Архивное хранение электронных документов на предприятии

Анкетирование показало, что электронные документы  уже не являются чем-то экстраординарным. Без них трудно представить деятельность основных структурных подразделений предприятий и учреждений. В настоящее время эти документы носят вспомогательный характер, однако, нужно помнить, что 5-6 лет назад их практически не существовало (особенно в органах управления). Трудно сказать, какое место в документировании управленческих и производственных процессов электронные документы займут еще через 5 лет. С уверенностью можно говорить только об одном: чтобы в будущем государственные электронные архивы смогли принимать эти документы на хранение, уже сейчас необходима разработка государственных стандартов для электронного делопроизводства и документооборота, уже сейчас необходим их учет и экспертиза ценности, уже сейчас необходимо задуматься о системе их размещения и хранения. 
 
Т.Н. Горенек, Мосгорархив, отсметила, что в Москве проведена перепись информационных ресурсов. Сегодня стоит вопрос о введении единых правил и стандартов оформления таких ресурсов, создания единого классификатора. Кроме того, сейчас речь идет о том, что справочно-информационное обеспечение правовых АИПС будет передаваться в архив вместе с документами. 
 
А.Н. Сокова, ВНИИДАД, в своем докладе выразила сомнение в перспективах архивного хранения электронных документов. Она отметила, что сегодня мы видим не "взрыв архивного дела", а взрывное увеличение бумажного документооборота, сопровождаемое дублированием оперативной информации в информационно-справочных системах и базах данных. Докладчик призвала внимательнее отнестись к достижениям архивоведения 60-80-х гг., таким как ГОСТ (6.10.4-84), в соответствии с которым придавалась юридическая сила документам на машинном носителе и машинограмме. В той части, в которой он касается документов на магнитных лентах и дисках он не устарел. Как не устарели и некоторые выработанные тогда термины и понятия. Следует обратиться и выработанным тогда классификаторам, которые были подготовлены для различных отраслей и систем, сетей. Сегодня этот вопрос стоит тоже остро. Не следует думать, что внедрение таких истем произойдет легко. Опыт внедрения АСУ "Контроль" по решениям Моссовета показал, что только 15% решений можно проконтролировать. 
 
Н.В. Суетина, Петрозаводский государственный университет, представила доклад "О внедрении компьютерных технологий в дисциплину "Автоматизированные системы ДОУ". Докладчик представила методические рекомендации, разработанные для этого курса и изложила принципы преподавания, позволяющие готовить специалиста, свободно ориентирующегося как в рынке программных продуктов, так и в нормативно-правовых аспектах ДОУ. Докладчик считает, что выполнение однообразных работ по подготовке и заполнению документов необходимо проводить с использованием стандартных пакетов прикладных программ (типа MS Word и Excel), предусматривающих создание документов на основе типовых форм и шаблонов с учетом требований ГОСТ, нормативных актов Российской Федерации и других нормативно- методических документов. 
 
СУД "Канцелярия", разработанная региональным центром информационных технологий Петрозаводского государственного университета, отвечает всем требованиям учебного курса и кроме того широко распространена в предприятиях и учреждениях Карелии. Л.П. Афанасьева, ИАИ РГГУ, выступила с докладом "Электронные документы в преподавании архивоведческих дисциплин". Основное внимание докладчик уделил проблемам преподавания по новому учебному плану. В нем достаточно много дисциплин, связанных с информатизацией. На 4 курсе начинается новая дисциплина "Автоматизированные архивные технологии (ААТ)", основанная на междисциплинарном подходе, совмещающая знания информатики и документоведения.