Характеристика электронных документов и специфики их применения в государственном и муниципальном управлении

4. Форматы  электронных таблиц. Файлы в формате  электронных таблиц хранят в  ячейках числа и взаимосвязи  между этими числами.

5. Видео- и аудио-форматы. Эти форматы содержат  движущиеся изображения (например, цифровое видео, анимацию) и звуковые  данные, которые чаще всего создаются  и просматриваются при помощи  соответствующих программ и хранятся  в однопрограммном формате. Наиболее  используемыми из них являются  форматы QuickTime и MPEG (Motion Picture Experts Group)

6. Языки  разметки, также называемые форматами  разметки, содержат встроенные инструкции  по отображению и понятности  содержания файла. К ним относятся:

• SGML (Standart Generalized Markup Language), который используется во многих странах мира в государственных органах и является международным стандартом;
• HTML (Hypertext Markup Language), который используется для отображения почти всей информации в сети WorldWideWeb;
• XML (Extensible Markup language) - относительно простой язык, основанный на SGML - и получивший популярность при управлении информацией и обмене ею.

Таблица 1. Наиболее распространенные форматы файлов.

Тип формата	Основные форматы	Примеры файлов	Описание
Текстовые форматы           Векторная графика	PDF, RTF, TXT, однопрограммные форматы (например, Microsoft Word, Word Perfect)   DXF, EPS, CGM	Корреспонденция, отчёты, записки, сообщения электронной почты, сохранённые в текстовом формате. Архитектурные планы, сложные иллюстрации	Созданные или сохраненные в виде текста (могут содержать и графику)   Хранят изображение в виде геометрических фигур
Растровая графика	TIFF, BMP, GIF, JPEG	Графика веб-страниц, простые иллюстрации, фотографии	Хранят изображение как набор пикселей. При изменении масштаба изображение искажается
Файлы баз данных	Однопрограммные форматы	Адресные книги, списки рассылки	Создаются в системах управления базами данных
Форматы электронных таблиц   Видео- и аудио- форматы	Однопрограммные форматы, DIF   QuickTime, MPEG	Финансовый анализ, статистические калькуляции Короткие видеозаписи, показываемые на веб-сайте, записи интервью	Хранят числовые значения и калькуляции Содержат движущиеся изображения и звук
Языки разметки	SGML, HTML, XML	Текст и графика, помещённые на веб-сайте	Содержат встроенные инструкции по отображению и понятности содержания файла или множества файлов

 

Каждый из форматов файлов имеет свои достоинства и недостатки при использовании в документационном обеспечении управления. Например, текстовые форматы (World Perfect, Microsoft Word, RTF и др.) удобны для проведения контекстного поиска по документам в базе данных, а графические форматы (РDF, TIFF и др.) позволяют получить при сканировании изображение документа со всеми его внешними особенностями, хранить документы в том же виде, что и на бумаге, со всеми подписями и визами.

Формат MS Word, например, весьма удобен при редактировании документа и групповой работе с ним, однако файл MS Word хранит много скрытой информации (прежде всего, о сделанных в файле изменениях) и, следовательно, весьма небезопасен с точки зрения утечки служебной информации. В ряде случаев, таких, например, как коммерческое предложение или проект контракта, скрытая информация позволяет установить, каковы были исходные предположения, кто оказал на текст наибольшее влияние. При групповой подготовке документа анализ правки дает возможность узнать не только фамилии людей, ее сделавших, но и кто какой именно вклад внес в итоговый вариант.

Из всего вышесказанного следует, что электронный документ имеет разнообразие форматов, но ни один из форматов файлов электронных документов не может считаться универсальным для длительного архивного хранения, поскольку довольно быстро меняются техника, технологии и программное обеспечение. Формат документа зависит от области применения, сферы деятельность той или иной организации, от правового статуса документа.

 

2. Специфика применения  электронных документов в государственном  и муниципальном управлении.

2.1 Система электронного документооборота

Электронный документооборот – это первый опыт по внедрению электронного управления. Электронный документооборот позволит открыть оперативный доступ к информации, необходимой для принятия управленческих решений государственными органами, а также сократить почтовые расходы по пересылке и время доставки документов адресату.

Основные принципы электронного документооборота:

• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции, данной системы.
• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
• Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
• Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Система электронного документооборота государственных органов предназначена для автоматизации технологических процессов по подготовке, регистрации, структурировании, хранении, архивации, поиска и обработке документов, контролю их исполнения, авторизации доступа к ним, выпуску и рассылке документов.

Целями введения электронного документооборота являются повышение эффективности и прозрачности процессов делопроизводства государственных органов, а также повышение эффективности государственного управления в целом за счет перевода государственных органов на использование безбумажных технологий делопроизводства электронного документооборота, механизмов коллективного использования документов.

Результатом использования электронных документов станет: построенная единая система юридически значимого оперативного электронного документооборота государственного масштаба с применением электронной цифровой подписи; четкая структуризация процессов делопроизводства в государственных органах, приведение их к единому порядку; оптимизация работы государственных служащих путем организации бесперебойного и эффективного доступа к документам, автоматизации рутинных операций по отслеживанию и поиску необходимой информации, формированию отчетов документооборота; создание механизма диалога гражданина и органов государственной власти посредством веб-портала «электронного правительства».

 

2.2 Государственное регулирование электронного документооборота.

 «В России федеральные органы исполнительной власти самостоятельно устанавливают форматы для определенных видов электронных документов, используемых при взаимодействии с другими организациями и гражданами. Например, согласно требованиям Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг (ныне - Федеральной службы по финансовым рынкам), файлы определенных видов документов должны быть представлены в формате RTF. Минфином России, в свою очередь, установлено, что документы статистической отчетности представляются страховыми (страховыми медицинскими) организациями в виде набора текстовых файлов в формате XML» [7, с.31].

Правительство Москвы установило основные форматы электронных документов, используемые в электронном документообороте.

Электронная копия бумажного документа, предназначенная для подробного воспроизведения графического образа, создается с использованием растровых графических форматов (BMP, JPEG, GIF или PNG) или гибридных текстово-растровых форматов (PDF, DjVu).

Электронный оригинал, изготовленный полуавтоматизированным или автоматизированным образом, предполагающий сохранение графического оформления документа с возможностью форматирования текста и внедрения графических элементов, создается с использованием форматов PDF, DOC, RTF, HTML.

Если при использовании электронного сообщения требуется обеспечить поиск по содержательной части по ключевым словам, то электронная копия бумажного документа, содержащая информацию, предназначенную для распознавания текста и сохранения в текстовом формате, создается в формате с разметкой текста (PDF, DjVu, DOC, RTF, HTML) или простом текстовом формате (ТХТ).

Электронный оригинал, изготовленный полуавтоматизированным или автоматизированным образом, предполагающий необходимость автоматизированной интеграции информации, создается в формате файла XML.

Формат PDF, созданный фирмой Adobe Systems Inc., весьма популярен при обмене документами и широко используется для документов сети Интернет, потому что он позволяет сохранить оригинальный внешний вид документов и затрудняет внесение изменений в документ.

Тем не менее, в настоящее время большие надежды связываются с использованием формата XML в качестве стандартного для обмена электронными документами в различных сферах деятельности, особенно, в сфере государственного управления.

Заключение

В результате проведённой работы по теме «Характеристика электронных документов и специфики их применения в государственном и муниципальном управлении.» можно сделать ряд выводов.

Проведя анализ понятия «электронный документ» можно выделить его составляющие: это информация, определенным способом зафиксированная на носителе с возможностью ее идентификации; у электронных документов есть своя физическая и логическая структура; они являются логической, а не физической целостностью. До сих пор не существует точного понятия «электронный документ»; «электронный документ» имеет ряд особенностей: массовое применение новых информационных технологий; электронная цифровая подпись; отсутствие жесткой привязки к носителю.

Также электронный документ имеет разнообразие форматов, но ни один из форматов файлов электронных документов не может считаться универсальным для длительного архивного хранения, поскольку довольно быстро меняются техника, технологии и программное обеспечение.

Применение электронных документов даёт массу преимуществ для пользователей и облегчает работу с ними. Например: ускорение процесса документооборота, легко редактируется содержимое, способность передачи документов через сеть Internet и цифровым каналам связи

Главной проблемой электронного документа является придание ему юридической силы. Для решения этой проблемы предусмотрен специальный реквизит электронного документа - электронная цифровая подпись.

Анализ нормативно-правовой и методической базы регулирования электронного документооборота показал, что для полноценного использования электронных документов необходимо дальнейшее ее развитие, принятие ряда законов, которые будут всесторонне определять порядок создания, применения, признания юридической силы электронных документов, их защиты, а также устанавливать ответственность за нарушение правил работы с электронными документами.

В российской юридической практике практически нет ни одного подзаконного или инструктивного нормативного акта, который бы конкретизировал правила электронного документооборота в целом или в определенной информационно-телекоммуникационной системе.

Так, Федеральные законы «Об электронной цифровой подписи» и «Электронной подписи», при всей своей значимости, не может регламентировать все аспекты применения электронных документов и электронных технологий. Автоматизацию управленческих процессов сдерживает отсутствие общегосударственных нормативно-методических актов, устанавливающих требования к автоматизированным системам делопроизводства.

Рассматривая возможности электронного документооборота, я пришёл к выводу, что его функциональные характеристики позволяют качественно улучшить документационное обеспечение, а значит и управление в целом.

 

 

Бибилиоаграфический список

1. Об информации, информационных технологиях и  о защите информации: федеральный  закон РФ от 27.07.2006 № 149-ФЗ // Собрание  законодательства Российской Федерации. - 2006. - № 31. – Ст. 3448.

2. Об электронной  цифровой подписи: федеральный закон  РФ от 10.01.2002 №1-ФЗ // Собрание законодательства  Российской Федерации. – 2002.- № 8.- Ст. 2505.

3. Об электронной  подписи: федеральный закон РФ  от 06.04.2011 №63-

ФЗ // Российская газета.- № 75.- С.8.

4. ГОСТ Р 51141 – 1998. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998.

5. ГОСТ Р 15489-1 — 2007. Управление документами. Общие требования. – М.: Стандартинформ, 2007.

6. ГОСТ 13699-91 – 1991. Запись и воспроизведение информации. Термины и определения.- М.: Издательство стандартов, 2001.

7. Андреева, В.И. Понятие документа и делопроизводства / В.И. Андреева // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2006. - №8. - С. 22.

8. Афанасьева, Л.П. Электронные документы в документообороте и архиве организации/ Л.П. Афанасьева //Секретарское дело. - 2009. -№1.- С. 31.