Сумма начислений платежному контингенту  работников предприятия заработной платы за отчетный период (с учетом налогов и других удержаний в соответствии с законодательством) составляет фактический фонд заработной платы.

    В фонд заработной платы включаются начисленные  предприятием суммы оплаты труда в денежной и натуральной формам за отработанное и неотработанное время, стимулирующие доплаты и надбавки, компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда, премии и единовременные поощрительные выплаты, а также выплаты на питание, жилье, топливо, носящие регулярный характер. Оплата труда в не денежной форме может производится в соответствии с коллективным или трудовым договором по письменному заявлению работника. При этом доля заработной платы, выплачиваемой в не денежной форме, не может превышать 20 % общей суммы заработной платы.

    Стимулирующие доплаты и надбавки к тарифным ставкам и должностным окладам работников производятся за профессиональное мастерство, за класс квалификации, совмещение профессий и должностей и т.д.

    Компенсационные выплаты, связанные с режимом  работы и условиями труда, включаемые в фонд заработной платы, выражаются в виде доплат за работу в ночное время, в выходные и праздничные дни, часы сверхурочной работы, выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда (по районным коэффициентам; процентные надбавки за стаж работы в районах Крайнего Севера, в приравненных к ним местностям и т.п.).

    К фонду заработной платы относится  материальная помощь, предоставленная всем или большинству работников предприятия, так как в этом случае оно носит премиальный  характер. Кроме того, в фонд заработной платы включаются суммы, начисленные работникам в соответствии с действующим законодательством за неотработанное время. К этим суммам относятся, например,  оплата ежегодных и дополнительных отпусков, оплаты льготных часов подростков, рабочего времени, затраченного на выполнение государственных и общественных обязанностей, оплата учебных отпусков, предоставленных работникам, обучающимся в образовательных учреждениях и т.п.

    Суммы, начисленные за ежегодные и дополнительные отпуска, включаются в фонд заработной платы отчетного месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в отчетном месяце.

    Суммы, причитающиеся за дни отпуска  в следующем месяце, включаются в фонд заработной платы следующего месяца.

    Таким образом, в отличие от элемента «Затраты на оплату труда», учитываемого в себестоимости продукции, выполненных работ и услуг, в состав фонда заработной платы включаются начисленные суммы независимо от источников и срока фактической выплаты.

    К выплатам социального характера  относятся: компенсации и социальные льготы, предоставленные работникам, в частности, на лечение, отдых, проезд, трудоустройство; выходное пособие при прекращении трудового договора; материальная помощь, оказываемая по семейным обстоятельствам, на погребение; единовременные пособия, уходящим на пенсию работникам; возмещение платы родителей за детей в дошкольных учреждениях и другие выплаты (без социальных пособий из государственных и негосударственных внебюджетных фондов).

    При натуральной форме оплаты труда  и предоставленных социальных выплат в отчеты по труду включаются исходя из расчета по рыночным ценам, сложившиеся в данном регионе на момент начисления. Если товары или продукты предоставлялись  по пониженным ценам, то в отчеты включается разница между их полной стоимостью и суммой, уплаченной работниками.

    Расходами, не относящимися к фонду заработной платы и выплатам социального  характера, являются: доходы по акциям и другие доходы от участия работников в собственности предприятия (дивиденды, проценты, выплаты по долевым паям и др.); страховые взносы в пенсионный и другие социальные фонды; взносы за счет средств предприятия в негосударственные пенсионные фонды; выплата пособий по временной нетрудоспособности из фонда социального страхования; выплаты по договорам личного, имущественного и иного страхования; командировочные расходы; расходы, выплаченные взамен суточных; надбавки к заработной плате за вахтовый метод работы, за подвижной (разъездной)  характер работы; стоимость выданной спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты; прочие расходы.

    Контроль  за правильностью использования  фонда заработной платы, выплат социального  характера и расходов,  не относящимся к ним, осуществляется руководителями структурных подразделений (филиалов), вышестоящими органами управления, банками и налоговыми органами. Банки контролируют правильность выдачи денежных средств со счетов предприятий на оплату труда и других выплат. Кроме того, суммы, начисленные и выплаченные работникам на предприятии, подвергаются проверке налоговыми органами в части правильного удержания и своевременного перечисления в бюджет налога с физических лиц, отделениями социальных фондов в части правильного расчета и своевременного перечисления страховых взносов.

    Заработная  плата должна начисляться работникам исходя из установленных условий оплаты труда с соблюдением финансово-штатной дисциплины. Бухгалтерия предприятия обязана контролировать соблюдение штатов, должностных окладов, тарифных ставок, правильность расчетов заработной платы и удержаний из нее по имеющимся первичным документам, штатным расписаниям, сметам фонда заработной платы и другим материалам.

    В настоящее время начисление заработка  персоналу, определение размера удержаний из него, операции по бухгалтерскому учету труда и заработной платы предприятия, как правило, осуществляют с применением компьютерной техники, требующих  цифрового кодирования данных, подвергаемых обработке. Все виды начисляемых персоналу сумм,  а также удержаний из их заработка закодированы и сведены в специальную номенклатуру, утвержденную Министерством путей сообщения для обязательного повсеместного и единообразного применения.

    В номенклатуре приведены наименования видов оплаты и удержаний с  присвоенными им кодами, а также  указана, в каких случаях суммы  по конкретным видам оплаты включаются в соответствии с действующим законодательством в расчеты, осуществляемые при определении среднего заработка, например, за время очередного отпуска, при выплате пособий по нетрудоспособности, назначении пенсии, либо при расчете  среднего заработка за месяц, например, для определения  размеров налога с доходов физических лиц, начисления надбавки по районному коэффициенту и др.

3. Учет рабочего  времени и выработки

       Основными задачами учета рабочего времени  являются: контроль за своевременной  явкой на работу и ухода с нее; учет фактически отработанного времени, в том числе часов сверхурочной, ночной работы, простоев, часов работы в праздничные и выходные дни; учет работников, находящихся в отпусках, командировках, отсутствующих по болезни; учета невыходов на работу по неуважительным причинам (прогулов), опозданий и других нарушений трудовой дисциплины и связанных с этим потерь рабочего времени; создание информационной базы для начисления оплаты труда повременщикам, для учета выполнения норм выработки и контроля за начислением заработной платы сдельщикам, определения среднесписочной численности работников и составления отчета по труду и заработной плате.

       Расчет  заработка основан на определении  времени, затрачиваемого на выполняемую работу. Это относится не только к повременной форме оплаты труда, но и к сдельной (через норму времени на единицу продукции и расценку).

       Норма рабочего времени за определенные периоды (неделя, месяц, квартал, год) исчисляется по расчетному графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу  и воскресенье,  исходя из следующей продолжительности ежедневной работы (смены): при 40-часовой рабочей неделе – 8 ч., в предпраздничные дни – 7 ч.; при продолжительности рабочей недели менее 40 ч. – количество часов, получаемое в результате деления установленной продолжительности рабочей недели на пять дней (накануне праздничных дней в этом случае рабочее время не сокращается).

       Ежедневный  учет рабочего времени ведется  на тех предприятиях и видах работ, где труд работающих строго регламентирован в течение рабочего дня и не связан с круглосуточный работой. При этом работа может быть  организована в одну, две или три смены, по режиму пяти или шестидневной рабочей недели.

       Контроль  за своевременным началом и окончанием работы может быть организован по одной из следующих систем: карточной – с помощью контрольных часов; жетонной – с применением табельных жетонов или марок; пропускной – посредством сдачи пропусков в проходной предприятия; рапорно-ведомостной – с использованием рапортов или табельных ведомостей, составляемых начальниками цехов, участков, отделов, производителями работ, мастерами, бригадирами; с помощью контрольно-пропускных устройств.

       При невозможности организовать работу в условиях пяти – или шестидневной рабочей недели, применяется суммированный учет рабочего времени. При таком учете ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени по графику может в определенных границах отклоняться от установленной законом продолжительности рабочего дня или рабочей недели, но с условием, чтобы общая продолжительность рабочего времени не превышала нормального числа рабочих часов за месяц.

       Рабочее время всех работников предприятия  учитывают в таких первичных документах, как «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы» и «Табель учета использования рабочего времени». Во втором случае в табеле отражается только учет использования рабочего времени, а заработная плата начисляется в расчетно-платежных ведомостях.

       Для облегчения составления статистической отчетности по труду в табеле фамилии работников располагают по категориям: рабочие, руководители, специалисты и служащие. Включение работников в табеле и исключение из него могут производиться на основании приказа о приеме на работу, перемещении или увольнении.

       Табель  учета использования рабочего времени ведется в разрезе структурных подразделений предприятия. За каждое число месяца в табеле указывают часы, фактически отработанные в урочное и сверхурочное время, в праздничные дни, часы  ночной работы, часы недоработки и неявок с обозначением их причин в соответствии с отраслевым перечнем видов затрат рабочего времени и причин отсутствия на работе. Например, выходные дни отмечают буквой «Е», а отпуск – буквой «О», ночные часы работы – буквой «Н» и т.д.

       Если  время работы приходится на два числа, то запись делают в двух графах: в одной – от начала дежурства (работы) до 24 ч. и в другой – с 0 ч. до окончания работы. Часы работы в ночное время (с 22 до 6 ч. утра) в табеле показывают дробью. При этом в числителе проставляют общее число часов работы, в знаменателе – в том числе часы работы в ночное время (например, 8/Н-6).

       В случаях, когда работник часть рабочего дня отсутствовал по  той или  иной причине, в табеле в графе  этого дня также проставляют  дробь: в числителе указывают число отработанных часов, в знаменателе – число часов отсутствия на работе и условное обозначение причины отсутствия.

       Табель  можно вести не только способом сплошной регистрации использования рабочего времени, но и регистрации в нем одних лишь отклонений от нормального рабочего дня, когда указываются часы и условия обозначения неявок, опозданий, простоев, сверхурочной работы и т.д. Однако при  любом способе табельного учета отклонения в использовании рабочего времени, подлежащие оплате, должны быть оформлены специальными оправдательными документами: приказами на командировку, листками о временной нетрудоспособности, о простое, списком лиц, работавших сверхурочно, справками и т.п. После отметки в табеле эти документы предают в бухгалтерию для ведения расчетов с работниками предприятия.

       По  окончании месяца в табеле подсчитывают и проставляют по каждому работнику дни и часы фактической работы, дни неявок, праздничные и выходные дни, часы ночной и сверхурочной работы. Табель составляют в одном экземпляре табельщик, нарядчик, дежурный по депо, мастер цеха или лицо, на это уполномоченное.

       Оформленные табели учета использования рабочего времени передают в бухгалтерию два раза в месяц для расчета оплаты труда, корректировки сумм аванса и контроля, за правильностью расчетов с персоналом.

       Сверхурочные  работы допускаются законодательством  в исключительных случаях. Время сверхурочной работы учитывают на основании списка лиц, работавших сверхурочно. Такой список заполняет мастер (бригадир) на всех работников, основное время которых учитывается в табеле. Согласно списку, подписанному руководителем подразделения, в табеле учета использования рабочего времени делается отметка по числам месяца об отработанных каждым работником сверхурочных часах.