Учет материалов на предприятии

       Поступление на склад материалов собственного изготовления оформляется накладными-требованиями на внутреннее перемещение (форма М-11) в 2-х экземплярах. Первый для цеха-сдатчика, второй для склада (или цеха) – получателя.

       Отпуск  материалов со склада оформляется расходными документами. Если сырье и материалы отпускаются в производство, для ремонтных или хозяйственных нужд, то могут быть использованы такие документы, как лимитно-заборная карта, акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материалов, накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов. Рассмотрим особенности их применения подробнее.

       Лимитно-заборная карта (форма М-8) выписывается в 2-х экземплярах на неделю, декаду, месяц (первый для цеха-получателя, второй для склада). Документ открывается на одно наименование материала. В нем проставляется максимально разрешенное к выдаче со склада количество материала указывается лимит отпуска, который рассчитывается планово-экономическими службами предприятия исходя из плановых объемов выпуска продукции (производственной программы) с учетом неиспользованных материалов, находящихся в цехе на начало месяца. При каждом получении материалов представитель цеха подтверждает этот факт подписью, которую ставит в экземпляре кладовщика, а кладовщик в экземпляре цеха. Этим обеспечивается дополнительное контрольное значение документа. Если неиспользованные в производстве материалы возвращают на склад – запись делают на обратной стороне лимитно-заборной карты.

       Акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материалов (форма М-10) выписывается в 2-х экземплярах, когда необходимо произвести сверхлимитный отпуск материалов или их замену. Действителен только при наличие разрешающей подписи руководителя предприятия, главного инженера или других специально уполномоченных лиц.

       Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (форма  М-11) выписывается в 2-х экземплярах, когда необходимо оформить операцию по разовому отпуску материалов внутри предприятия (кладовым цехов, участков, другим складам и т.п.) или сторонним организациям. Документ не действителен без подписи главного бухгалтера или специально уполномоченного лица.

       Для предотвращения возникновения недостач, обеспечения сохранности материальных ресурсов предприятия должны быть обеспечены соответствующие условия их хранения (прочные, хорошо охраняемые, изолированные и оборудованные склады) регулярно проверяемые весоизмерительные приборы и мерная тара, погрузочно-разгрузочная техника. Каждая группа и вид материалов должна размещаться последовательно, с приклеплением к местам хранения (стеллажам, ячейкам) ярлыков.

       С материально-ответственным лицом  обязательно заключается договор  о полной материальной ответственности.

       Обеспечить  контроль за движением и сохранностью материальных ресурсов во время их приемки, хранения и отпуска позволяет правильно организованный складской учет. Он курируется отделом материально-технического снабжения и работниками бухгалтерии. Ведется материально-ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом) в разрезе наименований, сортов, видов материалов только по количеству в соответствующих единицах измерения (кг, м, шт и т.п.).

       Для учета материальных ценностей применяются  типовые межведомственные формы  карточек складского учета материалов (форма М-12) (если номенклатура материальных ценностей на складе невелика, то вместо карточек могут открываться и вестись книги сортового учета). Карточки открываются и регистрируются работниками бухгалтерии на каждый номенклатурный номер и передаются материально-ответственному лицу под расписку. В каждой из них указывается: наименование, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, норма запаса материалов. В полученную карточку кладовщик вносит номер ячейки, где храниться данный материал. Карточки (как и книги) находятся на складе. В картотеке размещаются по учетным группам, внутри группы – по номенклатурным номерам в порядке их возрастания. Записи в карточке (книге) о поступлении или выдаче материалов кладовщик обязан делать на основании первичных документов (товарно-транспортных накладных, счетов-фактур, лимитно-заборных карт, приходных ордеров и т.п.) в день совершения операции. В конце дня по каждому наименованию материалов выводится остаток который сопоставляют с нормой запаса и передают информацию в отдел материально-технического снабжения для своевременного пополнения недостающих и неиспользуемых материалов.

       До  сдачи в бухгалтерию первичные документы хранятся вместе с картотекой. Бухгалтер периодически, но не реже 1 раза в 5 дней посещает склад и вместе с материально-ответственным лицом проверяет правильность ведения складского учета (обоснованность записей в карточках, правильность выведения количественных остатков) и ставит в карточках свою подписью.

       В сроки, установленные графиком документооборота, но не реже раза в месяц материально-ответственные лица отчитываются в бухгалтерии. Если объем документов на складах велик, то для отчета они используют реестры (форма М-13), в один из которых записывают все приходные, в другой – все расходные документы за отчетный период и вместе с приложением первичными документами, сдают в бухгалтерию.

       Если  объем первичных документов на складе невелик, то материально-ответственное  лицо ежемесячно заполняет не реестры, а отчет о движении материалов по складу, куда также записывает все документы по приходу и расходу материалов за отчетный период.

       Вместе  реестром (или отчетом), на основании  данных картотеки кладовщик заполняет  сальдовую ведомость, где указывает наименование каждого материала и его количественный остаток на конец месяца. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       3 УЧЕТ МАТЕРИАЛОВ В БУХГАЛТЕРИИ

       В бухгалтерии приемку отчетов (реестров) о движении материалов по складу и  приложенных к ним первичных  документов осуществляют формально  и по существу. Все неверное оформленные документы изымают и возвращаются материально-ответственному лицу.

       Затем производят их бухгалтерскую обработку  – таксировку сумм и котировку. Итоги  реестров по каждому складу (или  материально-ответственному лицу) в  разрезе групп материалов записывают в накопительную ведомость, в  которой таким образом собирается информация об остатках материалов на начало месяца их поступлении, выбытии и остатках на конец.

       Одновременно  с этим бухгалтер таксирует и  подсчитывает итоги в суммовом выражении  в сальдовой ведомости. Затем  производится сверка итогов сальдовой  ведомости и накопительной ведомости на конец месяца по складу. Они должны быть тождественны. Наличие расхождений свидетельствует о допущенных ошибках в учете – неполном оприходовании, списании материалов и т.п. Их путем сверки записей находят и устраняют.

       Итоги накопительной ведомости служат основанием для записей в ведомость № 10 «Движение материальных ценностей в стоимостном выражении». Этот регистр бухгалтерского учета состоит их 3-х разделов и 2-х справок. В первом разделе отражается движение материалов (сальдо на начало месяца, поступление, выбытие, сальдо на конец месяца), в разрезе складов без разбивки по балансовым счетам и учетным группам. Он заполняется по учетным ценам. Во второй раздел переносятся данные из накопительных ведомостей по синтетическим счетам и учетным группам материалов. Здесь же отражаются остатки на начало месяца по учетным ценам и по фактической себестоимости определяется сумма и процент отклонения фактической материалов от их стоимости по учетным ценам. Расчет осуществляется по формуле (3.1):

       К^м = ((О_н + П_м) – (О + П_м) * 100%) / О+ П_м                                         (3.1)

       где К^м – процент отклонения фактической себестоимости материалов от их стоимости по учетным ценам;

       О_н (О_к) – остаток материалов на начало (конец) месяца по фактической себестоимости;

       О – остаток материалов на начало месяца по учетным ценам;

       П_м – поступило за месяц материалов по фактической себестоимости;

       П_м – поступило за месяц материалов по учетным ценам.

       Третий  раздел – содержит данные о расходе  материалов в разрезе синтетических счетов и групп. Здесь же производится расчет остатков материалов на конец месяца – по учетным ценам и по фактической себестоимости. Величина фактической себестоимости отпущенных материалов определяется по формуле (3.2):

       Р_м = (К^м * Р) / 100 + Р

       где Р_м – израсходовано за месяц материалов по фактической себестоимости;

       Р – израсходовано за месяц материалов по учетным ценам.

       Материалы принадлежащие предприятию учитываются  на активном синтетическом счете 10 «Материалы» в разрезе 11 субсчетов. Полуфабриаты собственного производства учитываются на счете 21 «Полуфабрикаты собственного производства» или в составе незавершенного производства. Материалы не принадлежащие предприятию учитываются отдельно на забалансовых счетах 002 «Товарно-материальные ценности принятые на ответственное хранение», 003 «Материалы, принятые в переработку». В связи с обострением экологических проблем, а также усилением интеграционных процессов и попыткой отечественных производителей выйти на внешний рынок, все более актуализируются вопросы учета безвозвратных отходов на каждом этапе технологической обработки и в местах их хранения и утилизации. С целью обеспечения соответствующих служб, а также внешних пользователей необходимой информацией, очевидно, вполне обоснованным будет введение в рабочий план счетов организации забалансового счета 015 «Безвозвратные отходы». Если текущий учет материалов ведется по учетным ценам, счета 15, 16. Операции по учету материалов предприятия приведены в таблице 3.1.

       Таблица 3.1 – Корреспонденция счетов по учету производственных запасов.