Аналитический обзор СЭД

1. Составить своеобразный аналитический  обзор рынка программных  продуктов.

 

Анализируя тенденции  развития мирового рынка программных  продуктов, можно отметить тот факт, что СЭД стали своеобразными  средствами  помощи в систематизации данных после информационного взрыва, произошедшего в 90х годах, когда в организациях появилось огромнейшее количество неупорядоченной информации, содержащейся в электронном виде.

В мире существует такое понятие, как ЕСМ. ЕСМ (Enterprise Content Management) это т.н. управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией. В широком смысле этому понятию, на мой взгляд, соответствует российский термин ДОУ, в более узком - ЕСМ в России начали заменять аббревиатурой СЭД.

По мнению экспертов, в настоящее время рынок СЭД находится на пике расцвета. Большинство организаций автоматизируют те или иные бизнес-процессы обработки документов. Со стороны среднего и малого бизнеса также проявляется интерес к системам и реальный спрос. Можно смело сказать, что к настоящему времени большинство самых известных программных продуктов прошли и период острого интереса к ним, и т.н. фазу спада по мере перехода к его реальному использованию, а затем плавного роста обсуждаемости уже не как новинки, а как практически освоенной рынком технологии.

Также можно  отметить, что в период с 2003 по 2006 года в мире наблюдалась т.н. реструктуризация рынка. Это выражается в том, что  на смену прежней группе лидеров-поставщиков  СЭД (такие как Documentum, Hummingbird, FileNet) пришли глобальные платформенные вендоры (EMC, IBM, Microsoft, Oracle), пытавшиеся привязать поставляемые продукты к своему базовому ПО. 

2. Изучить рынок и выявить  наиболее популярные продукты (8-10).

 

Наиболее популярными  СЭД в России считаются: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies), МОТИВ (Мотив).

Наиболее популярные СЭД в мире: Action Technologies, Documentum, FileNet, Gauss Interprise, Hummingbird, Hyland Software, Ideal, Interwoven, Siemens Nixdorf, Staffware plc,

Tower Software, Tower Technology. 

3. Составить и записать краткую  характеристику каждой системы (слабые и  сильные стороны, особенности).

 

Критерии, по которым  можно проанализировать возможности рассматриваемых систем с точки зрения технической реализации тех или иных задач СЭД: регистрация и ввод документов; работа с документами; управление потоками работ (Workflow) и контроль;

поиск и анализ информации; информационная безопасность; поддержка бумажного документооборота; стандартные средства настройки. 

По данным на декабрь 2010 года по критерию «регистрация и ввод документов» наилучшей считается СЭД ЕВФРАТ. В ней возможны все операции, связанные с регистрацией и вводом документов. Немного отстает от ЕВФРАТА система «DocsVision», в ней отсутствуют: проверка документов на дублирование при регистрации, автоматический разбор содержания документа.

Наихудшей по данному критерию СЭД считается «МОТИВ». В ней отсутствуют такие операции, как: создание документа по шаблону, создание документа на основе существующего, регистрация документов из MS Office/OpenOffice, регистрация со сканера(т.е. отсутствие встроенных средств распознавания), возможность потокового ввода документов, проверка документов на дублирование при регистрации. Примерно такие же операции отсутствуют также в СЭД: PayDox, Globus Professional, 1С:Документооборот.  

Критерий  «работа с документами».

Наилучшая система – ЕВФРАТ, немного отстают DocsVision, ДЕЛО, Directum и Босс-референт. 

В ЕВФРАТЕ отсутствуют  операции: встроенные средства просмотра  прикрепленных файлов, работа с документами  в режиме off-line.

В «DocsVision» помимо вышеназванной операции «работа с документами в режиме off-line» отсутствуют также: возможность назначения ответственного исполнителя по документу, возможность использования промежуточных отчетов по исполнению,

В системе «ДЕЛО» отсутствуют: встроенные средства просмотра  прикрепленных файлов, автоматическое протоколирование доставки, получения и прочтения сообщений в системе, ведение отдельной архивной базы документов.

В системе «Directum» отсутствуют: встроенные средства просмотра прикрепленных файлов, возможность назначения ответственного исполнителя по документу, возможность использования промежуточных отчетов по исполнению, ведение отдельной архивной базы документов.

В системе «Босс-референт»  отсутствуют: автоматическая выдача напоминаний  о нарушении срока рассмотрения, о приближении и нарушении  срока подготовки проектов,

работа с документами  в режиме off-line, ведение листа согласования, свой рабочий стол с любого места (удалённый доступ).

В системе «МОТИВ»  отсутствует наибольшее количество операций по критерию «работа с документами»: встроенные средства просмотра прикрепленных файлов, изменение прикрепленных файлов, регистрация документа на основе утвержденного проекта, возможность назначения ответственного исполнителя по документу, работа с документами в режиме off-line, ведение листа согласования, автоматическое протоколирование доставки, получения и прочтения сообщений в системе, ведение отдельной архивной базы документов.

В системе Globus Professional отсутствуют сходные с СЭД «МОТИВ» операции, кроме изменения прикрепленных файлов.

В системе PayDox отсутствуют сходные с СЭД «МОТИВ» операции, а также возможность использования промежуточных отчетов по исполнению, но присутствуют операции ведения листа согласования и ведения отдельной архивной базы документов. 

Критерий  «Управление потоками работ (Workflow) и контроль»

Наилучшей в  этом разделе СЭД считается DocsVision. В ней присутствует возможность выполнения всех операций по данному критерию.

На втором месте  Directum. Некоторые из операций возможны только при приобретении дополнительного ПО.

Наихудший результат - 1С:Документооборот. Отсутствуют следующие возможности: обеспечение свободной маршрутизации документов, возможность расширения маршрутов движения документов, возможность отсрочки исполнения, автоматическая обработка документов, выдача задач на группу, делегирование полномочии (постоянное/временное), автоматизация приёма/отказа поручений к исполнению.

В Globus Professional отсутствуют: возможность отсрочки исполнения, автоматическое ведение этапов исполнения работ, автоматизация приёма/отказа поручений к исполнению, рассылка уведомлений по электронной почте.

В PayDox отсутствуют: выдача задач на группу, автоматизация приёма/отказа поручений к исполнению.

В «Босс-Референт»  отсутствуют: возможность отсрочки исполнения,  некоторые возможности  доступны только при приобретении дополнительного ПО.

В системе «Дело» отсутствует возможность: обеспечения  свободной маршрутизации документов, возможность расширения маршрутов  движения документов, автоматическая обработка документов,

В СЭД «ЕВФРАТ» отсутствуют: возможность отсрочки исполнения, выдача задач на группу, делегирование полномочии (постоянное/временное).

В СЭД «МОТИВ»  отсутствуют: возможность отсрочки исполнения, привязка маршрутов к  типам документов, исполнителям и  т.д., автоматическая обработка документов, выдача задач на группу, делегирование полномочии (постоянное/временное), автоматизация приёма/отказа поручений к исполнению.  

Критерий  «Поиск и анализ информации»

Системы «ЕВФРАТ» и DocsVision обладают наибольшим объёмом возможностей по данному критерию. СЭД «МОТИВ» имеет наименьшее число операций, среди отсутствующих: наличие шаблонов поиска с иерархическим или классифицируемым их хранением, построение отчетов по результатам поиска.

В системе PayDox отсутствуют шаблоны поиска с иерархическим или классифицируемым их хранением.

1С:Документооборот - отсутствуют шаблоны поиска с иерархическим или классифицируемым их хранением, нет возможности создания отчетов по процессам обработки документов, построения отчетов по результатам поиска. 

Критерий  «Информационная безопасность»

Использование ЭЦП возможно во всех СЭД.

Разграничение прав доступа к объектам системы  – возможно во всех СЭД, но в некоторых для этого требуется приобретение дополнительного ПО.

Протоколирование  действий пользователей – возможно во всех СЭД.

Организация резервного копирования БД – доступна во всех СЭД. 

Критерий  «Поддержка бумажного  документооборота»

Подготовка бумажного  документа по шаблону возможна во всех СЭД, кроме PayDox, 1С:Документооборот, Босс-референт, МОТИВ.

Вывод на печать формы РК документа возможен только в системах ЕВФРАТ, ДЕЛО, 1С:Документооборот. 

Критерий  «Стандартные средства настройки»

Возможность использования  сложных элементов при проектировании (таблиц, структуры) есть только в системах ЕВФРАТ, DocsVision, Босс-Референт.

Средства настройки  шаблонов документов (MSOffice) отсутствуют в системах Globus Professional, Босс-Референт, 1С:Документооборот, МОТИВ. 

4. Подвести  итоги 

 

На мой взгляд, рассмотренные мной программные  продукты не случайно популярны в  нашей стране. Некоторые из них неплохо отвечают критериям оценки СЭД. Особенно я бы выделила среди перечисленных системы ЕВФРАТ, DocsVision и ДЕЛО.

Данные программные  продукты используются предприятиями  и организациями России, но не настолько  широко, насколько могло бы быть. Думаю, в ближайшие пять-семь лет в нашей стране подавляющее большинство компаний перейдет на электронный документооборот и внедрит в организацию документных потоков отвечающие своим потребностям СЭД.