Делопроизводство в Древнерусском государстве

Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появился ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметки о контроле, о направлении в дело и др.

В целом делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей.

Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности органов делопроизводства и волоките.

1.4. Система министерского  делопроизводства в XIX — начале XX в.

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний эшелон — высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами императрицы Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы центральных и местных учреждений.

Новая система управления — министерская, основанная на принципе единоначалия,— зародилась в недрах старой коллежской системы — в коллегиях конца XVIII в. Президенты получили более широкие права, чем ранее. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления.

Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой системы: сначала коллегии ввели в состав созданных министерств; позже при министрах образованы советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. Тем не менее, отношение к министрам как единоличным исполнителям воли царя и определило делопроизводство министерств как «исполнительное».

Каждому министру предписывалось создать канцелярию и иметь товарища (помощника).

Одновременно с министерствами в 1802 г. был учрежден Комитет министров — высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходившие за рамки компетенции отдельного министра и требовавшие совместного согласованного решения.

1 января 1810 г. создан Государственный совет — высшее законосовещательное учреждение. Одновременно с этим проведена реформа Сената, который стал высшей судебной инстанцией, выполняя также функцию надзора за правительственным аппаратом.

Окончательно единоличное министерское начало победило лишь с изданием 28 января 1811 г. «Общего учреждения министерств» — законодательного акта, определившего всю систему министерского устройства, включая их делопроизводство и порядок взаимоотношений с другими учреждениями и лицами. Министры назначались самим императором и были ответственны только перед ним. В основу всей организации министров был положен принцип единоначалия: директора, возглавлявшие департаменты, подчинялись непосредственно министру, начальники отделений — директорам департаментов, столоначальники — начальникам отделений (см. рис. 1.2).

Рис. 1.2. Структура министерств XIX — начала XX в.

«Общим учреждением министров» вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств от создания документов и до их архивного хранения.

Само понятие «делопроизводство» (этот термин появился во второй половине XVIII в.) обозначало деятельность, которой занималась не только и не столько канцелярия, сколько весь аппарат учреждения в целом.

Термин «делопроизводство» происходит от сочетания слов «производство дела», а под «делом» в то время понималась не папка с документами, как в современном делопроизводстве, а рассматриваемый и решаемый вопрос: производство дела — это не что иное, как решение дела.

Поскольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, делопроизводство понималось и как «правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще и исполнительных бумаг».

В канцелярию министра поступали указы и повеления верховной власти, переписка министра. Представления от подчиненных органов направлялись министру в случае их крайней важности или срочности. На его имя поступали отзывы и жалобы на решения департаментов, а также секретные дела.

Непосредственно в департаменты поступали переписка с другими учреждениями и мирами равной степени подчинения, представления от подчиненных учреждений, предписания министра и дела из канцелярии министра с его резолюцией.

Все поступающие в министерства дела делились на три категории:

текущие (поступавшие на общих основаниях — донесения, ведомости, представления, переписка);—

чрезвычайные (для их решения требовалось принятие новых постановлений), или дела по обнаруженным злоупотреблениям;—

срочные, «не терпящие времени».—

Чрезвычайные и срочные дела рассматривались в первую очередь.

Документы, создававшиеся в процессе «производства дела», можно разделить на две группы:

документы, составляющие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы и т. д.);1)

документы, поступавшие из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе «исполнительные бумаги».2)

Самостоятельную стадию «производства дела» составляла «отправка дел», включавшая регистрацию отправляемых документов в журналах и непосредственную отправку.

Для регистрации документов, направляемых в вышестоящие учреждения, подчиненным местам и мирам, существовали отдельные журналы. Они предусматривали запись сведений, используемых для контроля исполнения документов, т. к. дело не считалось завершенным, пока не было получено рапорта об исполнении или о невозможности исполнить решение по каким-либо причинам.

Ревизия дел — проверка их ведения — составляла самостоятельный участок делопроизводства. Она являлась функцией начальников отделений, директоров департаментов; в губерниях — начальников присутственных мест и самого губернатора. Ревизия дел предусматривала проверку порядка хранения документов и дел, правильности составления заголовков дел, сроков рассмотрения дел, причин задержки в их рассмотрении.

Последняя стадия «производства дел» по «Общему учреждению министерств» — отчеты. Законом устанавливалось три вида отчетов: отчеты в суммах, отчеты в делах и отчеты в «видах и предложениях» (т. е. финансовые отчеты, отчеты о деятельности, планы работ на следующий год).

Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к созданию различных форм документов.

В делопроизводстве появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав их реквизитов включались название учреждения, наименование структурного подразделения учреждения (департамент, отделение, стол), дата составления документа, регистрационный индекс документа.

Обособленное место занимал заголовок к тексту документа: он располагался непосредственно под реквизитами бланка.

Появилась и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер входящего документа»), которая не имела пока унифицированного вида и могла выглядеть по-разному: «Ответ на №…» или «От такого-то» и т. п.

Приобрел устойчивый вид и реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве,— это указание должности лица (в дательном падеже) или наименование присутственного места.

Была установлена определенная форма удостоверения документа: подписи и скрепы на документе включали наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ, и его личную подпись.

Развитию делопроизводства способствовало появление пишущих машинок, телеграфа (телеграммы),телефона (телефонограммы).

Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности в военном. Однако из-за начавшейся Первой мировой войны опыт совершенствования делопроизводства в военном ведомстве не был заимствован другими министерствами и ведомствами царской России, а произошедшие в 1917 г. революции — вначале Февральская, затем Октябрьская — привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но строился на принципиально новых основах.

www.std 72.ru