, утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. Она может являться приложением  к распорядительному документу.

      Особое место занимают должностные инструкции, являющиеся нормативным документом, в котором определены функции, права и обязанности должностных лиц организации.

      Должностную инструкцию и трудовой контракт используют при разрешении конфликтных ситуаций между руководством организации и сотрудником,  работодателем и работником.

      Разработка  должностной инструкции вменяется  в обязанность руководителя подразделения  и отдела управления персоналом, согласовывается  с юрисконсультом.

      Текст инструкции делится на разделы:

• Общие положения;
• Должностные обязанности;
• Права;
• Ответственность;
• Взаимоотношения (связи по должности).

      Раздел  «Общие положения» устанавливает наименование должности и обозначением структурного подразделения; кому непосредственно  подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования к специальным знаниям.

      В разделе «Должностные обязанности» перечисляются виды работ, выполняемые  работником.

      Раздел  «Права» определяет полномочия работника  по выполнению возложенных на него обязанностей: право принимать определенные решения; давать указания по конкретным вопросам; самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции; обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях; участвовать в совещаниях; запрашивать необходимую для работы информацию; требовать выполнения определенных действий от других работников и др.

        В разделе «Ответственность»  устанавливаются критерии оценки  работы и мера персональной  ответственности работника. Критериями  оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

      В разделе «Взаимоотношения» указывается, от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывается проекты подготавливаемых документов; с кем совместно подготавливает документы, и рассматриваются другие вопросы информационных взаимосвязей работника с подразделениями, лицами, организациями.