Индивидуальные  документы разрабатываются конкретными  организациями для внутреннего  пользования.

Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными  функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы  имеют заранее напечатанный текст  с пробелами, которые заполняются  при окончательном оформлении документа  в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т. к. экономят время на подготовку.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части  листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица - документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и  боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих  граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой  информационной емкостью, позволяет  строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать  аналогичные данные. В табличной  форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.

Государственный классификатор управленческой документации содержит такие классы документов:

организационно-распорядительная документация;

первично-учетная  документация;

банковская  документация;

финансовая  документация;

отчетно-статистическая документация;

плановая документация;

ресурсная документация;

торговая документация;

внешнеторговая  документация;

ценовая документация;

документация  труда, социальных вопросов и социальной защиты населения;

документация  бытового обслуживания населения;

бухгалтерско-учетная  документация;

документация  Пенсионного фонда;

словарно-справочная документация.

Система документации - это совокупность взаимосвязанных документов, которые используются в определенной сфере деятельности.

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам (территориальному, функциональному, уровню управления и т.п.). Выделяют функциональные системы документации - организационно-распорядительная, плановая, отчетностатистическая и др., т.е. присущие всем органам управления. Системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министерств, ведомств), принято считать отраслевыми. Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны, и их трудно разграничить.

У нас в стране в связи с развитием автоматизации управленческих процессов разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму.

Унифицированная система документации (УСД) - система  документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированные формы документов разрабатываются  и утверждаются министерствами и ведомствами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы собственности.

Государственный классификатор управленческой документации выделяет такие системы документации:

организационно-распорядительная документация;

первично-учетная  документация;

банковская  документация;

финансовая  документация;

отчетно-статистическая документация;

плановая документация;

ресурсная документация;

торговая документация;

внешнеторговая  документация;

ценовая документация;

документация  по труду, социальным вопросам и социальной защите населения;

документация  по бытовому обслуживанию населения;

бухгалтерско-учетная  документация;

документация  по Пенсионному фонду;

информационно-справочная документация.

Организационно-распорядительная документация - система документации, используемая для решения организационно-распорядительных заданий управления.

Организационно-распорядительная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство.

Органы государственной  власти и государственного управления, все учреждения, организации и предприятия отражают свою деятельность в распорядительных документах. В соответствии с положениями о государственных органах классифицируются и распорядительные документы.

К распорядительным документам, отражающим административно-управленческую деятельность учреждений, относятся:

постановления - правовые акты, принимаемые высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящими перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

решения - правовые акты, принимаемые исполнительными комитетами. Решения оформляют также результаты деятельности и других коллегиальных органов - коллегий, министерств и ведомств, научных советов и т.п.

распоряжения - акты управления государственного органа, имеющие властный характер, присвоенные должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющие обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.

уставы - своды  правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности.

положения - нормативные  акты, имеющие сводный кодификационный  характер и определяющие порядок  образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства, единого органа, структурного подразделения (комиссии, группы).

приказы - акты, издаваемые руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений исполкомов местных Советов народных депутатов, руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий, действующими на основе единоналичия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом.

инструкции - правовые акты, издаваемые органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные вопросы, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов.

протоколы - документы, фиксирующие ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

докладные и  объяснительные записки: докладные  записки - документы, адресованные руководству  и излагающие какой-либо вопрос с  выводами и предложениями составителя; объяснительные записки - 1) документы, поясняющие содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщения должностного лица, поясняющие какое-либо действие, факт, происшествие, представляемые вышестоящему должностному лицу.

акты - документы, составленные несколькими лицами и  подтверждающие установленные факты  или события.

отчёты и  др.

Первично-учетная  документация - система документации, используемая для управления производственно-хозяйственной  деятельностью субъектов предпринимательской деятельности, организаций, которые не занимаются предпринимательской деятельностью, всех форм собственности.

Банковская  документация - система документации, используемая для осуществления  расчетно-денежных операций через банки.

Финансовая  документация - система документации, используемая для организации финансовых взаимоотношений субъектов экономики.

Отчетно-статистическая документация - система документации, используемая для решения задач государственной статистики и получения статистической информации.

Отчет - документ, содержащий сведения о результатах  деятельности за определенный период времени. Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетность.

Государственная статистическая и ведомственная  отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территориальным органом. По срокам представления она может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой и годовой.

В каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о  выполнении планов, заданий, разовых  поручений руководства или поручений вышестоящей организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации. Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться: отчет или справка отчетного характера.

Государственная статическая и ведомственная  отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами.

Плановая документация - система документации, используемая для решения задач прогнозирования и планирования развития экономики.

Результаты  планирования фиксируются в плановых документах, которые имеют следующие  названия: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная  схема.

Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок: несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного  вида работ.

Отраслевые  планы и программы разрабатываются  органом исполнительной власти, для подведомственных учреждений и организаций. Утверждаются руководителем органа исполнительной власти (министерства или ведомства) и являются обязательными для выполнения. Контроль за их выполнением осуществляется соответствующим федеральным органом исполнительной власти.

Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются  администрациями краев, областей, районов, городов, и других территориальных  образований и действуют в  рамках территории. Как правило, они  касаются вопросов социального и экономического развития и благоустройства территорий.

Планирование  деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме  плана, программы или графика. При  наличии в учреждении коллегий, советов, комиссий их деятельность также планируется.

Разрабатываются плановые документы руководством с  привлечением квалифицированных специалистов и обязательно проходят стадию согласования и утверждения.

Программа подписывается  руководителем подразделения, ответственного за разработку программы. Утверждаются программы руководителем вышестоящей или данной организации или коллегиальным органом (собранием, советом, коллегией и т.п.).

План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная.

Планы организаций  оформляются на общем бланке. Обязательными  реквизитами плана являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления  плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Планы структурных подразделений оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.