Учет денежных средств

      • оплата за поступившие материальные ценности, оказанные услуги и выполненные работы;

      • выдача под отчет на командировочные и хозяйственные расходы;

      выплата заработной платы и депонированных сумм;

      • выплата пособий социального  характера;

      • выплата материального поощрения  и материальной помощи;

      • выдача ссуд и займов.

      При выдаче наличных денежных средств необходимо учитывать, что:

      • наличные деньги, полученные в банках, расходуются только на цели, указанные  в чеке, на основании которого банк выдает наличные;

      • предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, не имеют права накапливать  в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов, даже если эти деньги планировалось направить на оплату труда или другие предстоящие расходы;

      • любая выдача наличности в основном производится в сроки, согласованные  предприятием с обслуживающими учреждениями банков. Но для расчетов с увольняемыми работниками и уходящими в отпуск деньги выдаются независимо от установленных сроков.

      Расходный кассовый ордер заполняется в  одном экземпляре. Он состоит из двух составляющих: «распорядительной» и «оправдательной » частей. Распорядительная часть содержит указание на выдачу денежных средств в соответствии с указанным основанием. Оправдательная часть служит распиской в получении денежных средств лица, указанного в распорядительной части расходного кассового ордера.

      Пунктом 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации определено, что приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. В журнале регистрации приходные и расходные кассовые ордера регистрируются раздельно. Приходные ордера регистрируют в разделе «Приходный документ», расходные — в разделе «Расходный документ». По каждому документу отражается дата его составления, номер, сумма и целевое назначение. Нумерация приходных и расходных кассовых ордеров осуществляется с начала отчетного года в порядке возрастания отдельно по приходу и расходу.

      Основным  документом, в котором отражаются все поступления и выдача наличных денег организации в течение  отчетного года, является кассовая книга (форма № КО-4).

      Правила ведения кассовой книги регламентированы Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации и должны выполняться кассиром при ее заполнении. Кассовая книга является регистром аналитического учета. Организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последней странице книги делается надпись:

      «В  настоящей книге всего пронумеровано ____ листов» и проставляются подписи  руководителя и главного бухгалтера организации.

      Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые остаются в кассовой книге, вторые (отрывные) являются отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются. 

      Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Операции по получению и расходованию иностранной валюты также записываются в кассовую книгу.

      Записи  кассовых операций начинаются после  строки «Остаток на начало дня». Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая  отрывную часть листа под часть  листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

      В книге указывают сумму наличных денег, выданных или принятых в кассу организации, а также реквизиты приходных (расходных) кассовых ордеров, по которым получены (выданы) деньги. 

      1.3. Учет кассовых  операций

      Для формирования информации о наличии  и движении денежных средств в  российской и иностранной валютах, находящихся в кассе, Планом счетов предусмотрен счет 50 «Касса».

      Сальдо  счета указывает на наличие свободных  денежных средств в кассе организации  на начало и конец месяца. По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление  денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов.

      К счету 50 «Касса» могут быть открыты  субсчета:

      50-1 «Касса организации»;

      50-2 «Операционная касса»;

      50-3 «Денежные документы» и др.

      Субсчет 50-1 «Касса организации» предназначен для учета денежных средств в  кассе организации. Когда организация  производит кассовые операции с иностранной  валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

      Субсчет 50-2 «Операционная касса» предназначен для учета наличия и движения денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи.

      Субсчет 50-3 «Денежные документы» предназначен для учета находящихся в кассе  организации почтовых марок, марок  государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов и других денежных документов.

      Одним из основных источников поступления  денежных средств в кассу организации, являются расчетные счета. В бухгалтерском  учете при поступлении денежных средств с расчетного счета составляется запись:

      Дебет 50-1 «Касса организации»

      Кредит  51 «Расчетные счета».

      Поступление денежных средств от покупателей  в оплату за реализованный товар является выручкой, отражение которой в бухгалтерском учете зависит от видов торговли: розничная или оптовая.

      При продаже товаров через розничную сеть выручка отражается записью:

      Дебет 50-1 «Касса организации»

      Кредит  90-1 «Выручка».

      Основанием  для отражения выручки в бухгалтерском  учете в оптовой торговле является предъявленный покупателю счет на продажную  стоимость товара. В учете составляется запись: 

      Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

      Кредит  90-1 «Выручка».

      Поступление денежных средств от покупателей  в оплату за товар в данном случае отражается как погашение задолженности  покупателя за отгруженный товар:

      Дебет 50-1 «Касса организации»

      Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

      Расчеты за отгруженный покупателям товар  могут осуществляться за наличный расчет в форме предварительной оплаты.

      Поступления от других юридических и физических лиц в порядке предварительной оплаты продукции в соответствии с п. 3 Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утвержденного приказом Минфина России от 06.05.99 г. № 32н, не признаются доходами организации.

      Согласно  Плану счетов сумма поступившей  в кассу организации предварительной оплаты в счет предстоящей поставки продукции отражается по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Причем сумма предварительной оплаты учитывается обособленно, для этого организация по балансовому счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» может открыть соответствующий субсчет, например субсчет 62-1 «Расчеты по предварительной оплате». 

      Пример 1.1

      Организация получила авансовый платеж наличными  денежными средствами под предстоящую отгрузку товара на сумму 35400 руб, в том числе НДС— 5400 руб.

      В бухгалтерском учете организации  отражаются записи:

      Дебет 50-1 «Касса организации»

      Кредит  62-1 «Расчеты по предварительной оплате»

      — 35 400 руб. — на сумму поступившего авансового платежа в кассу организации;

      Дебет 62-1 «Расчеты по предварительной оплате»

      Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам»

      — 5400 руб. — на сумму НДС от поступившего авансового платежа. 

      Денежные  средства в кассу организации  могут поступать от учредителей организации в качестве вклада в уставный капитал. Вклады учредителей определяются учредительным договором и протоколом собрания учредителей. Учет расчетов с участниками общества по денежным и имущественным вкладам в уставный капитал ведется с применением счета 75 «Расчеты с учредителями». К этому счету предусмотрены субсчета:

      75-1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал»;

      75-2 «Расчеты по выплате доходов».

      Подтверждением  факта принятия денежного вклада от участника является квитанция  к приходному кассовому ордеру, скрепленная печатью организации. Приходный кассовый ордер служит основанием для записи операции в отчет кассира, на основе которого составляются бухгалтерские записи с их отражением в журналах-ордерах.

      Сумма вклада участника, поступившая в виде наличных денежных средств в кассу, отражается записью:

      Дебет 50-1 «Касса организации»

      Кредит 75-1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал». 

      Пример 1.2

      При создании общества с ограниченной ответственностью уставный капитал определен в размере 20 000 руб. На момент регистрации ООО его уставный капитал должен быть оплачен не менее чем на 50 % (п 2 ст. 16 Федерального закона от 08.02.98 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью») Учредительным договором предусмотрены взносы участников наличными денежными средствами в кассу организации.

      В бухгалтерском учете составляются записи:

      Дебет 50-1 «Касса организации»

      Кредит 75-1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал»

      — 10 000 руб. — на сумму взноса в размере 50 % вкладов участников до момента регистрации общества;

      Дебет 75-1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал»

      Кредит 80 «Уставный капитал»

      — 20 000 руб. — на сумму зарегистрированного уставного капитала общества;

      Дебет 50-1 «Касса организации»

      Кредит 75-1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал»

      — 10000 руб. — на сумму взноса в счет погашения оставшейся части уставного капитала общества.

      Денежные  средства могут поступать в кассу  организации при возврате подотчетных  сумм от работников организации. Остаток подотчетных сумм определяется на основании авансового отчета, его поступление оформляется приходным кассовым ордером.