Архивное дело в РФ

В Советском  Союзе были созданы первые кино- и фоноархивы, благодаря которым мы сегодня можем увидеть и услышать давно минувшее. К сожалению, сейчас ситуация с пополнением этих архивов изменилась в худшую строну: даже государственные теле- и радиовещательные компании не считают нужным отправлять обязательный экземпляр своей аудиовизуальной продукции в соответствующие государственные архивы. И это - несмотря на то, что в начале 2004 года было принят новый вариант закона «Об обязательном экземпляре документов» (Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ с изменениями от 27 декабря 2000 г., 11 февраля 2002 г.), предполагающий обязательную поставку в Федеральные архивы любого аудиовизуального произведения. Очевидно, что здесь большую роль играет широкая востребованность такого информационного продукта и значительная финансовая выгода от его продажи и существующая очень незначительная ответственность за нарушение архивного законодательства, и поэтому производители просто блокируют передачу документов такого рода на государственное хранение. Ведь, в случае наличия таких документов в архиве, они будут доступны для многих пользователей. Здесь происходит столкновение авторских прав на информационный продукт и названного Закона «Об обязательном экземпляре документов», что требует дальнейшего совершенствования законодательства в таких, на первый взгляд, далеких друг от друга областях.

Наши архивы во многом уникальны. Для многих зарубежных партнеров огромный интерес представляет покупка у России сырой архивной информации - копий, микрокопий, электронных копий документов и т.д. Этот вопрос представляет собой предмет ожесточенных споров, хотя несомненно, что Россия не должна идти на масштабные проекты, связанные с продажей такой информации. Сегодня наша страна вышла из полосы кризиса начала-середины 90-х годов прошлого века. И поэтому курс, который был взят когда-то на такую форму международного сотрудничества в архивном деле, уже не является оправданным. Алексеева Е.В. и др. Архивоведение - М.: ПрофОбрИздат, 2004 - 272с. 
 
 
 
 
 
 
 

4. Автоматизация архивного  дела

Одним из факторов, определяющих способность архивов  полно и точно удовлетворять  все возрастающую потребность в  ретроспективной информации, является степень автоматизации архивных технологий, охватывающих процессы комплектования архивных фондов, учета и обеспечения  их сохранности, работы с научно-справочным аппаратом, выполнения информационных запросов и учета использования  фондов.

В настоящее  время, когда реформированию подвергаются практически все стороны общественного  устройства, многократно возрастает ценность архивной информации. Удовлетворить  потребность общества в ней возможно лишь путем информатизации архивной отрасли, то есть создания оптимальных  условий для этого. В связи  с новым пониманием архива как  части информационных ресурсов и  информационной системы, важнейшей  задачей архивной отрасли становится развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности и всестороннего  использования Архивного фонда  России.

Для архивных учреждений актуальными являются справочно-информационные системы, обеспечивающие автоматизацию  учета, анализа и технологии выполнения основных функций архивов, а также  автоматизированные информационные системы  и базы данных, оперирующие полнотекстовой информацией. Информационная поддержка  основных видов деятельности государственных  архивов осуществляется путем создания совместимого программного обеспечения  в виде комплекса взаимосвязанных  баз данных, его внедрения, практического  использования. 

В оптимальном  варианте эти базы данных должны функционировать  в локальной вычислительной сети архивного учреждения как комплекс локальных или распределенных баз  данных. Ядром этого комплекса  является база данных, содержащая сведения учетного характера на уровне фонда  и описи о сохранности архивных материалов, о составе и содержании документов. Состав программного обеспечения  определяется существующими нормативно-методическими  документами, регулирующими деятельность архивных учреждений, и характером сложившихся внутриотраслевых информационных потоков. Вместе с тем, в случае необходимости, он может быть расширен.

Разработкой и  внедрением автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых  систем занимаются специалисты отдела автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем, который входит в структуру Росархива.

Главными задачами отдела автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем являются:

1. разработка  основных направлений развития  информационно-поисковых систем;

2. использование  автоматизированных архивных технологий;

3. создание баз  и банков данных, выполнение оформительских  и печатных работ.

Важным этапом работы отдела явилось внедрение  в эксплуатацию программного комплекса  «Архивный фонд - 3» в 2003 году, рекомендованного Росархивом для информационного обеспечения функций государственного учета и контроля за хранением документов, их сохранностью.

Специалистами отдела разработано и внедрено программное  обеспечение:

1. базы данных  «Учет фондов», с основными  сведениями о количестве и  составе фондов, движении документов, научно-справочном аппарате;

2. базы данных  «Учет физического состояния  дел», содержащей основные сведения  о физическом состоянии дел;

3. базы данных  «Персоналии», включающей в себя  биографические сведения о номенклатурных  работниках региона.

В стадии внедрения  находится база данных «Перечни основных вопросов, рассмотренных на заседаниях коллегиальных органов по фондам КПСС, ВЛКСМ, профсоюзных и других общественных организаций 1917-1991 гг.».

Программа «Архивный  фонд - 3» представляет собой автоматизированный информационный массив о составе  и содержании документов, состоянии  их сохранности и научно-справочного  аппарата на уровне фонда и описи. Программное обеспечение позволяет  автоматически формировать паспорт  архива, составлять тексты путеводителей  по фондам архива, статистические отчеты, осуществлять контроль за хранением документов, развитием и совершенствованием научно-справочного аппарата.

Структура разделов базы данных организована в соответствии со структурой и группировкой основных показателей, описывающих объект. К  ним отнесены характеристики научно-справочного  аппарата к документам фонда; классификация  документов по различным параметрам; физическое состояние документов фонда, а также показатели, характеризующие  виды архивных документов, их носители, язык, условия хранения, использования, форму организации материала; показатели, характеризующие объем документов фонда.

В комплексе  с программой «Архивный фонд - 3»  работает программа «Фондовый каталог», предназначенная для автоматизации  централизованного государственного учета архивных документов и контроля над сохранностью документов. Программа  реализована в виде автоматизированного  каталога архивных фондов. Это дает возможность передавать сведения в  Центральный фондовый каталог Росархива в электронном формате. Система автоматически формирует сводные паспорта, сводные статистические отчеты, перечни архивных фондов, статьи для подготовки структурных и тематических межархивных путеводителей. Грум-Гржимайло Ю.В., Сергеева А.Г. Разработка автоматизированных архивных технологий // Информационное общество. - 2003. - № 4. 
 

Заключение

Архивные документы  являются важнейшим источником достоверной  информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно  обращаются как отечественные, так  и зарубежные исследователи.

Вопросами комплектования архивов, а также хранения и использования  архивных документов занимается наука  архивоведение. Основное отличие архивоведения  от документоведения состоит в том, что архивоведение занимается информацией, не актуальной в настоящий момент времени.

Весь комплекс архивных документов именуется архивным фондом. Архивный фонд Российской Федерации  представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного  наследия народов Российской Федерации.

Современными  признаками организации документов Архивного фонда Российской Федерации  являются: организация архивных фондов и архивных документов по формам собственности; организация архивных фондов и архивных документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации; организация архивных фондов и архивных документов по срокам хранения.

Архивный фонд Российской Федерации делится на две большие части - государственную  и негосударственную. Хранение государственной  части архивного фонда РФ осуществляется государственными и ведомственными архивами. Негосударственную часть  Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся  в собственности негосударственных  объединений и физических лиц.

в 2004 году был  принят Федеральный закон «Об  архивном деле в Российской Федерации». В законе детально проработаны вопросы  организации архивной работы по всем направлениям. О хранении, комплектовании, учете и использовании архивных документов в Закон входят три  самостоятельных раздела: «Хранение  и учет архивных документов», «Комплектование  архивов архивными документами», «Доступ к архивным документам и  их использование». Новый закон более  чем в два раза расширяет содержание, определения, термины и характеристики различных вопросов работы с архивными  документами по сравнению с Основами законодательства.

Одним из факторов, определяющих способность архивов  полно и точно удовлетворять  все возрастающую потребность в  ретроспективной информации, является степень автоматизации архивных технологий, охватывающих процессы комплектования архивных фондов, учета и обеспечения  их сохранности, работы с научно-справочным аппаратом, выполнения информационных запросов и учета использования  фондов.

Разработкой и  внедрением автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых  систем занимаются специалисты отдела автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем, которой входит в структуру Росархива. 

Список  литературы

1. Федеральный  закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об  архивном деле в Российской  Федерации».

2. Алексеева  Е.В. и др. Архивоведение - М.: ПрофОбрИздат, 2004. - 272с.

3. Алексеева  Е. В. Организация документов  и дел в пределах архивного  фонда (фондирование) // Справочник  секретаря и офис-менеджера. - 2004. - № 9.

4. Алексеева  Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведнические аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел архивного фонда Российской федерации // Секретарское дело. - 2000. - №3.

5. Автократов  В.Н. Теоретические проблемы отечественного  архивоведения / Сост., вступ. ст. Хорхордина Т.И. - М.: РГГУ, 2001. - 395с.

6. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело. - 2000. - №3.

7. Грум-Гржимайло Ю.В., Сергеева А.Г. Разработка автоматизированных архивных технологий // Информационное общество. - 2003. - № 4.

8. Козлов В.П.  Российское архивное дело. Архивно-источниковедческие  исследования - М.: ТЕРМИКА, 2004.