Автор работы: Пользователь скрыл имя, 07 Апреля 2015 в 12:35, реферат
Движение документов от момента составления в самой организации или получения от других организаций до сдачи в архив после их обработки и систематизации называется документооборотом.
Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы.
Понятие «документ» возник намного ранее.
Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.
Латинское documentum - доказательство, свидетельство.1
Тема реферата «Документооборот и его составляющие» подразумевает раскрытия основных составляющих, входящих в понятие документооборот.
Движение документов от момента составления в самой организации или получения от других организаций до сдачи в архив после их обработки и систематизации называется документооборотом.
Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы.
Понятие «документ» возник намного ранее.
Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.
Латинское documentum - доказательство, свидетельство.1
По определению специалистов - документоведов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи.
Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «документированная информация (документ) -зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
Но создав документ, с ним надо ещё много работать: учесть, зарегистрировать с тем, чтобы о нём можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т.д.
Организация делопроизводства это емкий процесс, который условно делится на две части:2
- обеспечение своевременного и грамотного создания документов (документирование);
-организация работы с
В работе мы рассмотрим понятие документооборот, его составляющие и особенности управления входящими, исходящими и внутренними документами.
Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.3
В технологической цепочке обработки документов можно выделить следующие этапы: прием и первичная обработка поступающих документов; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрация документов; информационно-справочная работа; направление на исполнение; контроль исполнения; исполнение документов; отправка документов адресатам; формирование дел в соответствии с номенклатурой; хранение и использование документов в текущей деятельности; подготовка и передача дел в архив.
Все документы организации делятся на три документопотока.4
- входящие (поступающие) документы;
- исходящие (отправляемые) документы;
- внутренние документы.
Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т. д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д.); предложения, заявления и жалобы граждан и другие.
Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т. д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.
Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т. д.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.
Эти документопотоки различны по составу, количеству и движению. Следовательно, работа с каждым документопотоком имеет свои особенности.
Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении. Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводств. В целом она показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:
Для каждого из документопотоков в организации разрабатывают маршрут прохождения и составляют схему работы.
Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота, приведенной в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
В организациях прием и первичную обработку документов могут осуществлять: специальное подразделение службы ДОУ — экспедиция (при значительном объеме документооборота); сотрудник службы ДОУ, например экспедитор; секретарь руководителя (при небольшом объеме документооборота).
Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, переданы по электронной почте, факсу, телетайпу и т. д.
При обработке поступающей корреспонденции выполняются следующие виды работ.
Проверяется правильность доставки корреспонденции, цельность упаковки (конверта, бандероли). Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.
Производится сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрываемую.
Вскрывается почти вся корреспонденция. Не вскрываются: конверты с надписью «лично»; документы, адресованные общественным организациям; упаковки, содержащие документы на машинных носителях.
На невскрываемых документах отметка о поступлении делается на упаковке, далее они поступают на сортировку.
Определяется необходимость сохранения упаковки. Конверты сохраняют в случаях если: получена доплатная корреспонденция; адрес отправителя написан только на конверте; дату отправки и получения документа можно установить только по почтовому штемпелю на конверте.
Проверяется комплектность каждой упаковки, то есть наличие всех страниц документа и всех приложений.
В случае обнаружения каких-либо недостатков на самом документе и в регистрационной форме об этом делается отметка, ставится в известность отправитель письма, затем составляется акт.
На сортировку документ передается вместе с этим актом.
При предварительном рассмотрении документов нужно выделить следующие группы документов.
1. Документы, поступающие на рассмотрение руководства (директор и заместители). В эту группу документы попадают по степени важности, по авторству, по виду, по срочности и т. д.
На поступивших к нему документах должностное лицо пишет «Резолюцию» (реквизит 17). В резолюции указывают: исполнителя; содержание поручения; срок исполнения.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем.
Если при предварительном рассмотрении документа устанавливают, что для принятия решения необходимо подобрать дополнительный материал, то такой материал подбирают и передают руководителю вместе с основным документом.
Если в резолюции не указан срок исполнения, то принимается типовой срок (ГСДОУ, Приложение 10 «Перечень типовых сроков исполнения документов). Например, срок исполнения служебного письма - 10 дней).
После резолюции руководства документы возвращаются в службу ДОУ, где в соответствии с резолюцией разрабатывается их дальнейший маршрут.
Резолюция переносится в регистрационную форму.
2. Документы, направляемые в структурные подразделения и не требующие резолюции руководства.
Не передают на просмотр руководителю организации документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя. Это документы, адресованные в структурные подразделения, конкретным исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией.
3. Документы, не требующие регистрации: для них сразу разрабатывается маршрут.
Большинство документов подлежит обязательной регистрации. Это документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, а также предложения, заявления и жалобы граждан.
Не регистрируют поздравительные письма и телеграммы, рекламные проспекты, информационные сводки, присылаемые в копиях для сведения, и некоторые другие документы.
В инструкции по делопроизводству организации должен быть Перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения, с указанием места их регистрации. Основой для создания такого перечня может быть Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, приведенный ниже.
Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения управления: 5
1) письма, присланные в копии для сведения;
2) телеграммы и письма о
3) сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня;
4) графики, наряды, заявки, разнарядки;
5) сводки и информация, присланные для сведения;
6) учебные планы, программы;
7) рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т. п.;
8) прейскуранты;
9) нормы расхода материалов;
10) поздравительные письма и пригласительные билеты;
11) бухгалтерские документы;
12) печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
13) научные отчеты по темам;
14) месячные, квартальные, полугодовые отчеты;
15) формы статистической
Как было отмечено выше все документы организации делятся на:
- входящие (поступающие) документы;
- исходящие (отправляемые) документы;
- внутренние документы.
Управление входящими документами предусматривает:6
Организация доставки (получения) документов осуществляется по каналам почтовой, фельдъегерской (курьерской) либо электрической связи. Подобным образом производится доставка на предприятие писем (в том числе заказных), телеграмм (телетайпограмм), а также бандеролей, посылок, почтовых карточек и подписных изданий.
Получение отдельных видов документов (предназначенных преимущественно для обмена документированной информацией ограниченного объема, имеющей оперативный характер) может быть организовано непосредственно на предприятии при наличии соответствующих технических средств коммуникации. К числу таких документов относятся, в частности, телефонограммы, телексограммы, телефаксограммы, сообщения электронной почты E-mail.
Организация первичной обработки документов, доставленных на предприятие по каналам почтовой, курьерской или электрической связи, включает их прием, проверку целостности упаковки и вложений, проверку правильности адресования, вскрытие конвертов. Как правило, прием входящей корреспонденции, за исключением телеграмм, производится уполномоченным работником предприятия (службы ДОУ) в соответствующем почтовом отделении по доверенности.