Учет дебиторской задолженности

    В  соответствии  с  п. 3.48  Методических  указаний  инвентаризационная  комиссия  путем документальной проверки должна установить:

    "а)  правильность расчетов с банками,  финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами,  другими  организациями,  а  также  со  структурными  подразделениями  организации, выделенными на отдельные балансы;

    б) правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы  задолженности по недостачам и хищениям;

    в)  правильность  и  обоснованность  сумм  дебиторской,  кредиторской  и  депонентской задолженности, включая  суммы дебиторской и  кредиторской  задолженности, по  которым истекли  сроки исковой давности".

    Итак, при инвентаризации проверяются  расчеты:

    - с кредиторами по кредитам;

    - с бюджетом по налогам и  сборам и с внебюджетными фондами  по взносам;

    - с покупателями и поставщиками;

    - с работниками, в том числе  с подотчетными лицами;

    - с другими дебиторами и кредиторами.

    Для  проведения  такой  проверки  необходимы  регистры  бухгалтерского  учета  по  счетам расчетов,  первичные  документы,  оформляющие  хозяйственные  операции  по  счетам  расчетов, акты сверки.

    "При  инвентаризации подотчетных сумм  проверяются отчеты подотчетных  лиц по выданным авансам   с  учетом  их  целевого  использования,  а также суммы выданных  авансов по  каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение)". (Пункт 3.47 Методических указаний.)

    Прежде  всего  проверяется,  представило  ли  подотчетное  лицо  в  бухгалтерию  авансовый отчет об израсходованных суммах по истечении срока, на который аванс был выдан. При проверке отчетов  комиссия  проверяет  наличие  первичных  документов,  подтверждающих  расходы, произведенные подотчетным лицом.

    "По  задолженности работникам организации выявляются не выплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов,  а  также  суммы  и причины  возникновения переплат работникам". (Пункт 3.46 Методических указаний.)¹⁰

    В соответствии с п. 3.44 Методических указаний инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в выявлении по соответствующим документам остатков, и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах учета указанных расчетов.

    При инвентаризации имущества организации  по строке баланса «Дебиторская задолженность» особое внимание необходимо уделить  проверке следующих счетов бухгалтерского учета:

    - 60 – расчеты с поставщиками  и подрядчиками,

    - 62 – расчеты с покупателями  и заказчиками, 

    - 63 – резервы по сомнительным  долгам,

    - 58 – расчеты по краткосрочным  кредитам и займам,

    - 67 – расчеты по долгосрочным  кредитам и займам,

    - 70 – расчеты с персоналом по оплате труда,

    - 71 – расчеты с подотчетными  лицами,

    - 76 – расчеты с разными дебиторами  и кредиторами (расчеты по имущественному  и личному страхованию, расчеты  по претензиям, расчеты по причитающимся  дивидендам и другим доходам,  расчеты по депонированным суммам).

    - 79 – внутрихозяйственные операции (расчеты по выделенному имуществу,  расчеты по текущим операциям,  расчеты по договору доверительного  управления имуществом).

    Кроме того, для формирования пакета документов, необходимого для взыскания задолженности в судебном порядке (например, платежных документов, подтверждающих факт оплаты), уже на этом этапе работы необходимо обратить внимание и на проверку счетов:

    - 50 – касса (касса организации, операционная касса, денежные документы),

    - 51 – расчетные счета, 

    - 52 – валютные счета. 

    Перед  началом  инвентаризации  расчетов  с  дебиторами  необходимо  оформить  акт  сверки.

    Акт сверки оформляется по  каждому  дебитору и каждому  кредитору  в двух экземплярах. Первый экземпляр  остается  в бухгалтерии,  а второй  направляется  дебитору (кредитору),  с которым производилась сверка.

    На  конец  года  осуществляется  сверка  остатков  на  расчетном  счете  в  банке.  Банк представляет организации  акт  сверки остатков  денежных средств  на 1 января  следующего  года.

    Акт  сверки  составляется  в  двух  экземплярах.  В  подтверждение  указанного  остатка  денежных средств  руководитель  и  главный  бухгалтер  организации  подписывают  оба  экземпляра  акта  и заверяют  печатью  организации.  Один  экземпляр акта  сверки  возвращается  в банк,  а второй подшивается с инвентаризационными документами.

    Инвентаризация  расчетов с кредиторами заключается  в проверке данных учета, числящихся на  счетах 66 "Расчеты  по  краткосрочным  кредитам  и  займам"  и 67 "Расчеты  по  долгосрочным кредитам  и  займам".  По  полученным  кредитам  проверяются  наличие  и  содержание  договоров банковского  кредита,  их  целевое  использование,  своевременность  и  правильность  отражения  в учете  получения  и погашения,  правильность  отражения процентов за  пользование заемными средствами.

    При  инвентаризации  расчетов  с  бюджетом  и  внебюджетными фондами  происходит  сверка данных  бухгалтерского  учета  по  счетам 68 "Расчеты  по  налогам  и  сборам"  и 69 "Расчеты  по социальному  страхованию  и  обеспечению"  с  суммами  налогов,  исчисленных  в  декларациях,  а также  с  суммами,  перечисленными  в  оплату  налогов  и  сборов.  Кроме  того,  по  не  уплаченным  в срок налогам необходимо проверить исчисление пеней и их уплату.

    В  случае  снятия  налогоплательщика  с  учета и постановки его на  учет  в другом налоговом органе акт сверки по форме 23-а (краткая) составляется в трех экземплярах:

    1) передается налогоплательщику;

    2) хранится в налоговом органе по месту проведения сверки расчетов;

    3) направляется в налоговый орган  по новому месту постановки  на учет.

    До  начала  инвентаризации  расчетов  с  покупателями,  заказчиками,  поставщиками  и  с прочими  дебиторами  и  кредиторами  стороны  в  двух  экземплярах  подписывают  акт  сверки задолженности между организациями.

    "Проверке  должен  быть  подвергнут  счет "Расчеты  с  поставщиками  и  подрядчиками"  по товарам,  оплаченным, но находящимся в  пути, и расчетам с поставщиками  по неотфактурованным поставкам.  Он  проверяется  по  документам  в  согласовании  с  корреспондирующими  счетами". (Пункт 3.45 Методических указаний.)

    При проверке расчетов с покупателями и  заказчиками необходимо проверить, не числятся ли в составе полученных авансов суммы, которые следует зачесть в счет уже отгруженной продукции.

    В ходе инвентаризации расчетов с персоналом по прочим операциям проверяется  полнота отражения в бухгалтерском  учете сумм займов, предоставленных  работникам, а также выявление  задолженности  по  оплате  процентов  и  погашению  займов.  Также  проверяются  расчеты  по возмещению материального  ущерба,  причиненного  работниками  в  результате  брака,  недостач  и хищений денежных и материальных ценностей.

    Выявленные  результаты  инвентаризации  расчетов  отражаются  в  Акте  инвентаризации расчетов  с  покупателями, поставщиками  и прочими дебиторами и  кредиторами (форма ИНВ-17).

    Данная  форма  утверждена Постановлением  Госкомстата России  от 18  августа 1998  г. N 88 "Об утверждении Унифицированных форм  первичной учетной документации  по  учету кассовых операций,  по  учету результатов инвентаризации" (в ред. Постановления Госкомстата РФ от 03.05.2000 N 36).  Акт составляется  в двух  экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии.

    В акте указываются:

    1) наименование организации дебитора (кредитора);

    2) счета бухгалтерского учета, на  которых числится задолженность;

    3) суммы задолженности, согласованные  и не согласованные с дебиторами (кредиторами);

    4) суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности.

    К  акту  инвентаризации  расчетов  по  указанным  видам  задолженности  должна  быть приложена справка (Приложение к форме N ИНВ-17). Справка составляется в одном экземпляре в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета и является основанием для составления акта.

    В справке указывают:

    - реквизиты каждого дебитора или  кредитора организации;

    - дату и причину возникновения  задолженности;

    - сумму задолженности.¹¹

    В соответствии с п.5 ст. 8 Закона все  хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков и изъятий. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по инвентаризации, проводимой перед составлением годовой бухгалтерской отчетности – в годовом.

    На  основании акта инвентаризации и  подтверждающих документов составляется письменное обоснование для списания дебиторской задолженности.

    Оправдательными документами, подтверждающими истечение срока исковой давности, являются:

    - договоры, на основании которых  осуществляется отгрузка продукции  (товаров, работ, услуг) покупателю;

    - документы на отгрузку продукции  (товаров, работ, услуг) покупателю;

    - платежные документы, подтверждающие  дату выплаты аванса поставщику (при невыполнении поставщиком  обязательств по поставке);

    - акты сверки задолженности и  т.д.

    При списании в бухгалтерском учете дебиторской задолженности, срок исковой давности по которой не истек, можно доказать право списания задолженности, предоставив следующие документы:

    - определение суда о завершении  конкурсного производства или  о ликвидации должника;

    - выписку из Единого государственного реестра юридических лиц о ликвидации должника;

    - решение суда или уведомление  ликвидационной комиссии о невозможности  удовлетворения требований кредитора  из-за недостаточности имущества  ликвидируемой организации;

    - акт судебного исполнителя о невозможности взыскания долга с организации-должника и т.д.

    При наличии указанных документов руководителем  организации издается приказ (распоряжение) о списании дебиторской задолженности  в бухгалтерском учете.¹² 
 

 

   2.2. Синтетический и  аналитический учет дебиторской задолженности 

    При синтетическом учете дебиторской  задолженности применяют Журнал-ордер  №7, Журнал-ордер №8 и ведомость  № 7 - при аналитическом учете  к счетам 06 "Долгосрочные финансовые вложения", 09 "Арендные обязательства  к поступлению", 58 "Краткосрочные финансовые вложения", 61 "Расчеты  по  авансам выданным", 63 "Расчеты по претензиям", 64 "Расчеты по авансам полученным", 67 "Расчеты  по  внебюджетным  платежам", 68 "Расчеты с  бюджетом", 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", 75 "Расчеты с учредителями", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", 97 "Арендные обязательства"

    «Журнал-ордер  №7 - учетный регистр, применяемый для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами применяется комбинированный регистр, сочетающий и синтетический учете линейной формой записи. Это значит, что каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета "Расчеты с подотчетными лицами". Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных.