Документооборот и его составляющие

Доставка на предприятие заказной корреспонденции, а также телеграмм осуществляется почтальонами или специально уполномоченными лицами (курьерами, фельдъегерями). Их прием обычно производится по реестру и (или) под роспись в уведомлении о вручении адресату.

Предварительное рассмотрение документов включает распределение поступивших документов на: подлежащие передаче непосредственно руководству предприятия или соответствующим структурным подразделениям (должностным лицам), указанным в качестве адресатов; регистрируемые и нерегистрируемые.

Предварительное рассмотрение осуществляется на основании сведений об адресате, темы документа исходя из распределения полномочий между структурными подразделениями и должностными лицами предприятия.

Регистрация документов производится в соответствии с установленным на предприятии порядком, при этом, как правило, не регистрируются доставляемые (поступающие) периодические издания, рекламные материалы и т.п. Регистрация включает проставление на документах регистрационных штампов, а также заполнение регистрационных форм (карточек, книг, журналов) входящей корреспонденции).

Рассмотрение документов руководством предприятия (структурными подразделениями, должностными лицами - в пределах предоставленных полномочий) включает передачу документов по назначению, изучение содержания входящей корреспонденции, оформление резолюций, а также передачу документов исполнителям (ответственным исполнителям).

Управление исходящими документами предусматривает:7

• прием надлежащим образом оформленных документов от исполнителей (ответственных исполнителей);
• регистрацию документов;
• тиражирование документов;
• подготовку документов к отправке;
• сортировку документов;
• передачу документов.

Наиболее тщательного рассмотрения, заслуживает процедура создания внутренних документов. В зависимости от управленческой ситуации создание внутренних документов может осуществляться должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия:8

• в инициативном порядке;
• в ответ на ранее полученный документ (после его рассмотрения); во исполнение поручения (указания) руководства предприятия;
• во исполнение требований законодательных, нормативно-правовых и локальных актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов;
• при подготовке ответов на поступившие в адрес предприятия обращения юридических и физических лиц.

В общем случае процедура подготовки внутренних документов включает:

• определение вида и темы документа;
• подбор информационных материалов (например, документов, ранее поступивших на предприятие);
• определение предварительного варианта структуры документа;
• составление чернового варианта содержания документа;
• редактирование и корректирование чернового варианта содержания документа;
• оформление проекта документа;
• согласование проекта документа, в необходимых случаях - его уточнение и дооформление;
• представление проекта документа на подпись (утверждение).

При определении вида и темы документа принимаются во внимание: функциональное назначение документов, образующих управленческую документацию предприятия; информационный повод для письменного обращения к адресату.

Определившись с видом и темой документа можно приступать к подбору информационных материалов.

При определении состава информационных материалов следует стремиться к тому, чтобы получить в свое распоряжение достоверную, точную и актуальную информацию. Объем этой информации (количество наименований информационных материалов) должен быть достаточным для ясного и убедительного изложения содержания документа.

Определение предварительного варианта структуры документа следует производить исходя из требований, предъявляемых к структуре соответствующих видов документов. В ряде случаев по соображениям практической целесообразности структура подготавливаемого документа может быть уточнена.

Составление чернового варианта содержания документа следует производить таким образом, чтобы обеспечить его ясность и убедительность. Формулируя содержание, необходимо придерживаться заранее определенной структуры документа, а также соответствующего стиля изложения.

Редактирование и корректирование чернового варианта содержания документа имеют целью выявить и устранить в проекте документа ошибки и неточности, оптимизировать его структуру и стиль изложения. Содержание уточненного варианта документа также должно быть надлежащим образом проверено на предмет отсутствия в нем сведений, составляющих охраняемую законом тайну.

Окончательно выверенный проект документа оформляется в соответствии с установленными на этот счет требованиями. Оформление имеет целью обеспечить юридическую силу документа, упростить его изучение, а в конечном счете - способствовать сокращению сроков принятия управленческого решения, повышению его эффективности.

Согласование проекта документа с заинтересованными сторонами производится для оценки обоснованности его содержания, а также для определения соответствия проекта документа законодательным, нормативно-правовым и локальным актам и ранее принятым управленческим решениям. В необходимых случаях по итогам согласования проект документа уточняется и переоформляется.

Полностью подготовленный проект документа представляется на подпись.

 

Заключение

 

В заключении необходимо отметить, что проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы 'и управление.

В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.

В данной работе мы рассмотрели сложившиеся формы и методы работы с документацией в организациях в рамках традиционного делопроизводства и документационного обеспечения управления.

Глобальная информатизация общества, широкое распространение новых информационных и коммуникационных технологий, постепенное внедрение рыночных механизмов и современного менеджмента привели к усилению роли информации в социально-экономических процессах и осознанию ее как важнейшего стратегического ресурса. В связи с тем, что основную часть информационного ресурса составляет документация, можно сказать, что на современном этапе созрели необходимые предпосылки для перехода к концептуально новому способу работы с документами в организациях - управлению документацией на методологии информационного менеджмента.9

Государственная политика в области управления документацией, должна быть направлена на сокращение объемов документооборота, унификацию систем документации, формулирование требований к документам управления, правилам документирования. Закон о документации должен быть подкреплен комплексом подзаконных нормативных актов инструктивно-методического характера.

 

Список используемой литературы

 

 

1. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.
2. Делопроизводство: Учеб. для нач.проф.образования / Е.Н.Басовская, Т.А.Быкова, Л.М.Вялова и др. – М.: ПрофОбрИздат, 2001.
3. Делопроизводство: Справ. Пособие –  Омск, 2005.
4. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М 2001. 
5. Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело 2005. №3.
6. Красавин А.С. Организационное обеспечение делопроизводства // Делопроизводство. – 2002. - № 2.
7. Краткий словарь видов и разновидностей документов. – М.: ВНИИДАД, 1994.
8. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело 2004. №1.
9. Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2003.

 

 

1 Краткий словарь видов и разновидностей документов. – М.: ВНИИДАД, 1994. С. 87

 

2 Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2003. С. 78

 

3 Делопроизводство: Учеб. для нач.проф.образования / Е.Н.Басовская, Т.А.Быкова, Л.М.Вялова и др. – М.: ПрофОбрИздат, 2001. С. 34

 

4 Делопроизводство: Справ. Пособие –  Омск, 2005. С.45

 

5 Делопроизводство: Учеб. для нач.проф.образования / Е.Н.Басовская, Т.А.Быкова, Л.М.Вялова и др. – М.: ПрофОбрИздат, 2001. С. 56

 

6 Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. С. 87

 

7 Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. С. 102

 

8 Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.  С. 122

 

9 Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело 2005. №3. С. 34