Документы предприятия АПК

Следует заметить, что исторический источник является сложной информационной структурой. Он содержит, наряду с открытыми, также и скрытые слои информации. Со временем, в связи с постоянно изменяющимися условиями жизни общества, возрастающими потребностями людей, скрытая информация может актуализироваться и всё более проявляться. К тому же постоянно совершенствуются и методы извлечения ретроспективной информации. Таким образом, функция документа как исторического источника практически не может быть исчерпана³².

Одной из важнейших является культурная функция документа. Фактически любой документ может рассматриваться как своеобразный культурный феномен, в той или иной степени отражающий уровень материальной, научной, технической, языковой культуры, уровень образования, морально-нравственного состояния общества. С помощью документа осуществляется не только закрепление, но и передача от поколения к поколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных норм, приумножение и развитие этих традиций, накопление интеллектуальных ресурсов, культурного потенциала в обществе.

Помимо  рассмотренных выше общих функций, изначально присущих практически всем документам, существует ряд функций, которыми документы наделяются в рамках той или иной конкретной сферы человеческой деятельности. К их числу прежде всего следует отнести управленческую функцию документа. Этой функцией обладает значительный массив документов, специально создающихся для целей управления и выступающих в качестве инструмента управленческого труда. Они функционируют преимущественно в оперативной среде.

Поскольку процесс управления выступает в  разных формах, имеет различные уровни, стадии, циклы, постольку и документы, выполняющие управленческую функцию, чрезвычайно разнообразны: организационно-распорядительные, плановые, отчётные и т.д.

С управленческой тесно связана  правовая функция документа. Она заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают прежде всего документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия. Сюда относятся правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления, влекущие за собой определённые юридические последствия; документы, фиксирующие договорные отношения, а также удостоверительные документы (паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т.п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства³³.

Исторически одной из первых была востребована функция учёта, поскольку усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало к жизни уже на стадии аграрного общества потребность в документировании информации, т.е. регистрации, учёте населения, земли, урожая, скота, долгов и т.п. Выполняющие функцию учёта документы необходимы не только для решения многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит отражение прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации.

Значительная  часть документов выполняет познавательную функцию, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. Эта функция присуща прежде всего научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества.

Ряд документов обладает политической функцией, которая тесно связана с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления. Политическая функция находит своё выражение прежде всего в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Кроме того, политическую функцию выполняют документы политических партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических объединений, блоков, политических деятелей и т.д. (разного рода программные материалы, манифесты, политические заявления, обращения и т.п.).

К политической примыкает идеологическая функция документа. Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения. Благодаря этому, до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков.

Вместе  с тем хорошо известно, что документы, выполняющие идеологическую функцию, могут оказывать весьма существенное влияние на умонастроения и на социальное поведение значительных масс людей. Достаточно вспомнить о роли документов религиозного содержания в период Реформации в Западной и Центральной Европе (16 век) или во время раскола Русской православной церкви в России (17 век). Порой документы выполняли роль своеобразного идеологического оружия, в частности, в период так называемой “холодной войны” двух мировых систем во второй половине 20 столетия.

По  мере дальнейшего развития общества, усложнения социальных связей, актуализации отдельных направлений человеческой деятельности, а также в процессе углубления документоведческих исследований возможно выделение в качестве самостоятельных и некоторых других функций документа. Происходит это в тех случаях, когда становится известным механизм проявления уже действующих функций или проявляются ранее скрытые (латентные) функции. Так, в последнее время весьма актуальной стала проблема защиты информации. В результате некоторые документоведы не без оснований включили в состав функций документа также и функцию защиты информации.

Анализ  основных функций документа позволяет  выделить важнейшие их особенности.

Во-первых, некоторые функции присущи документу  изначально, независимо от воли и желания  автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.

Во-вторых, как уже отмечалось, любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.

В-третьих, функции документа можно разделить  на:

Причём  с течением времени соотношение между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника. В конечном счёте некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими³⁴ . 
 
 
 

       Должностная инструкция

секретаря-референта

УТВЕРЖДАЮ

                                             Руководитель

                                             _____________________________________

                                                          Наименование организации 

                                            Подпись                                      И.И. Петров

                                                                                                  Дата

     Наименование  организации 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

секретаря-референта

     Дата 

1. Общие положения

     1.1.  Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется руководителем предприятия.

     1.2. Основными задачами секретаря-референта  являются организационное и документационное  обеспечение управленческой

     деятельности.

     1.3.  Секретарь-референт подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

     1.4. В своей деятельности секретарь-референт  руководствуется:

     законодательными  актами РФ;

     Уставом предприятия;

     Положением  о функциональных службах предприятия; приказами (указаниями) руководства  предприятия; нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

     настоящей должностной инструкцией.

     1.5.  На должность секретаря-референта  назначаются лица с высшим, средним  специальным образованием и стажем  работы не менее 1 года или  без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

     1.6. Секретарь-референт должен владеть  вопросами: перспектив развития  предприятия, его финансово-хозяйственной  деятельности;

     организации работы с документами, составления  документации;

     организации управленческого труда;

     применения  средств вычислительной и организационной  техники;

     перевода  служебной документации на иностранный  язык коммерческого партнера;

     культуры  труда и служебной этики;

     охраны  труда, техники безопасности и противопожарной  защиты.

2. Функции

     На  секретаря-референта возлагаются  следующие функции:

     2.1. Информационно-справочное обслуживание  по документам предприятия.

     2.2. Методическое руководство и контроль  за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

     2.3.  Документирование деятельности  совещательных органов предприятия.

     2.4. Оперативно-организационное обслуживание  руководства.

     2.5.  Ведение и оформление кадровой  документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

3. Должностные обязанности

     Секретарь-референт должен:

     3.1.  Обеспечивать прием, учет, регистрацию,  контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание  и хранение документной информации.

     3.2. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования  и утверждения документов, представляемых  на подпись руководству предприятия.

     3.3. Осуществлять контроль исполнения  документов и поручений руководства,  принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

     3.4. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения  их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и  докладов, предоставляемых руководству,  давать по ним компетентные заключения.

     3.5. Осуществлять оперативную связь  со сторонними организациями  (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.).