Документальное обеспечение

Содержание 

Введение                                                                

1. Язык и стиль служебных документов

1.1. Язык служебных документов

1.2. Стиль служебных документов

2. Лексика

2.1. Неправильное использование слов и терминов

2.2. Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов 

2.3. Не различение слов-паронимов

3. Орфография

4. Грамматика

4.1. Морфология

4.2. Синтаксис

Заключение 

Список  литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     В современном динамичном мире  значение документов трудно переоценить,  т.к. документ является основным  носителем информации, на базе  которого принимается решение.

     Составление служебных документов - трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих.

     В документах отражается и учитывается деятельность любой организации, фирмы, предприятия. Ведение многих документов предписано законами и нормативными актами. От того, насколько грамотно составлен и оформлен документ, часто зависит решение вопроса, а от быстроты получения и обработки информации — своевременность принятия решений.

  Большое количество документов, составлено так, как будто их составители никогда раньше не писали служебных писем, не составляли отчетов, актов, протоколов и других деловых документов. Составители часто неоправданно усложняют текст, увлекаются деепричастными оборотами.

  Особое  значение уделяется языку и стилю  служебных документов. В них встречается много ошибок, например,  зачастую употребляется несколько слов с одним и тем же значением, не соблюдается порядок слов в русской письменной речи, неправильно употребляется иноязычная лексика, которая нередко приводит к тавтологии. Из-за незнания элементарных правил составления деловых документов работники теряют на этом процессе значительную часть рабочего времени.

      
 
 
 

1. Язык и стиль  служебных документов

1.1. Язык служебных  документов 

     Язык служебных документов требует однозначности толкования основных ключевых понятий, выраженных в терминах. Для документационного обеспечения управления это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на нее, и неточное употребление того или иного термина может иметь юридические последствия.

     Язык служебных документов должен удовлетворять следующим требованиям:

1. Соблюдение норм делового стиля и современного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более  четко и полно.

2. Наличие слов, употребляющихся преимущественно в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (типа "надлежащий", "должный", "вышеуказанный", "нижеподписавшийся" и т.п.).

3. Использование  терминов и профессионализмов  (обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь юридических и бухгалтерских.

4. Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания, например: "в целях оказания помощи", "в порядке оказания помощи".

5. Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений — предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями. 
 

1.2. Стиль служебных  документов 

     Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Различают такие функциональные стили,  как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой. 

      На стиль  служебной документации распространяются законы составления текстовых документов с точки зрения так называемого официально-делового стиля речи. Этот стиль имеет свои специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка (научного, публицистического, художественного). В официально-деловом стиле речи выделяются подстили: законодательный, инструктивно-методический, организационно-распорядительный, статистический, технический, дипломатический и др.

     При подготовке текста служебного  документа должны соблюдаться  следующие основные принципы: достоверность  и объективность содержания, полнота  информации, краткость изложения,  отсутствие рассуждений и повествования,  нейтральность тона изложения,  использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной  оценки ситуации и фактов.

  Для содержания служебной документации характерна тенденция к ограничению числа затрагиваемых вопросов. Рекомендуется составлять, в частности, служебные письма по одному вопросу, чтобы они не содержали тематически разнородную и логически не связанную информацию.

  Характерной особенностью синтаксиса официального документа является логичное построение предложения. Порядок слов в предложении должен отражать логическую последовательность элементов содержания и соответствовать традиционным для русского языка нормам словорас- положения.

  Несмотря  на то, что в русском языке относительно свободный порядок слов в предложении, т. е. члены предложения не имеют фиксированного места, как в некоторых других языках (например, в английском, где имеет место твердый порядок слов), существуют определенные правила расположения слов.

   Слово в тексте документа употребляется  только в одном из значений, принятых в официально-деловой письменной речи.

  Необходимо, чтобы каждому понятию соответствовал один термин. И здесь очень важное значение имеет использование стандартизованной терминологии.

  К сожалению, составители деловой  документации зачастую допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Лексика

     Основное количество ошибок в служебных письмах относится к лексическим. Природа их кроется в ряде случаев в недостаточной грамотности отдельных адресантов   

2.1. Неправильное использование слов и терминов

     Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова бывают знакомы лишь узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тексте. Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значение, например: «редуктор» в химической промышленности означает «приспособление для снижения давления газа», а в машиностроении — «приспособление, снижающее число оборотов валов».

  Стремление  придать словам большую значимость выливается в «терминологическую игру», приводящую к разнообразным ошибкам. Часто встречаются обороты, которые в стилистике именуются расщеплением сказуемого: вместо «премировать» пишут «производить премирование», вместо «монтировать» — «производить монтаж», вместо «внедрить» — «осуществить внедрение».

  В служебных письмах очень много  отглагольных существительных с окончанием на -ание, -ение, придающих речи ярко выраженный канцелярский характер. Нередко также встречаются образованные по их образцу слова с отрицанием, которые особенно затрудняют восприятие текста, например, несогласование, шкомацдирование. Сложно понять смысл таких иногда употребляемых слов, как «недополучение», «недовыполнение». 
 
 
 

2.2. Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов  

        Часто в, деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Например, «срок выполнения может быть пролонгирован» вместо «продлен», «презентовать» вместо «представить».

  При использовании иностранного слова  необходимо точно знать его смысл. Например: «Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы».

  Слово «лимит» означает «предельная норма». Лимитируются средства, а не расходы, т. е. дается предельная норма денежных средств, в пределах которых осуществляются те или иные расходы.

  Употребление  нескольких слов с одним и тем  же значением (конвенция — соглашение, экстраординарный — особенный) часто затрудняет работу с документами, особенно при обработке их на машине.

  Заимствование иностранных слов — закономерный путь обогащения всякого языка. Однако нет смысла использовать иностранное  слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной  лексики должно быть обусловлено  тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

  Неправильное  употребление иноязычной лексики нередко  приводит к тавтологии.

  Тавтологией называются смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие факторы; данное явление полностью проявляется в условиях... Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.

  В следующих примерах иностранные  слова привносят нежелательные  ассоциации:

  «Новый  станок — настоящий ас среди своих  собратьев».

   «Во время испытаний новое устройство сохраняло свой приоритет».

     Плеоназмом (греч. pleonasmos — излишество) называется частичное совпадение значения слов, образующих словосочетание: памятный сувенир (сувенир — подарок на память), передовой авангард (авангард — те, кто идет впереди), совместное сотрудничество (сотрудничество — совместная работа, совместное решение проблем). Часто встречаются выражения:«промышленная индустрия» (в слове «индустрия» уже заключено понятие «промышленная»); «форсировать строительство ускоренными темпами» (форсировать — вести ускоренными темпами); «потерпеть полное фиаско» (фиаско и есть полное поражение). Как отмечалось выше, одной из причин плеоназма является неправильное употребление иностранной лексики.

   Тем не менее можно указать не один случай, когда оценка правильности (неправильности) словоупотребления требует осторожности. Например, неправильно: «прейскурант цен» (прейскурант — перечень цен), однако допустимы выражения типа «прейскурант розничных цен», «прейскурант местных цен», в рамках которых понятие цены конкретизируется и получает форму развернутого словосочетания. Неправильно: «своя автобиография» (автобиография — описание собственной жизни). 

2.3. Не различение слов-паронимов 

     Смысловая точность речи — одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность служебного письма. Неправильно выбранное слово может исказить фразу или придать тексту нежелательный оттенок. Речевой ошибкой, связанной с незнанием значения слова, является не различение слов-паронимов.

     Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся значением: гарантийный — гарантированный; поместить — разместить, оплатить — заплатить и т. д.

   Часто составители служебных писем  путают значение слов «командированный»  и «командировочный». Слово «командированный» образовано от глагола «командировать» и имеет значение «лицо, посланное в командировку». Например, «командированный специалист». Однако часто вместо слова «командированный» употребляется слово «командировочный». Слово «командировочный» образовано от имени существительного «командировка» и обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием: «командировочное удостоверение», «получить командировочные». Слово «командировочный» не может относиться к человеку, это — ошибка.