Характеристика документооборота в 16-18 веках

     Коллежское  делопроизводство было более прогрессивно по сравнению с приказным делопроизводством. Появились упорядоченные системы регистрации. Регистрация  документов велась в специальных журналах. Для учета входящих документов велось две книги: в книгу «С» записывались документы поступившие от вышестоящих инстанций (царя, Сената), а в книгу «Д» - документы других коллегий и местных учреждений. При регистрации исходящих документов использовали книги «А» и «Б». В книге «А» регистрировались документы адресованные царю, в книге «Б» - отправляемые в другие коллегии, губернские учреждения и отдельным лицам.

     В период коллежского делопроизводства были заложены основы  организации учета и хранения документов, именно в этот период появилось название «архив». «Генеральный регламент» установил  иметь два архива – общий для всех коллегий и специальный архив для коллегий иностранных дел и финансовой¹².

     Генеральный регламент стал фактически первым законодательным актом в России, регулирующим вопросы работы с документами в центральных государственных учреждениях.

     Генеральный регламент подробно определял порядок  работы коллегий и решения в них дел, он давал законченную организационную форму и систему норм по документированию деятельности коллегий.

     Таким образом, «Генеральный регламент» закрепил законодательно порядок работы с  документами с момента их создания до архивного хранения.

     В целом реформы государственного аппарата первой четверти CVIII в. установили в России единообразную систему организационного устройства и делопроизводства государственных  учреждений на основе бюрократии-ческого централизма.

     Губернская  реформа Екатерины II была направлена на реорганизацию местного аппарата управления, но она мало изменила сложившийся порядок делопроизводства. Закон 1775 г. «Учреждения для управления губерний Всероссийской империи» установил иерархию не только учреждений, но и их документации. Эта иерархия отражалась в видах документов и порядке обмена ими между учреждениями разного уровня. Вышестоящие инстанции «указывали» нижестоящие «доносили» об исполнении указаний. Равностоящие инстанции обменивались между собой предложениями и сообщениями¹³.  

     Следующий этап реформирования российского государственного делопроизводства наступает в начале CIC в. при Александре I. 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 3. МИНИСТЕРСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО CIC - CC ВВ. 

        Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления - высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы центральных и местных учреждений¹⁴.

     Новая система управления - министерская, основанная на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы: в коллегиях конца XVIII в. президенты имели более широкие права, чем ранее. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой системы: сначала коллегии ввели в состав вновь созданных министерств; позже при министрах создали советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. Тем не менее, отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя и определило делопроизводство министерств как «исполнительное».

     Министерства (от лат. мinistro – служу, управляю) – в России центральные отраслевые учреждения, созданные в 1802 г., упраздненные после октября 1917 г. и восстановленные в 1946 г.

     Манифестом  от 8 сентября 1802 г. в России были созданы  первые восемь министерств, в замен существовавших Петровских коллегий¹⁵:

• военно-сухопутных сил
• военно-морских сил
• иностранных дел
• внутренних дел
• внешних дел
• коммерции
• финансов
• народного просвещения
• юстиции
• государственное казначейство на правах министерства (см. приложение 2).

     Коллегии  были сохранены и расписаны между  министерствами. В некоторых случаях в министерство вошла одна коллегия, в других – несколько.

     Между министерствами и коллегиями установились довольно сложные отношения. Смешение двух начал в системе управления порождало медлительность в разрешении дел, путаность делопроизводства, не было четкости в организации работы.

     25 июня 1811 года был принят закон  «Общее учреждение министерств». Закон установил функции, структуру и сферы деятельности министерств, а также единую систему делопроизводства в них. Так же было установлено уже 13 министерств.

     Возглавлял  министерство министр, назначавшийся  императором и ответственный только перед ним, а во время его отсутствия – товарищ министра. (см. приложение 3).

     Строгая регламентация делопроизводства привела  к созданию канцелярий – структурных частей учреждений, где было сосредоточено все «письмоводство»¹⁶.

     Согласно  Закона весь процесс делопроизводства делился на следующие этапы:

• порядок вступления дел
• движение (производство) дел
• отправление дел
• ревизия
• отчеты (о крайнем бюрократизме в делопроизводстве свидетельствовал тот факт, что документ только в одном департаменте министерства подвергался 34 последовательным операциям).

     Согласно  Закона - по своему назначению, способу  составления и характеру исполнения служебные документы учреждений XIX в. можно разделить на четыре группы: а) внутренние документы; б) переписка присутственных мест и властей; в) просительские документы; г) акты, договоры, обязательства¹⁷.

     Переписка была строго регламентирована. Употребление того или иного вида документа  в переписке зависело от степени подчинения учреждения и должностных лиц.

     Инструкциями  было установлено, на какой бумаге какие  документы писать. Так, все документы  канцелярского делопроизводства составлялись на простой бумаге. Прошения, жалобы, отзывы писались на гербовой бумаге. Чиновники должны были строго соблюдать правила использования бумаги для составления того или иного документа.

     Так же был строго регламентирован порядок  прохождения документа по инстанции. В каждой инстанции входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах: общих – в канцелярии и департаментах и частных – в отделениях канцелярии и департаментах. Общие и частные журналы состояли из трех частей: 1.для регистрации документов верховной власти; 2.текщих документов; 3.секретных документов.

     По  срокам исполнения документы делились на три категории: «текущие», «чрезвычайные» и «не терпящие времени».

     Дела, решаемые в департаментах делились на три категории: неотложные; не терпящие времени; обычные.

     Кроме того, законом были определены полномочия и обязанности должностных лиц разных рангов по работе с документами на всех стадиях их прохождения.

     «Общее  учреждение министерств» продолжал  оставаться основным законодательным актом, определяющим существование министерств вплоть до октября 1917 года.

     На  протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная регламентация  делопроизводства высших, центральных  и местных учреждений. Благодаря  принятой в то время системе кодификации  законодательства в Сводах законов  Российской империи достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Своды законов начинают издаваться с 1832 г. Затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство.

     Особенностью  организации делопроизводства в этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники - сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII - начала XIX вв. начинают издаваться регулярно. Известно более ста таких сборников, изданных до 1917 г.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ  

      Таким образом, организация делопроизводства в России складывалась веками и имеет глубокие корни. Выделяют несколько периодов делопроизводства: приказное - CV - CVII вв.; коллежское - CVII - CIC вв.; министерское -  CIC - CC вв.

      В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая  форма документа - столбец (столп, столпик), иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры.

     XVIII в. в развитии делопроизводства  характеризовался усилением законодательной  регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений и, прежде всего, бюрократического начала.

     На  протяжении же всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Своды законов начинают издаваться с 1832 г.

     Особенностью  организации делопроизводства в  этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники - сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII - начала XIX вв. начинают издаваться регулярно.  

СПИСОК  ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

     1. ИСТОЧНИКИ

     1.1. Генеральный регламент 1720 г. // Полное собрание законов Российской империи. - Собр. Первое. - Т. V. - № 3636.

     1.2. Общее губернское учреждение 1775г. // Свод законов Российской империи. - Ч. 2. - СПб., 1842.

     1.3. Общее учреждение министерств  1811г. // Полное собрание законов  Российской империи Российской  империи. - Собр. первое. - Т. XXXI. -№ 24686.

     1.4. Соборное уложение 1649г. / Под. Ред. М.Н. Тихомирова,  В.П. Елифанова. - М., 1964.

     1.5. Судебник 1550г. // Судебники XV-XVII вв. /Под. Ред. В.Д. Грекова. - М.- Л., 1952.

     1.6. Федеральный закон от 27 июля 2006г.  №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».                          // Собрание законодательства РФ – 2006- № 31.

     1.7. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998.

     2. ЛИТЕРАТУРА

     2.1. Делопроизводство: Учебник для студ. вузов, обуч. по спец. «Документоведение и докум. обеспечение управления» / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: Изд-во МЦФЭР: 2004. – 544 с.