Характеристика документов по организации защиты коммерческой тайны

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Оглавление

1. Характеристика документов по организации защиты коммерческой тайны………………………………………………………………….3
2. Письмо – приглашение………………………………………………9
3. Ответы на вопросы…………………………………………………..10
4. Список литературы…………………………………………………..13

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

13. Характеристика документов по организации защиты коммерческой тайны.

     Коммерческая  тайна - режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах  увеличить доходы, избежать неоправданных  расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или  получить иную коммерческую выгоду.

     Информация, составляющая коммерческую тайну (секрет производства), - сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том  числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической  сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или  потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим  лицам, к которым у третьих  лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении  которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны.

     Обладатель  информации, составляющей коммерческую тайну, - лицо, которое владеет информацией, составляющей коммерческую тайну, на законном основании, ограничило доступ к этой информации и установило в отношении  ее режим коммерческой тайны. Следовательно, коммерческая тайна не может быть общеизвестной и общедоступной  информацией, открытое ее использование  несет угрозу экономической безопасности предпринимательской деятельности, в связи с чем предприниматель  осуществляет меры по сохранению ее конфиденциальности и защите от незаконного использования.

     Под коммерческой тайной предприятия понимаются не являющиеся государственными секретами  сведения, связанные с производством, технологической информацией, управлением, финансами и другой деятельностью  предприятия, разглашение (передача, утечка) которых, может нанести ущерб его интересам. К сведениям, составляющим коммерческую тайну, относятся несекретные сведения, предусмотренные "Перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия", утвержденным и введенным в действие приказом руководителя предприятия Коммерческая тайна предприятия является его собственностью. Если она представляет собой результат совместной деятельности с другими предприятиями, основанной на договорных началах, то коммерческая тайна может быть собственностью двух сторон, что должно найти отражение в договоре.

     Защита  коммерческой тайны предусматривает:

- порядок определения информации, содержащей коммерческую тайну, и сроков ее действия;

- систему допуска сотрудников предприятия, частных и командированных лиц к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия;

- обязанности лиц, допущенных к таким сведениям;

- порядок работы с документами, имеющими гриф "КТ";

- обеспечение сохранности документов, дел и изданий с грифом "КТ";

- принципы организации и проведения контроля за обеспечением установленного порядка при работе со сведениями, составляющими коммерческую тайну;

- ответственность за разглашение сведений и утрату документов, содержащих коммерческую тайну.

     Ответственность за организацию работы с материалами, имеющими гриф "КТ", разработку и  осуществление необходимых мер  по сохранности коммерческой тайны  руководитель предприятия возлагает  на ответственных руководителей  направлений и структурных подразделений.

     Контроль  за осуществлением мер, обеспечивающих сохранность коммерческой тайны, возлагается  на службу безопасности предприятия.

     Документы, имеющие гриф "КТ", подлежат обязательной регистрации в подразделении  делопроизводства службы безопасности или в общем делопроизводстве производственного подразделения  уполномоченным службы безопасности. Эти документы должны иметь соответствующие  реквизиты. На документах, делах и  изданиях, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, проставляется  гриф "Коммерческая тайна" ("КТ"), а на документах и изданиях, кроме  того, - номера экземпляров. Гриф и номера экземпляров, проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке или титульном листе  издания и на первой странице сопроводительного  письма к этим материалам. На обратной стороне последнего листа каждого  экземпляра печатается разметка, в  которой указывается: количество отпечатанных экземпляров, номер, фамилия исполнителя  и его телефон, дата, фамилия машинистки и срок действия коммерческой тайны (регистрационный номер проставляется  на каждом листе документа).

     Права на информацию, порядок пользования  ею, сроки ограничения на публикацию могут оговариваться дополнительно  в тексте документа и его реквизитах.

     Отсутствие  грифа "КТ" и предупредительных  оговорок в тексте и реквизитах означает свободную рассылку и предполагает, что автор информации и лицо, подписавшее  или утвердившее документ, предусмотрели  возможные последствия от свободной  рассылки и несут за это ответственность.

     Вся поступающая корреспонденция, имеющая  гриф "КТ" ( или другие соответствующие  этому понятию грифы, например, "секрет предприятия, "тайна предприятия" и др.) принимается и вскрывается  сотрудниками предприятия, которым  поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров, а также  наличие указанных в сопроводительном письме приложений. При обнаружении  отсутствия в конвертах (пакетах) указанных  документов составляется акт в двух экземплярах: один экземпляр акта направляется отправителю.

     Все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания с  грифом "КТ" подлежат регистрации  и учитываются по количеству листов, а издания - поэкземплярно.

     Учет  документов и изданий с грифом "КТ" ведется в журналах или  карточках отдельно от учета другой служебной несекретной документации. Листы журналов нумеруются, прошиваются  и опечатываются. Документы, которые  не подшиваются в дела, учитываются  в журнале инвентарного учета.

     Движение  документов и изданий с грифом "КТ" своевременно отражается в  журналах или карточках.

     На  зарегистрированном документе с  грифом "КТ" (или на сопроводительном листе к изданиям с грифом "КТ") должен быть проставлен штамп с указанием  наименования предприятия, регистрационный  номер документа и дата его  поступления.

     Издания с грифом "КТ" регистрируются в  журнале учета и распределения  изданий.

     Отпечатанные  и подписанные документы вместе с их черновиками передаются для  регистрации сотруднику подразделения  делопроизводства службы безопасности, осуществляющему их учет. Черновики  уничтожаются исполнителем и этим сотрудником, что подтверждается росписью указанных  лиц в журнале или на карточках  учета. При этом проставляется дата и подпись.

     Размножение документов и изданий с грифом "КТ" в типографиях и других множительных участках производится с  разрешения и под контролем специально назначенных сотрудников службы безопасности по заказам, подписанным  руководителем предприятия.

     Размноженные  документы "КТ" (копии, тираж) должны быть полистно подобраны, пронумерованы поэкземплярно и при необходимости, сброшюрованы (сшиты). Нумерация дополнительно размноженных экземпляров, производится от последнего номера, ранее учтенных экземпляров этого документа.

     Перед размножением на последнем листе  оригинала ( подлинника) проставляется  запись: "Регистрационный номер . Дополнительно размножено _ экз., на  _ листах текста. Наряд N _ от  ___. Подпись ( " исполнитель заказа)". Одновременно делается отметка об этом в соответствующих  журналах и карточках учета.

     Рассылка  документов и изданий с грифом "КТ" производиться на основании  подписанных руководителем структурного подразделения разнарядок с указанием  учетных номеров отправляемых экземпляров.

     Пересылка пакетов с грифом "КТ" может  осуществляться через органы спецсвязи  или фельдсвязи.

     Документы с грифом "КТ" после исполнения группируются в отдельные дела. Порядок  их группировки предусматривается  специальной номенклатурой дел, в которую в обязательном порядке  включаются все справочные картотеки  и журналы на документы и издания  с грифом "КТ".

     Снятия  рукописных, машинописных, микро - и  фотокопий, электрографических и др. копий, а также производство выписок  из документов и изданий с грифом "КТ" сотрудниками предприятия  производится по разрешению руководителя предприятия и подразделений.

     Для обеспечения сохранности и неразглашения конфиденциальных сведений предприятия, необходимо выполнение самых простых требований безопасности, профессиональное обучение персонала требованиям работы с документами ограниченного распространения, документами, содержащими коммерческую тайну, материальное стимулирование руководством организации сотрудников, имеющих доступ к документам с грифом «Коммерческая тайна» и «Для служебного пользования», правильная организация секретного делопроизводства и документооборота на предприятии. Строгое привлечение к ответственности сотрудников предприятия за нарушение норм и инструкций по секретному делопроизводству. Сведения к минимуму несанкционированного доступа к конфиденциальной документации можно достичь путём увеличения различных административных, технологических и других барьеров. Это делается для того, чтобы организация хищения (разглашения) конфиденциальных сведений предприятия влекло за собой значительные финансовые, материальные и иные траты, которые не оправдывали бы риск и затраченные на это усилия. На мой взгляд, данное условие сильно бы сократило несанкционированные утечки конфиденциальных сведений организации, что, конечно, и дорогостояще, но в наше время бы сильно помогло предприятиям конкурировать, в конце концов, на рынке. 
 
 
 
 
 
 

     38. Письмо – приглашение

Директору,  ООО  «Прогресс»

Господину Михайлову  А.В.

Адрес: 677000 г. Якутск,ул. Каландрашвили 7/1 офис 5

Телефон: 8(4112)435266 
 

Приглашение 

Уважаемый Александр Васильевич!

     16 апреля 2012г. в 12 часов в конференц-зале  гостиницы «Полярная звезда»   состоится Сибирская ярмарка.

     Учитывая  Ваш большой вклад в развитие торговли по Сибири, просим Вас принять участие в ярмарке. Участие в этой ярмарке позволит широко представить товары и продукцию партнеров, продать экспонаты со стендов, изучить особенности рынка и заключить выгодные сделки. 
 

Председатель  ярмарки:                                                                          П.Н.Сергеев     

Секретарь ярмарки:                                                                               А.Д.Сухова 
 
 
 
 

     54. Ответы на вопросы 

     1.Какими средствами следует оценить достоверность прогноза? Каким образом может быть использована современная компьютерная техника для обработки документной информации? 

     Достоверность прогноза погоды на лето можно узнать в гидрометеослужбе, или по интернету. Но это не достоверно на 100%.

     Для обработки документов компьютер должен быть снабжен алгоритмами обработки и должен уметь их применять к вводимой информации с тем, чтобы «правильно» преобразовывать ее в выходные данные. 
 

     

2. В случае использования вычислительной техники, каким образом можно защитить служебную информацию и обеспечить ее конфиденциальность?

 

     Под защитой информации в компьютерных системах понимают создание и поддержание  организованной совокупности средств, способов, методов и мероприятий, предназначенных для предупреждения искажения, уничтожения и несанкционированного использования информации, хранимой и обрабатываемой в электронном  виде.

     Сегодня существует масса способов защиты как  самой информации на компьютере, так  и закрытия общего доступа к компьютерам. Но нет ни одной защиты, которую  было бы невозможно сломать.