Учет материальных расходов в системе управленческого учета

     В указанной ведомости материальные затраты приводятся в разрезе  цехов и других подразделений с распределением по счетам учета затрат, а внутри них - по заказам (видам продукции) и статьям расходов.

     Выбытие материалов в результате их продажи оформляется соответствующим подразделением организации, осуществляющим снабженческо-сбытовые функции, либо должностным лицом, выполняющим аналогичные функции, путем выписки накладной на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) на основании договоров или других документов и разрешения руководителя организации или лиц, им на то уполномоченных.

     При перевозке грузов автотранспортом оформляется товарно-транспортная накладная.

     Порядок вывоза и выноса с территории организации  материалов, оформления пропусков на вывоз и вынос, организация контроля за вывозом (выносом) материальных запасов устанавливаются организацией.

     В акте на списание материалов указывается:

1) наименование списываемых материалов и их отличительные признаки;

2)количество;

3) фактическая себестоимость;

4) установленный срок хранения;

5) дата (месяц, год) поступления материалов;

6)  причина списания;

7)  информация о взыскании материального ущерба с виновных лиц.

     Списанные материалы, использование которых  возможно в хозяйственных целях (материалы с пониженными качественными характеристиками) или подлежащие сдаче в виде отходов (лом, ветошь и т.п.), приходуются на склад (кладовую) организации на основании акта на списание и накладной на внутреннее перемещение материальных ценностей.

     Списание  материалов, передаваемых по договору дарения или безвозмездно, осуществляется на основании первичных документов на отпуск материалов (товарно-транспортных накладных, заявлений на отпуск материалов на сторону, приказов на отпуск и др

     Полученные  со складов первичные документы  подвергаются в бухгалтерии контролю по существу и законности совершенных  операций, а также правильности их оформления.

     В случаях обнаружения операций, не соответствующих законодательству РФ и правилам бухгалтерского учета, работник бухгалтерии, осуществляющий учет материалов, сообщает об этом главному бухгалтеру.

     По  недооформленным документам принимаются меры к их дооформлению, либо такие документы возвращаются соответствующим складам и подразделениям для надлежащего оформления.

     После проверки первичные документы таксируются (если таксировка ранее не была проведена), т.е. определяется сумма (денежная оценка) операций путем умножения количества материалов на учетную цену.

     В настоящее время применяются  различные варианты учета материалов в бухгалтерской службе.

     Так, аналитический учет материалов (количественный и суммовой учет) может вестись на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом.

     Аналитический учет ведется в разрезе каждого  склада, подразделения, других мест хранения материалов, а внутри них - в разрезе  каждого наименования (номенклатурного номера), групп материалов, субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета.

     Как правило, применяются два варианта учета материалов с использованием оборотных ведомостей:

1) В бухгалтерской службе ведутся карточки количественно-суммового учета материалов, которые открываются на каждое наименование (номенклатурный номер) материалов. В карточках бухгалтер отражает движение материалов (приход, расход) на основании первичных учетных документов (приходных, расходных, на внутренние перемещения), сдаваемых в бухгалтерскую службу складами и подразделениями.

     В этих карточках ежемесячно выводятся  обороты за месяц и остатки  на начало следующего месяца.

     Используя данные этих карточек, бухгалтерская служба ежемесячно составляет оборотные ведомости материалов отдельно по каждому складу и подразделению. В оборотных ведомостях указываются:

1) номенклатурный номер материала (в случае его наличия);

2) наименование материала с указанием отличительных признаков (сорт, артикул, размер, марка и т.д.);

3)   единица измерения;

4)  цена;

5)   остаток на начало месяца — количество и сумма;

6)   приход за месяц - количество и сумма;

7)   расход за месяц - количество и сумма;

8)   остаток на конец месяца - количество и сумма.

     В каждой оборотной ведомости выводятся  итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу (подразделению).

     Группировка материалов по субсчетам и синтетическим  счетам бухгалтерского учета должна обеспечиваться системой кодирования номенклатурных номеров материалов, которые должны содержать соответствующие отличительные признаки.

     На  основе указанных оборотных ведомостей составляется сводная оборотная  ведомость, в которую переносятся итоги оборотных ведомостей складов и подразделений по группам, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом.

     Отдельно  учитывается движение (образование  и распределение) и остатки транспортно-заготовительных  расходов.

     Сводные оборотные ведомости сверяются  с данными синтетического учета  материалов.

     Кроме того, ежемесячно производится сверка данных в карточках, ведущихся в бухгалтерской службе, с данными в карточках складов и подразделений;

2) карточки  аналитического учета бухгалтерской  службой не ведутся. Все приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам, по ним подсчитываются итоговые данные за месяц по приходу и отдельно по расходу, которые записываются в оборотную ведомость.

     Оборотные ведомости и сводные оборотные  ведомости составляются так же, как  в первом варианте. Остатки в оборотных ведомостях сверяются с остатками, выведенными в карточках складов и подразделений.

     При использовании второго варианта работа по учету материалов является менее трудоемкой, так как в данном случае не требуется ведение карточек аналитического учета. Несмотря на это обстоятельство, учет материалов с использованием оборотных ведомостей все равно требует больших затрат времени и труда.

     Более целесообразным в практике учета  материалов считается использование  сальдового метода.

     Сальдовый метод учета материалов заключается в том, что в бухгалтерии организации не ведется количественный и суммовой учет движения (прихода и расхода) материалов в разрезе их номенклатуры и не составляются оборотные ведомости по номенклатуре материалов. Учет движения материалов ведется в разрезе групп, субсчетов и синтетических счетов материалов бухгалтерской службой только в денежном выражении, определяемом, как правило, исходя из учетных цен.

     Материально ответственные лица складов и  подразделений ведут количественный учет материалов в карточках или книгах складского учета, а в некоторых случаях и суммовой учет. Сотрудник, ведущий бухгалтерский учет материалов по данному складу (подразделению), принимает первичные учетные документы от материально ответственных лиц, проверяет их, сверяет с документами каждую запись в карточках (книгах) складского учета и подтверждает это своей подписью непосредственно на карточках (книгах). Одновременно проверяется правильность выведения остатков.

     Количественные  остатки материалов на первое число  каждого месяца на основании выверенных карточек -(книг) складского учета по каждому номенклатурному номеру переносятся в сальдовую ведомость (сальдовую книгу) сотрудником бухгалтерской службы или заведующим складом.

     По  отдельным складам (кладовым, подразделениям) в качестве сальдовой ведомости может использоваться ведомость остатков материалов, представляемых этими складами (кладовыми, подразделениями) вместе с первичными учетными документами.

     Остатки материалов, записанных в сальдовой  ведомости, таксируются по каждому номенклатурному номеру.

     Суммы остатков записываются в следующей  графе сальдовой ведомости. Затем  выводятся суммовые итоги остатков по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу (подразделению) в целом.

     Сальдовая ведомость составляется по той же форме, что и оборотная ведомость, за исключением оборотов (прихода и расхода), и хранится в бухгалтерской службе.

     На  основании сальдовых ведомостей составляется сводная сальдовая  ведомость, в которую переносятся итоги сальдовых ведомостей складов и подразделений (мест хранения) по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и по соответствующим складам, подразделениям (местам хранения) в целом.

     Сальдовые ведомости и сводные сальдовые  ведомости ежемесячно сверяются с данными синтетического учета материалов.

     В организации могут применяться  оба метода аналитического учета  материалов, когда по одним складам и подразделениям применяется оборотный метод, а по другим - сальдовый.

     Оборотный и сальдовый методы учета применяются, как правило, при ведении учета вручную.

     При автоматизированном учете материалов, т.е. обработке первичных учетных  документов с использованием средств вычислительной техники, все необходимые для учета и контроля регистры бухгалтерского учета составляются при помощи средств вычислительной техники. В ведомостях отражаются обороты и остатки по каждому номенклатурному номеру материалов по количеству и сумме. Ведомости составляются в двух экземплярах, для бухгалтерской службы и склада (подразделения).

     Независимо  от принятого метода аналитического учета материалов (оборотный или сальдовый) в бухгалтерской службе должен вестись синтетический учет движения материалов в стоимостном выражении по соответствующим синтетическим счетам, а внутри них - по складам (кладовым, материально ответственным лицам) и группам материалов.

     Обобщение и группировка информации о движении материалов осуществляется в ведомостях движения материалов (накопительных ведомостях) ежемесячно, отдельно по каждому складу, подразделению, другим местам хранения материалов. Ведомости движения материалов составляются отдельно по приходу и расходу материалов. Указанные ведомости могут вестись по фактической себестоимости материалов или их учетным ценам. Формы ведомостей движения материалов устанавливаются организацией самостоятельно. В указанных ведомостях подсчитываются (формируются) итоги оборотов за месяц (отчетный период) в разрезе групп материалов по субсчетам, синтетическим счетам по каждому складу (подразделению, месту хранения).

     Данные сводной ведомости движения материалов и накопительных ведомостей ежемесячно сверяются с данными аналитического учета, т.е. с оборотными ведомостями и сальдовыми ведомостями (книгами).

     Кроме сводной ведомости движения материалов организация может составлять ведомость распределения (ведомость расхода) материалов, в которой указываются корреспондирующие синтетические счета и субсчета учета расхода материалов в зависимости от направления их использования. Ведомость распределения материалов составляется в стоимостном выражении. Как правило, формирование указанной ведомости осуществляется производственной группой (отделом) бухгалтерской службы.

     При бухгалтерском учете материалов с использованием средств вычислительной техники данные синтетического бухгалтерского учета, т.е. формирование показателей, отражающих движение материалов в целом по синтетическим счетам и субсчетам бухгалтерского учета, отражаются непосредственно в результате обработки первичных учетных документов (приемных актов, накладных, требований и т.п.).