Характеристика электронных документов и специфики их применения в государственном и муниципальном управлении

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Южно-Уральский государственный университет» (национальный исследовательский университет)

Факультет  «Высшая школа экономики и управления»

Кафедра  «Экономическая теория региональная статистика государственного и муниципального управления»

 

Характеристика электронных документов и специфики их применения в государственном и муниципальном управлении.

 

 

РЕФЕРАТ

по дисциплине «Информационно-аналитические технологии государственного и муниципального управления»

ЮУрГУ – 38.04.04. 2017. 301989. Р

(код направления/специальности, год, номер студенческого )

 

 

 

 

 

Руководитель, должность

/ Ю.Ф. Якупова  /

«_____» _______________2017 г.

 

 

Автор

студент группы ЭУ – 119

/ М.В. Антипин /

«_____» _______________2017 г.

 

 

Реферат защищен с оценкой

(цифрой, прописью)

___________________________

«_____» _______________2017 г

 

 

 

 

 

Оглавление

 

 

 

 Введение

 Электронный документ - информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования. Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид.

Основное преимущество электронного документооборота — повышение оперативности работы с документами и принятия решений. Важен и экономический фактор — внедрение системы электронного документооборота позволяет сократить общие расходы на документооборот и значительно упростить работу с документами.

Актуальность темы реферата заключается в том, что на современном этапе развития делопроизводства важно правильно выявить особенности работы с электронными документами, их создания, хранения и защиты.

Объектом исследования является электронный документ.

Целью реферата является выявление особенностей работы с электронными документами в государственном и муниципальном управлении.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Проанализировать понятие «электронный документ»;
2. Описать основные форматы электронных документов;
3. Охарактеризовать специфику применения электронных документов в государственном и муниципальном управлении.

Структура работы: введение, 2 главы, заключение, библиографический список

 

1. Характеристика  электронных документов

1.1 Понятие «электронный документ»

С развитием информационных технологий стали широко применяться так называемые электронные документы, использование которых даёт массу преимуществ для пользователей:

1. Ускорение процессов документооборота;
2. Способность передавать документ по цифровым каналам связи;
3. Легко изменяемое содержание (редактирование);
4. Теоретическая возможность вечного хранения;
5. Неограниченность экземпляров, имеющих юридическую силу и проч.

Однако понятие «электронный документ» не всегда являлось однозначным и вызывает споры до сих пор.

Термин «Электронный документ» появился приблизительно в начале 1990-х гг., но в отечественном документоведении он начал активно использоваться лишь в конце 1990-х гг. До этого в отечественной и зарубежной литературе общепринятым были термины « машиночитаемый документ», «Документ на машинном носителе» В частности, определение термину «Документ на машинном носителе» дает и ныне действующий ГОСТ Р 51141-98: «это документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной»

Большинство существующих определений термина «электронный документ» подчеркивают сходство понятий «документ» и «электронный документ». При этом акцент делается на информационную составляющую понятия: электронный документ определяется, прежде всего, как информация. В конкретных случаях к категории электронных документов могут быть отнесены базы данных (реестры, кадастры, списки и т.п.) и оцифрованные копии бумажных документов.

В российском законодательстве нормативное определение электронного документа появилось впервые в Федеральном законе от 10 января 2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»: «электронный документ – это документ, информация которого представлена в электронно-цифровой форме». Также даётся понятие и в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «электронный документ — сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа»[2].

«Особенность электронных документов состоит в том, что их информация представлена в электронно-цифровом виде и, как следствие, может быть воспринята человеком только при помощи соответствующих технических и программных средств. Тем не менее, электронные документы выполняют те же функции и обладают той же значимостью, что и традиционные документы. Именно поэтому в архивном законодательстве некоторых развитых стран в определении понятий «документ» и «электронный документ» акцент сделан не на форме документов, а на их функциях» [7, с.22].

Согласно данному закону, к электронному документу предъявляются следующие требования: он должен

• создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;
• иметь структуру, установленную законом, и содержать реквизиты, позволяющие её идентифицировать;
• быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

В соответствии с законом, электронный документ на машинном носителе приравниваться к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Таким образом, закон устраняет всякую неопределенность, ставя электронные документы в ряд других технотронных документов и делая акцент на родовом понятии – документ.

Специфика электронных документов заключается также и в том, что они имеют свою физическую и логическую структуру, не совпадающую с нашими прежними традиционными представлениями о документе. Она зависит от способа размещения данных на машинных носителях и от используемых программных и технических средств. Логическая структура электронных документов определяет смысловые взаимосвязи между частями документов в виде данных различных типов: текста, таблиц, графики, анимации, мультимедиа записей и.т.д. Запечатление и воспроизведение документа осуществляется с помощью соответствующих информационных технологий по модульному принципу.

В одном случае под электронным документом понимается машинный носитель информации, в другом отдельный-файл на этом носителе, в третьем- распечатка на бумаге, в четвертом- некая « матрица в памяти компьютера» Иногда за документ принимается изображение на экране, в том числе, полученное по электронной почте, из Интернета и других сетей (виртуальный документ). И.Л. Бачило пишет по этому поводу, что можно классифицировать электронные документы на виды по их целевому признаку:

«Электронный документ – способ хранения традиционного документа в электронной форме при идентификации идентичности первичного документа;

Электронный документ - как документ первичный, созданный в электронной системе, включаемый в информационно- коммуникационную систему без бумажной формы (программы для ЭВМ, данные по линии север-север, ЭВМ-ЭВМ)

Электронный документ – способ непосредственного информирования пользователя; дисплей, файл, телевизионные картотеки, электронные издание – CDROM и.т.д.;

Электронный документ – как средство выражения воли участника электронной формы правоотношений – юридически значимый факт, правовой акт (средство транспортировки волеизъявления) при сделках, обмена научной информации и.т.д.)» [8, с.120-121].

«Научный документоведческий анализ данной ситуации в историческом аспекте требует, прежде всего, обратиться к исследованию имеющихся в литературе определений электронных документов. Тем самым удалось выявить свыше сорока таких определений, сформулированных специалистами, так и представленными в официальных документах». [9, с.120]. Их анализ показывает, что при всем разнообразии подходов, можно выделить три основных группы определений:

1. Электронный документ – это машиночитаемый документ, документ на машинном носителе;
2. Электронный документ – это особый тип документа;
3. Электронный документ – это электронная форма;

Итак, в тексте проведён анализ понятия «электронный документ». Он показывает, что в них можно выделить такие составляющие: это информация, определенным способом зафиксированная на носителе с возможностью ее идентификации; электронные документы выполняют те же функции и обладают той же значимостью, что и традиционные документы; электронные документы имеют свою физическую и логическую структуру.

Из вышесказанного также следует, что до сих пор не существует точного понятия «электронный документ». Наряду с традиционным документом, «электронный документ» имеет ряд особенностей: массовое применение новых информационных технологий; электронная цифровая подпись; отсутствие жесткой привязки к носителю; направление документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве.

 

 

1.2 Форматы электронных  документов

 Прежде всего, отметим, что у документов различают форматы физические и технические. Под физическим форматом имеется в виду форма существования документа в природе: бумажный, электронный и др. Под техническим форматом в случае с электронными документами подразумевается формат файла электронного документа.

Существует множество различных форматов файлов. В целом, их можно разделить на «однопрограммные», то есть контролируемые и поддерживаемые только одним программным разработчиком, и «многопрограммные», которые поддерживаются несколькими разработчиками и могут обрабатываться различными программами.

Перечислим основные форматы (см. таблицу 1):

1. Текстовые  форматы. Они чаще всего создаются  при помощи текстовых процессоров. Наиболее распространенными текстовыми  форматами являются: однопрограммные  форматы Microsoft Word и WordPerfect.; формат RTF (Rich Text Format), который поддерживается различными программными приложениями и при этом сохраняет заданное форматирование текста; формат PDF (Portable Document Format), который содержит изображение страницы, включающее текст и графику. Файлы в формате PDF могут быть прочитаны при помощи различных программ, предназначенных только для чтения файлов, однако создаются только при помощи программы Adobe Acrobat.

2. Графические  форматы. Они хранят изображение (например, фотографию, рисунок) и делятся  на два основных типа:

- векторные  форматы, которые хранят изображение  как набор геометрических фигур. Среди них наиболее распространены:

- формат  DXF (Drawing Interchange Format), широко применяемый в программах компьютерного дизайна, используемых инженерами, архитекторами,

- формат  ЕРS (Encapsulated PostScropt), широко используемый в настольных издательских системах,

- формат  CGM (Computer Graphics Metafile), широко применяемый во многих графических редакторах (например, в редакторе Photoshop).

- растровые  форматы, которые хранят изображение  как набор точек - пикселей. При  изменении масштаба изображения  растровая графика получает искажения. Среди растровых форматов наиболее  распространены:

- формат  ВМР (Bitmap) - относительно низкокачественный формат, чаще всего используемый в текстовых процессорах;

- формат  TIFF (Tagged Image File Format), широко применяемый во многих программных приложениях;

- формат  GIF (Graphics interchange Format), широко используемый в программах, предназначенных для Интернета.

3. Форматы  баз данных создаются при помощи  специальных программных средств - систем управления базами данных (СУБД). СУБД позволяет устанавливать  связи между элементами информации  базы данных, выполнять различные  операции с информацией базы  данных (поиск, индексирование, выполнение  различных математических операций, генерация отчетов и справок  и т.д.). Примерами СУБД являются  Microsoft SQL Server, Oracle, MySQL, IBM DB2, Sybase и др.

Например, база данных о покупателях может содержать поля с именами покупателей, адресами и сведениями о покупках. Эти поля могут быть организованы в отдельные таблицы (например, одна таблица для всех полей с именами покупателей).

Базы данных можно конвертировать в текстовый формат, но при этом будут утрачены связи между полями и таблицами (например, может получиться десять страниц имен, десять страниц адресов и тысяча страниц сведений о покупках, то есть бессвязная информация).