Документообеспечение

Содержание.

77. Порядок и правила уничтожения  документов.

63. Регистрация  документов – понятие, основные  цели, системы, регистрационные формы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

77. Порядок и правила уничтожения документов.

  В большинстве случаев документы  организации, состоящие на хранении, подвергают проверке один раз в год — как правило, в период, когда истекают сроки хранения у наибольшего числа документов (что несложно установить при ознакомлении с учетными данными документов).

  С этой целью формируется комиссия в составе председателя и двух-четырех членов. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором перечисляются все проверенные и отобранные для уничтожения документы.

  В том случае, если дело или какой-либо документ уничтожается не в полном объеме или продлеваются сроки его хранения, в акте об этом делается соответствующее примечание.

  На  основании письменного распоряжения руководителя организации комиссия:

   — осуществляет полистную проверку материалов, отобранных для уничтожения;

   __ вносит учетные данные о материалах, признанных ненужными и сроки которых истекли, в акт (указываются полное фактическое наименование документа, количество страниц, в том числе для приложений к нему, гриф документа);

- сосредоточивает отобранные для уничтожения документы 
в определенном месте (в отдельном помещении, шкафу, сейфе или 
отдельной его секции);

• по завершении отбора еще раз сверяет учетные данные и 
  после доклада руководителю кадровой службы передает докумен- 
  ты на уничтожение (методом сжигания или промышленной пере- 
  работки).

  Члены комиссии присутствуют при уничтожении документов (лично уничтожают их) и фиксируют уничтожение каждого из них.

    Уничтожению подлежит не только оригинал, но и все копии, сделанные когда-либо с данного документа и состоящие на хранении.

    По окончании процедуры уничтожения акт подписывается всеми членами комиссии, после чего председатель комиссии представляет акт на утверждение руководителю предприятия.

     Перечисленные в акте сведения о документах (материалах), а также отметка об их уничтожении заверяются подписями всех членов комиссии.

     После утверждения акта об уничтожении производится полномерное списание уничтоженных документов с журналов учета с указанием номера и даты утверждения акта. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

63. Регистрация документов – понятие, основные цели, системы, регистрационные формы.

    Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения".

    Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтверждён.

    Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

    Регистрации подлежат все документы, требующие  специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определённую регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создаётся информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).

    Каждый  документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учётного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.

    Документы регистрируются один раз. В небольшом  учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится, децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

    Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

    Из  документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

    - дата получения;

    - входящий № (индекс);

    - дата документа;

    - индекс документа;

    - регистрационный номер документа;

    - автор (корреспондент) - т.е. чей это документ;

    - заголовок (о чем документ);

    - резолюция;

    - срок исполнения;

    - исполнитель (кто с ним работает);

• ход исполнения;

    - № дела (куда документ помещен после исполнения)

    При регистрации отдельных видов  документов, например обращений граждан, внутренних и исходящих документов сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. Например, при регистрации обращений граждан записывается их адрес.

    Учреждение  имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.

    Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

    Журнальная  система регистрации нужна только тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, Документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

    Можно оставить журнальную систему и в  том случае, когда поступает очень незначительное количество документов.

    Во  всех остальных случаях эта форма  регистрации устарела, так как  затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

    Более удобной является карточная система  регистрации документов. Форма карточки (РКК регистрационно-контрольной  карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

    Для ведения карточной системы регистрации  в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

    Количество  экземпляров заполняемых регистрационных карточек (их обычно называют регистрационно-контрольными карточками - РКК) определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две.

    Наиболее  рациональной является сегодня регистрация  документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.

    Карточку  на документ можно заполнить сначала  не полностью, до передачи документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка дозаполняется, т.е. эти сведения вносятся в нее.

    При четком взаимодействии с руководителем, если руководитель утром просматривает полученную корреспонденцию, можно сначала дать документы на просмотр руководителю, а затем, уже, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму.

    Заполнив  карточку, одну из них помещают в  сроковую картотеку, другую в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.

    При регистрации на ПЭВМ, данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введённых показателей.

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ   .

1. Письма присланные для сведения (копии).
2. Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок.
3. Технические задания на командирование специалистов за ру 
   беж и сметы по командированию.
4. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
5. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
6. Сводки и информация, присланные для сведения.
8. Учебные планы и программы.
9. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конфе 
   ренций.
10. Прейскуранты.
11. Технические условия.
12. Претензии.

 12. Нормы и нормативы расходов материалов. 
13. Поздравительные письма.

14. Пригласительные билеты.
15. Документы по заключению коллективных договоров.
16. Бухгалтерские документы.

1 7. Планово-финансовые  документы.

18. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
19. Формы статистической отчетности.
20. Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с по 
    меткой «лично» и общественным организациям. 
    21.Объяснительные записки. 
21. Арбитражные и исковые документы.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

35. Назначение, содержание, составление и  оформление штатного расписания организации.

    Штатное расписание (изменение штатного расписания) составляется по каждому подразделению, входящему в состав организации, и утверждается руководителем структурного подразделения. Основой для составления штатного расписания является нормативный документ организации «Схема должностных окладов работников структурного подразделения». Штатное расписание подразделения содержит перечень всех открытых должностей, количество штатных единиц по каждой должности, размер должностного оклада и размер надбавки (надбавок) в рублях.

    Процессы ведения штатного расписания заключаются в выполнении работниками действий по составлению штатного расписания в рамках действующей схемы должностных окладов путем подготовки и утверждения проектов перечня изменений штатного расписания.

    Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным на то органом. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    52.Документирование  процедур перемещения  кадров внутри предприятия.

    Важнейшей функцией отдела кадров является документирование процесса движения кадров на предприятии. С этой целью разработана инструкцию, которая определяет порядок оформления при приеме на работу, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.