Документальное обеспечение

4.2.3. Ошибки, возникающие  в результате незнания  структуры сложного  предложения 

   Трудно  представить письменную речь без  сложноподчиненных предложений. Совмещая просьбу и причины, побудившие обратиться с просьбой, отказ и его убедительную аргументацию в рамках единой конструкции, сложные предложения придают большую убедительность просьбе и смягчают впечатление отказа, позволяют подчеркнуть важные смысловые оттенки, привести аргументы, дать подробное обоснование основных положений и т. д. Кроме того, использование союзов и союзных слов дает возможность точно определить те смысловые отношения, которые наблюдаются между отдельными частями развернутого высказывания.

   При построении сложных предложений  следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами что, который, если, вследствие того, что, при условии, чтобы, где, как.

  Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами. Этим достигаются сжатость и лаконизм текста. Например:

  «Направляем Вам для сведения Основные положения  Единой государственной системы делопроизводства, одобренные Федеральным агентством...» (вместо: «которыеодобрены»). 

  4.2.4. Неправильное использование  предлогов 

  Наиболее  частая ошибка — неправильное использование предлогов. В служебной письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом о и с зависимыми существительными в предложном падеже типа: «вопрос о доверии; решение о кадрах; соглашение с ...» и т. д. Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога о, что создает языковые помехи. Например:

  «Директор завода отметил о  важности поставленной проблемы».

  Правильно:

  «Директор отметил важность поставленной проблемы».

  «Это  показывает о том, что мы терпимо  относимся к недостаткам».

  Правильно:

  «Это  показывает, что мы терпимо относимся  к недостаткам».

  «Цех  нуждается в ремонте, о производстве которого мы настоятельно требуем».

  Правильно:

  «Цех  нуждается в ремонте, производства которого мы настоятельно требуем».

  «Нет  сомнений о том, что  проводимая отделом  работа большая и важная». Правильно:

  «Нет  сомнений в том, что  проводимая отделом  работа большая и важная».

  Встречаются документы, когда составители служебных  писем не различают случаев, когда  речь идет об учреждении, а когда о его здании. Например: «В наше предприятие приглашены на практику студенты-первокурсники» (правильно : «На наше предприятие...»).

4.2.5. Неправильное согласование  в падеже 

  Составители служебных писем часто допускают  неправильное согласование в падеже. Наиболее частым является неверное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного.

    Неправильно:

«Согласно Вашей просьбы...»  « Согласно приказа...»  « Согласно решения...»

  Правильно:

«Согласно Вашей просьбе...»  «Согласно приказу..:»  « Согласно решению...»

  Слово «руководство» требует после  себя не родительного, а творительного падежа.

Например, неправильно писать: «Руководство производственной практики осуществляется ведущими специалистами организации». Правильно:

«Руководство  производственной практикой  осуществляется ведущими специалистами организации». Рассмотрим следующий пример:

     «Институт ходатайствует  о постоянной регистрации  в г. Москве    сотруднику Петрову Н.А.».

  В этом случае следует употребить слово  «сотрудник» в родительном падеже или использовать выражение:

    «Институт ходатайствует  о предоставлении  постоянной регистрации... сотрудника...».