Архив негосударственной организации

Ниже приводятся сроки хранения документов в архиве учреждения.

 

3.3 Передача дел на хранение в государственный архив

Документы принимаются от ведомств по описям дел для постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а так же по актам приема-передачи.

Передача документов из каждого учреждения – источника комплектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3 – 5 лет (в зависимости от объема документов фондообразователя). Естественно, что если у архива 200 источников комплектования, регулярное комплектование возможно только при составлении графика приема документов из учреждений. Комплектование государственного архива документами данного фондообразователя осуществляется в несколько этапов:

1. сначала на заседании ЭПК госархива утверждается опись дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается в государственном архиве);
2. затем в ведомственный архив выезжает сотрудник государственного архива для проверки физического и санитарно-гигиенического состояния дел, оформления дел и т.д.
3. на последнем этапе, в соответствии с описями поединично передаются дела на постоянное хранение. В особо ценных делах  проверяется количество листов. Если количество дел в описи больше количества реально передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, а ведомственный архив составляет справку о причинах отсутствия дел.

Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается учреждение, передающее документы, и архив, в который они поступают. Причина передачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвидации учреждения), а также реальное количество передаваемых копий. Количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственного архивов.

Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи (в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверждения описи на ЭПК государственного архива). Один экземпляр описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах описи, переданных в государственный архив, делается отметка о передаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи.

Прием документов от источников комплектования негосударственной части Архивного фонда РФ имеет свою специфику. Как показывает опыт, сохранность документов у этих фондообразователей оставляет желать лучшего, поэтому рекомендуется принимать документы через пять лет после окончания их делопроизводства. Собственники документов могут передавать свои документы в собственность государства на хранение в учреждения Федеральной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки. При этом передача права собственности на документы оформляется соглашением (договором) с архивным учреждением.

В случае необходимости условия хранения и использования документов могут включать ограничения права доступа и использования документов, содержащих тайну личной жизни, коммерческую тайну, являющихся объектом авторского права и др.

Документы личного происхождения также могут поступать в государственный архив по договору дарения, по завещанию, по решению суда или нотариальных органов о признании документов бесхозными, по договору купли-продажи.

На временное хранение (депонент) документы личного происхождения передаются на основании личного заявления владельца.

При приеме документов также составляется акт приема-передачи, к которому прилагается сдаточная опись.

Особо важное значение имеет договор между архивом и владельцем, поскольку на его основе документы передаются в государственную собственность. Поэтому следует детально обсудить с владельцем каждый его пункт.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

При написании курсовой работы мною были исследованы учебные материалы следующих авторов: Алексеева Е.В. Архивоведение, Тельчаров А.Д. Архивоведение.

Курсовая работа включает в себя три главы. В первой главе, которая называется «Состав АФ РФ» описывается структура и характеристика состава АФ РФ.

Вторая глава носит название - Архив негосударственной организации. В этой главе характеризуется негосударственная организация и негосударственная часть АФ РФ, а так же хранение архивных документов.

Третья глава под названием «Комплектование архива» включает источники комплектования архива, передачу дел на хранение в ведомственный и государственный архивы.

В данной курсовой работе я пришла к следующим выводам:

1. Архивный фонд Российской Федерации — это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.
2. Негосударственная организация — это самостоятельное, самоуправляемое, формальное сообщество людей, добровольно объединившихся на равных для постоянного (регулярного) достижения общих целей, проведения совместной работы, направленной на реализацию социально полезных (законных) интересов.
3. Негосударственные образования (в том числе юридические лица) в процессе своей деятельности создают собственные архивы. В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах они относятся к негосударственной части Архивного фонда РФ.
4. Для документов государственной и негосударственной частей АФ РФ могут применяться разные категории сроков хранения - постоянное, временное, постоянное в собственности государства, депозитарное.
5. Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.
6. После оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы:

1. Алексеева Е.В. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – М.: ПрофОбр-Издат, 2002. – 172 с.
2. Основные правила работы архивов организаций (от 06.02.2002).
3. «Основные правила работы организаций» М.: 2003

4. Тельчаров А.Д. Архивоведение. М.: Издательство ПРИОР, 2005. – 160 с.

5. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". М., 2004