Государственное делопроизводство в советскую эпоху

           В XVIII в. активно складывается  система документации по личному  составу: введены формулярные  (послужные) списки чиновников - документ, дающий полное представление  о чиновнике, находившемся на  государственной службе (его семейное положение, занимаемые должности до выхода в отставку или на пенсию). Формуляр документа в XVIII в. также претерпел значительные изменения.

         Введение  листовой формы документа  изменило его формуляр. Реквизиты  выделились из текста и заняли определенные места на листе бумаги. Появились новые реквизиты - регистрационные номера: входящий и исходящий. Иногда стали обозначать наименование вида документа: рапорт, доношение, сообщение и т.д. Из текста выделились реквизиты: адресат, автор, вид документа, подпись, дата составления (подписания), получения документа, скрепы, регистрационные номера (исходящий и входящий).

         Документ  начинали с обозначения  адресата, который начинался с  предлога «в» и писался вдоль  верхнего поля листа: «В Правительствующий Сенат», «В Государственную Берг-коллегию». Автор указывался под адресатом и в большинстве случаев начинался предлогом «из»: «Из Тульского уездного суда». Далее, писали наименование вида документа и, иногда, его краткое содержание: «рапорт о получении указа».

         Подпись включала наименование  должности, имя  и фамилию,  иногда титул и следовала сразу  за текстом документа. Скрепы  проставлялись в правом нижнем  углу листа и включали, так  же как и подпись, наименование  должности или чина, имя и фамилию.  Обязательной стала скрепа секретаря. В левом нижнем углу проставляли дату подписания: «Генваря 21 дня 1753 года».

         Исходящий регистрационный номер  писали вдоль  поля документа.

         При получении документа в  левом верхнем углу проставляли  входящий регистрационный номер и дату получения: «Получено июля 15 дня 1745 года». Документы в ряде случаев скреплялись печатью. В гл. 13 Генерального регламента определен порядок пользования печатями.

         На  документах XVIII в. наблюдается  большое число отметок. Прежде  всего, это резолюция, ее писали  на лицевой стороне первого  листа. Можно встретить отметки  о рассмотрении дела, о том,  с кем передали документ, и  т.д.

Министерское делопроизводство России XIX — начала XX вв.

         В начале XIX в. в результате  административных реформ Александра I система государственных учреждений  России была подвергнута серьезной  корректировке. В состав высших  государственных учреждений наряду  с Правительствующим Сенатом  вошли вновь созданные Комитет министров, Государственный совет. 

         Коллегии  были заменены новыми  центральными учреждениями —  министерствами. Делопроизводство  в них велось в соответствии  с законами, названными «учреждения»: «Учреждение Правительствующего  Сената», «Учреждение Комитета министров», «Учреждение Государственного совета». Местные учреждения осуществляли работу с документами в соответствии с требованиями «Общего губернского учреждения» 1775 г.

         Начало  нового этапа развития  делопроизводства в России связано с созданием министерств. Основой организации их деятельности стал принцип единоначалия, изменивший систему управления и соответственно делопроизводства. Поэтому делопроизводство XIX— начала XX вв. называют министерским.

         Принцип единоначалия означал, что управленческие решения принимались единолично конкретным должностным лицом в рамках его компетенции. Второй важный принцип — принцип иерархии предопределял строгое распределение функций управления между структурными подразделениями, а также обязанности чиновников всех рангов.

         Внедрение новой системы управления  началось изданием манифеста  от 8 сентября 1802 г., провозгласившего  создание первых восьми министерств,  а завершилось изданием 25 июня 1811г.  «Общего учреждения министерств». «Общее учреждение министерств» регламентировало единообразие в организации делопроизводства новых центральных учреждений. Был установлен порядок рассмотрения документов, подготовки их проектов, оформления, подписания, скрепления, регистрации, контроля за исполнением и архивного хранения. Порядок работы с документами назван в этом законе «образ производства дел».

         Все входящие и исходящие документы   регистрировали в журналах. Журналы   подразделялись на общий и  частный. Общие журналы велись  в канцелярии министра и департаментах, частные - в отделениях.

         Ежемесячно  в структурных подразделениях  проводилась  «ревизия дел», т.е.  был внедрен систематический  контроль за исполнением документов.

         Со  всех исходящих документов  снимались  копии («отпуски»), которые со всеми  входящими документами сдавались в архив министерства, где на них составлялись описи.

         Организацию работы с документами  в XIX в. следует рассматривать  как четкую систему, обеспечивавшую  движение, учет, контроль и хранение  управленческих документов, в основе которой лежали «универсальные» возможности человека.

         «Общим  учреждением министерств»  установлены  единые принципы  ведения делопроизводства во  всех центральных учреждениях  России. Специфика каждого из  них нашла отражение в «частных  учреждениях».

         В XIX в. существенные изменения  произошли в формуляре документа.  Это связано с внедрением в  процесс документирования бланков.  К «Общему учреждению» приложены  четыре формы «переписки», служившие  эталоном для составления и  оформления официальных документов. Они составлены на бланках с угловым расположением реквизитов. Бланк включал: наименование учреждения-автора, наименования структурных подразделений, дату подписания документа, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту. Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. В правом углу листа указывали адресат. Первоначально бланки писали от руки, но с 20-х годов прошлого столетия стали изготовлять типографским способом.

         Документы в XIX в. обязательно  подписывались и скреплялись. Подпись и скрепа включали наименование должности чиновника, его инициалы, фамилию.

         В формуляре документа XIX в.  ясно прослеживается стремление  к формализации, определению четких  правил расположения и оформления  реквизитов.

         На  всем протяжении XIX в. активно развиваются другие системы документации. Характерно, что некоторые из них приобретают четко регламентированную форму — в виде Уставов, в которых установлен состав документов системы, правила их составления и оформления, а также приложены образцы форм документов. Например, документирование прохождения государственной службы закреплено в «Уставе о службе гражданской» 1832 г., вопросы бухгалтерского учета — в «Общем счетном уставе» в 1848 г.

         Характерным явлением для XIX в.  стало стремление к сокращению объема документооборота. Оно закреплено в специальных законодательных актах, изданных в 1831, 1852, 1860 гг., называвшихся «сокращение документооборота» или «сокращение переписки».

         В последней трети XIX в. большое  влияние на делопроизводство оказало развитие техники. Изобретение пишущих машинок, гектографов и другой множительной техники вывело на новый уровень культуру документирования, ускорило изготовление документов, позволило экономить время и затраты, сократив рукописное изготовление документов. Появление телеграфа, телефона привело к появлению новых видов документов: телеграмм, телефонограмм.

         Общегосударственные нормы в  делопроизводственной сфере, заложенные  в «Общем учреждении министерств», в конце XIX в. стали нуждаться  в корректировке и развитии. Наиболее четко направления рационализации делопроизводства сформулированы в «Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве», изданном в 1911 г.

         На  протяжении XIX в. издавались  сборники образцов документов, называемые «письмовниками», с целью помочь чиновникам и частным лицам составить документ в соответствии с существующими правилами.

         В XIX в. начинается процесс формирования  теории делопроизводства. Он связан  с именами М.М. Сперанского,  Ф. Русанова, Н.В. Варадинова, К. Зосимского, В. Вельбрехта.

      3. Государственное  делопроизводство  в советскую эпоху.  

         События октября 1917 г. в корне  изменили систему государственных  учреждений в России.

         Организация деятельности советской  администрации  потребовала установления новых правил документирования. Был издан ряд законов, регламентировавших порядок внесения законопроектов, их утверждения, подписания, опубликования и вступления в силу; использования печатей с государственным гербом. Большое значение для оформления официальных документов имело постановление Совета Народных комиссаров от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений», в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка.

         В 20-е годы развернулось массовое  движение за научную организацию труда (НОТ) и научную организацию управленческого труда (НОУТ), оказавшее значительное влияние на формирование и развитие советского делопроизводства. Теоретические и практические разработки в этой сфере связаны с именами А.К. Гастева, П.М. Керженцева, Е.Ф. Розмирович, Л.А. Вызова, З.К. Дрезена и др.

         Большое значение для развития  советского делопроизводства имело  создание при НК РКИ в 1925 г. Государственного бюро организационного  строительства (Оргстрой) и в 1926 г. Института техники управления (ИТУ). При ИТУ был создан Кабинет стандартизации, который разрабатывал общесоюзные стандарты на документы, средства и предметы конторского труда, носители информации. Здесь были разработаны стандарты писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов и др., форматов бумаги, а также стандартизировались материалы, используемые при работе с документами: чернила, ленты для пишущих машинок; разрабатывались образцы конторской мебели. 

         В 1928г. ИТУ совместно с Центрархивом  РСФСР подготовил «Правила постановки  архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР». В 20-е и в начале 30-х годов вопросами совершенствования управления занимались общественные организации. В этот период издается много литературы по вопросам делопроизводства: и фундаментальные теоретические исследования, и пособия по делопроизводству для учащихся и практиков.

         Значительное  влияние на процессы  документирования оказала Конституция  1936 г., впервые за годы советской  власти законодательно закрепившая иерархию управленческих документов, четко определив, какие виды распорядительных документов должен издавать конкретный орган власти и управления.

         В июне 1941 г. недостатки в этой  сфере  были сформулированы  на I Межотраслевом совещании по оргтехнике.

         В 40-е годы методическое руководство   и контроль за организацией  делопроизводства в советских  учреждениях стало осуществлять  Главное архивное управление, предпринявшее  попытку создать единые нормы  в работе с официальными документами. В 1943 г. был подготовлен проект «Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий СССР

     Важным  этапом для развития советского делопроизводства явилось постановление Совета Министров РСФСР от 30 сентября 1961 г. «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР», утвердившее «Примерную инструкцию о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР». Она послужила основой для разработки учреждениями РСФСР своих инструкций по делопроизводству. Большое значение имело утверждение Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1963 г. «Основных правил постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», повлиявших на единообразие в организации делопроизводства и архива в учреждениях страны.

         Особое  место в истории советского  делопроизводства занимает постановление  Совета Министров СССР от 25 июля 1963т. «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», поставившее задачу разработки Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). 8 мая 1964 г. Совет Министров РСФСР принял постановление «Об увеличении выпуска средств механизации делопроизводства и улучшении подготовки кадров по делопроизводству»,  на основании которого в Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ) был открыт первый в СССР факультет государственного делопроизводства (ФГД), готовящий специалистов по документационному обеспечению управления.