Учет товарных операций в оптовой торговле

       Для усиления контроля за состоянием товарных запасов в соответствии с установленным нормативом, сохранностью товаров на торговых предприятиях, выполнением плана товарооборота и финансовых результатов очень важно правильно организовать отчетность материально-ответственных лиц.

       Существуют  три формы материальной отчетности:

       -  непосредственная передача работниками предприятий приходных и расходных документов в бухгалтерию;

       -  передача работниками предприятий приходных и расходных документов в бухгалтерию с сопроводительными реестрами;

       -  передача работниками предприятий этих же документов с товарными отчетами.

       Форма отчетности зависит от объема информации и количества документов, степени внедрения ПЭВМ, места и времени таксировки документов, вида учета товаров в бухгалтерии (суммового и количественно-суммового), способа ведения аналитического учета товаров в бухгалтерии (количественно-суммового, оперативно-бухгалтерского (сальдового) или по отчетам материально-ответственных лиц).

       Так, передача первичных приходных и  расходных документов без сопроводительных сводных документов производится только при ведении в бухгалтерии оперативно-бухгалтерского способа аналитического учета. В этом случае с согласия материально-ответственных лиц подтверждением приема-сдачи документов может служить подпись работника бухгалтерии в карточках складского учета о проверке записей по каждой операции. Это не менее убедительное подтверждение сдачи документов в бухгалтерию, чем сопроводительный реестр.

         Передача документов в бухгалтерию при реестрах производится:

       -  если на складах с большой номенклатурой товаров ведется сортовой количественный учет и при этом способ ведения учета в бухгалтерии количественно-суммовой;

       -  при отпуске товаров по нетаксированным документам и при их большом числе.

       Товарные  отчеты применяются в следующих  случаях:

       -  если на предприятиях по некоторым группам продовольственных и непродовольственных товаров ведется только суммовой учет (при получении на это разрешения);

       -  на складах с небольшой номенклатурой товаров, где аналитический учет ведется по отчетам материально-ответственных лиц.

       В зависимости от ассортимента товаров, хранимых на предприятиях, товарные отчеты могут составляться или в суммовом, или в количественном выражении. Так, на складах с небольшим ассортиментом товаров товарные отчеты составляются с указанием количества по каждому наименованию или группе товаров, на складах с большим ассортиментом товаров и на предприятиях розничной торговли - только в стоимостном выражении.

       В реестре (перечне) перечисляют приходные  и расходные документы с указанием их даты, номера, наименования поставщика и покупателя. В реестре на непродовольственные товары, как правило, указывается сумма полученного или отпущенного товара и тары по каждому документу. В нем, однако, не определяется остаток товаров и тары на начало и конец отчетного периода, количество полученных и отпущенных товаров за отчетный период. В связи с этим он не может обеспечить оперативный контроль за состоянием товарных запасов и их движением.

       В товарных отчетах показывается (в  стоимостном выражении) движение товаров, начиная с остатков на начало отчетного периода и заканчивая остатками на конец отчетного периода. В приходной части товарного отчета заведующий складом записывает документы с указанием наименования поставщика, номера и даты документа, стоимости товаров по учетным ценам. По этому же принципу документы записываются в расходную часть товарного отчета. Затем подсчитываются итоги по приходу и расходу за отчетный период, а также нарастающим итогом с начала месяца. Кроме того, показываются остатки на начало и конец отчетного периода - последние подсчитываются арифметическим путем (к остатку на начало отчетного периода прибавляется итог по приходу и вычитается итог по расходу).

       Кроме традиционных форм товарных отчетов  и реестров некоторые оптовые предприятия применяют свои разработки. Так, специализированные оптовые организации ежедневно составляют ведомость о движении товаров и тары. В ней указываются: цена, количество и стоимость каждого поступившего и отпущенного вида товара, его остатки на начало и конец дня. К ведомости прилагается реестр документов. Такая группировка имеет большое статистическое значение, позволяет ежедневно проверять полноту и правильность отражения данных аналитического учета, содержащихся в документах.

       Контроль  за состоянием товарных запасов и  сохранностью ценностей зависит также от соблюдения сроков и порядка представления отчетности. Эти сроки обычно дифференцируются в зависимости от количества документов и специализации предприятия. Однако во всех случаях целесообразно установить одинаковую периодичность представления отчетов материально-ответственными лицами. Такой порядок способствует усилению оперативного контроля за состоянием товарных запасов и их движением. Сроки представления товарных отчетов или реестров определяют руководитель и главный бухгалтер предприятия.

       Первый  экземпляр товарного отчета или  реестра вместе с приложенными первичными документами сдают в бухгалтерию, а второй остается у материально-ответственного лица. Приемку товарных отчетов при партионном учете товаров (тары) на складах специализированных оптовых баз бухгалтерия производит непосредственно на месте с одновременной сверкой записей в партионных картах. Вместе с товарным отчетом заведующий складом сдает в бухгалтерию под расписку и все закрытые партионные карты, которые хранятся в специальной картотеке. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       2.4  Инвентаризация товаров на оптовых складах и учет ее результатов. 
 

       Инвентаризацию товаров на оптовых складах проводят с целью контроля за их сохранностью, соблюдением условий хранения товарно-материальных ценностей, проверки рабочего состояния весоизмерительного оборудования, ведения складского учета, выявления неходовых, залежалых, с истекающими сроками реализации, подлежащих уценке товаров, их порчи, боя, применения мер к сокращению товарных потерь и приведения учетных данных в соответствие с фактическим наличием ценностей.

       В соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете  и отчетности» сроки проведения инвентаризации имущества устанавливаются руководителем предприятия.

       Инвентаризацию  товаров в обязательном порядке проводят; при смене собственника или реорганизации предприятия; при ликвидации предприятия; перед составлением годовой отчетности; при смене руководителя предприятия или материально ответственных лиц; при установлении фактов хищений, других злоупотреблений имущественного характера, порчи, утраты имущества или по иным причинам (пожар, стихийное бедствие); по решению контролирующих, судебных и иных уполномоченных на то органов.

       Порядок инвентаризации товаров на оптовых складах регламентируется Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь 30 мая 2003 г. №89 «Об утверждении типового плана счетов бухгалтерского учета и инструкции по применению типового плана счетов бухгалтерского.

       Инвентаризацию товаров на оптовом складе проводит инвентаризационная комиссия, назначенная приказом (распоряжением) руководителя предприятия. В состав комиссии входит не менее трех человек. Председателем инвентаризационной комиссии, как правило, назначают представителя администрации оптового предприятия.

       Приказ (распоряжение) о назначении инвентаризационной комиссии, в котором также указывают объекты, порядок и продолжительность инвентаризации, подписывают руководитель и главный бухгалтер предприятия. Распоряжение регистрируют в книге учета инвентаризаций и под роспись в данной книге вручают председателю комиссии за 2-3 часа до начала проведения инвентаризации. Внезапность инвентаризации - важнейший принцип ее проведения.

       На  оптовом складе до начала проверки фактического наличия товаров инвентаризационная комиссия проводит следующие первоочередные меры:

       -  пломбирует входы и выходы (кроме одного) всех помещений, где хранятся ценности;

       -  проверяет исправность и соблюдение сроков клеймения весоизмерительного оборудования:

       -  проверяет и визирует последний на дату инвентаризации товарный отчет материально ответственного лица с приходными и расходными документами, с указанием на каждом из них «До инвентаризации на... (дата)» и подпись председателя инвентаризационной комиссии. Отчет передают в бухгалтерию, который служит основанием для определения остатков товаров к началу инвентаризации по учетным данным;

       -  берет расписку у материально ответственного лица, которая оформляется на титульной странице инвентаризационной описи, о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на товары сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под его ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

       Проверку  фактического наличия товаров комиссия проводит в порядке их расположения в помещении путем их пересчета, перевешивания, перемеривания.

       Сведения о фактическом наличии товаров записывают в инвентаризационную опись товаров в торговле. Не допускается вносить в опись данные об остатках товаров со слов материально ответственного лица или по данным бухгалтерского или складского учета без проверки их фактического наличия.

       Товары  на оптовых складах и подготовленные к отправке, находящиеся на складе, включают в общую инвентаризационную опись и обязательно проверяют, не списаны ли они материально ответственным лицом в расход. Товары, поступившие на склад во время инвентаризации, заведующий складом принимает в присутствии инвентаризационной комиссии. Приходные товарные, товарно-транспортные накладные на эти товары председатель инвентаризационной комиссии визирует с надписью «Поступили во время инвентаризации, в опись и в отчет не включены». Документы на поступившие во время инвентаризации товары заведующий складом включает в первый отчет после инвентаризации.

       При инвентаризации товаров описи составляют в двух экземплярах под копирку членом инвентаризационной комиссии и один экземпляр материально ответственным лицом, а при передаче товарно-материальных ценностей - в трех экземплярах под копирку членом инвентаризационной комиссии и по одному экземпляру каждым материально ответственным лицом, сдающим и принимающим ценности. Все экземпляры инвентаризационной описи являются действительными и заполняются от руки или с использованием ЭВМ. Запись в них производят четко, ясно, без помарок и подчисток, с полным заполнением всех реквизитов. Исправление допущенных ошибок производят корректурным способом без копирки во всех экземплярах инвентаризационной описи.

       Результаты  инвентаризации товаров по продовольственным складам бухгалтерия должна вывести не позднее трех дней, а по непродовольственным складам - не позднее пяти дней после окончания инвентаризации. Для выявления результатов инвентаризации бухгалтерия составляет сличительную ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей Сличительные ведомости составляют вручную или с использованием ЭВМ.

       Предварительно  в инвентаризационной описи по каждому  наименованию товаров отражают данные бухгалтерского натурально-стоимостного учета на дату инвентаризации. Сличение в инвентаризационной описи фактического наличия с данными бухгалтерского учета по каждому наименованию (номенклатурному номеру) товаров позволяет выявить и записать в сличительную ведомость первоначальный результат: недостачи и излишки товаров, с указанием наименования, характеристики, номенклатурного номера товарно-материальных ценностей, единицы измерения, количества и суммы. Выявленные недостачи товаров должны быть списаны с подотчета заведующего складом, а излишки оприходованы в подотчет заведующего складом с учетом полученных результатов в сличительной ведомости.

       По  недостающим после взаимозачета товарам, по которым установлены нормы естественной убыли, бухгалтер составляет расчет естественной убыли товаров за межинвентаризационный период. Естественную убыль товаров отражают в сличительной ведомости в пределах фактической недостачи товаров соответствующего наименования и списывают за счет начисленного резерва на естественную убыль, а при его отсутствии или недостатке - на издержки обращения оптовых предприятий по покупным ценам.

       Окончательный результат инвентаризации - окончательные недостачи (излишки) товаров по количеству и сумме, включая суммарные недостачи (излишки) по каждому их наименованию определяют следующим образом: из первоначальной недостачи (первоначальных излишков) товаров вычитают недостачи (излишки), участвующие во взаимозачете пересортиц, и естественную убыль товаров в пределах норм. Окончательные недостачи товаров относят на виновных лиц и взыскивают по продажным ценам (с налогом на добавленную стоимость). Окончательные излишки товаров приходуют в подотчет заведующего складом с отражением внереализационных доходов по покупным ценам.