Акт: понятие,реквизиты ,классификация ,процедура оформления

                                             Содержание :

 

 

Введение................................................................................................................

 

1.Акт......................................................................................................................

 

2.Реквизиты  акта..................................................................................................

 

3.Требования  к оформлению текста акта...........................................................

 

4.Процедура  оформления акта............................................................................

 

5.Заключение........................................................................................................

 

6.Литература.........................................................................................................

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                      Введение

 

         Признание делопроизводства в кадровой службе российскими учеными и практиками, введение этой дисциплины в учебные планы ведущих высших учебных заведений составляет главнейшее содержание нового этапа развития отечественной науки документирования управленческой деятельности. В практической деятельности основной задачей делопроизводства является документационное обеспечение управления организации.

 

         Изучение дисциплины помогает ответить на самые насущные вопросы, поставленные жизнью. Сегодня повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.

 

        Целью данной курсовой работы является узнать что такое АКТ,ознакомиться с его реквизитами , классификацией и процедурой оформления .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                      

 

 

                                                           1.  АКТ

 

         Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

 

         Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов; акт списания материалов, коммерческий акт и т.д.

 

         Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

 

         Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами фирмы. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные о фирме.

 

         Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

 

          Далее указывается состав комиссии: фамилия председателя, фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности и фамилии присутствующих.

 

Акт может  иметь заголовок, например, «Акт о  недостаче ТНП» или «Акт приема-передачи документов с грифом «Конфиденциально».

 

         В основной части акта излагаются цели, задачи и существо проведенной работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). В конце текста могут быть указаны сведения о количестве экземпляров и о месте их нахождения.Акт подписывается председателем и членами комиссии.

 

         Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение руководителем предприятия и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.

 

         Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Коммерческий акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в коммерческом акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

 

 

                                                 2 .Реквизиты акта

 

      Реквизиты акта:

 

- наименование организации  (наименование министерства или  ведомства, структурного подразделения) - автора документа;

 

 - наименование вида документа - АКТ;

 

 - дата (дата актируемого события, которую проставляют сразу, независимо от того, когда подписан акт);

 

 - номер (на одной строке с датой);

 

 - заголовок документа;

 

 - место издания (город);

 

 - текст (пишут через 1,5 интервала);

 

 - приложение (если есть);

 

 - грифы утверждения и согласования (если необходимо);

 

 - подпись (лиц, указанных в вводной части, с расшифровкой фамилий, указанием инициалов; должность не указывают);

 

 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

 

 Реквизиты отделяют друг от друга 1,5-3 интервалами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Требования  к оформлению текста акта

 

1. В заголовке к  тексту акта следует писать  название или краткое содержание  актируемого факта или события.

 

2. Текст акта состоит  из двух частей: вводной и констатирующей.

 

2.1. Вводная часть акта  строится по схеме:

 

- основание;

 

- составлен комиссией  в составе…;

 

- председатель;

 

- члены комиссии.

 

2.2. При перечислении  лиц, участвовавших в составлении акта, указывают должности, инициалы, фамилии.

 

Если акт составлен  комиссией, то первым указывают председателя комиссии, его должность, инициалы и  фамилию. Фамилии членов комиссии располагают  в алфавитном порядке, нумеруют арабскими  цифрами и пишут через полтора интервала.

 

2.3. В констатирующей  части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной  работы, фиксируются установленные  факты.

 

2.4. В тексте акта  должны быть сведения о количестве  экземпляров акта и месте их  нахождения.

 

3. Дата акта должна  соответствовать дню актируемого  факта или события.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.Процедура  оформления акта .

 

       Акты всегда составляются в присутствии нескольких сотрудников, которые выступают в качестве свидетелей.  В дальнейшем благодаря составленному акту могут быть приняты решения, которые могут изменить ход событий, повлиять, на чью-либо жизнь.   Достаточно часто акты используются при судебных разбирательствах.   На основании статьи 230 ТК РФ, акты приема-сдачи документов, ценностей, при проведении инвентаризации и в других случаях составляются только специально созданной для этих целей комиссией.

 

        Самой распространенной причиной в области составления актов является нарушение трудовой дисциплины сотрудником организации.

       Отметим, что в данном случае установленной формы для издания акта с такой формулировкой нет. Поэтому будем прибегать к практической стороне вопроса.

       Итак, к наиболее распространенным проступкам относят:

 

-прогулы;

 

-появление на работе в состоянии опьянения;

 

-несвоевременное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;

 

-некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;

 

-некачественное выполнение распоряжений, приказов, заданий руководства;

 

-несвоевременное выполнение распоряжений, приказов, заданий руководства.

 

     Структура акта о нарушении дисциплины труда состоит из следующих элементов:

 

 - дата, место и время составления;

 

 - автор акта;

 

 - свидетели составления акта;

 

 - конкретное указание нарушения работника;

 

 - предварительные объяснения нарушителя;

 

 -подписи свидетелей;

 

 -подпись составителя акта;

 

 -подпись работника о том, что он ознакомлен с актом.

 

      В случае отказа работника, совершившего проступок, ставить свою подпись в акте об ознакомлении с ним, мы обязательно делаем пометку об этом факте.

 

      Если на работе сотрудник появился в алкогольном или наркотическом опьянении, то акт незамедлительно составляется в этот же день. Ознакомление сотрудника, совершившего проступок, в данной ситуации происходит на следующий день.

 

     В случае отказа дать объяснение в акте обязательно фиксируем причину, которую озвучил работник (почему он не захотел делать объяснение).

 

     Если в организации существует утвержденный бланк для фиксации акта, то всю информацию мы фиксируем в нем. Либо можно использовать специальный бланк организации для оформления акта.  реквизитов:

 

      Заголовок должен согласовываться со словом «акт» и стоять в родительном или предложном падеже.

 

        Обязательно в акте укажите количество составленных экземпляров и, если есть, зафиксируйте приложения к акту.

 

        Если акт подписан всеми участниками события, то он вступает в силу с момента его подписания всеми заинтересованными лицами.    В случае несогласия кого-либо, делается на акте отметка о его отношении, потом им ставится подпись, и акт вступает в силу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                 

                                                   Заключение.

 

         Изучение делопроизводства и его основ помогает ответить на самые насущные вопросы, поставленные жизнью. Сегодня повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.

      В данном реферате мы узнали,что АКТ- документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) .

         Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, порядок регистрации, хранения и т.д., наметить круг вопросов для проверки. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                    Литература

 

1. Кудряев  В.А. Организация работы с документами:  Учебник/Под ред. Проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 592 с. - (Серия «высшее образование»).

 

2. Воронов  Ю.С., Овчинников С.А. Документоведение: Учебное пособие для студентов  специальности «Документоведение  и документационное обеспечение  управления» / Сост. Ю.С. Воронов, С.А Овчинников. - Саратов: Изд. центр СГСЭУ, 2006. - 176 с.

 

3. Основные  декреты и постановления советского  правительства по архивному делу 1918-1982 гг. -- М.: Главархив СССР, 1985.

 

4. Кудряев  В.А. Управление документацией  и новые информационные технологии. -- М: Научная книга/ Под ред. В.А. Кудряева 1998. -- 137 с.

 

5. Воронов  Ю.С., Овчинников С.А. Организация  и технология документационного  обеспечения управления: Учебное  пособие для студентов специальности  «Документоведение и документационное обеспечение управления Ю.С. Воронов, С.А Овчинников. - Саратов: Изд. центр СГСЭУ, 2006. -64 с.

 

6. Стенюков  М.В. Документы. Делопроизводство: Прктич. Пособие по документационному  обеспечению деятельности предприятия.  М.В. Стенюков М.: Приор, 1996.

 

7. Ларин М.В.  Управление документацией в организации.  М., 2002.

 

8. Кирсанова  М.В. Современное делопроизводство. М., Информ-М, 2006.

 

9. Митяев К.Г.  История организации делопроизводства  в СССР: Учеб. Пособ. М., 1959.

 

10. Н.А. Храмцовская.  Проблемы современного делопроизводства. Секретарь-референт, №5 2008

 

 

11. Елисеев  В.А. Актуальные проблемы современного  делопроизводства и документооборота.