Сущность отчетности

   Не существует  ни одной  организации, которая  не имела бы внешнего окружения  и не находилась бы с ним  в состоянии постоянного взаимодействия. Любая организация нуждается  в регулярном получении из  внешней среды исходных продуктов  для обеспечения своей жизнедеятельности.  При этом каждая организация  должна отдавать что-то во внешнюю  среду в качестве компенсации  за ее существование. Как только  рвутся связи с внешней средой, организация погибает. В последнее  время в связи с усилением  и усложнением конкуренции, а  также резким ускорением процессов  изменения окружающей среды организации  в большей мере вынуждены уделять  внимание вопросам взаимодействия  с внешней средой, все в большей  мере развивать способности адаптации  к ее изменениям. Ключевую роль  в выработке и проведении политики  взаимодействия организации с  окружающей средой играет менеджмент, особенно его верхний уровень.  Долгосрочная стратегия взаимодействия  организации  с внешней средой  становится основой построения  всех процессов управления. Менеджмент  уже не занимается только внутренними  вопросами организации. В равной, а может быть, и в большой  мере он направлен за ее  пределы. Стратегическое управление, решающее задачи эффективного  взаимодействия с окружающей  средой, выдвигается на первый  план в комплексе процессов  управления организацией. 

           В зависимости от того, насколько  организация адаптивна к изменениям  в окружающей среде, выделяют  два типа управления организацией: механический и органический.

     Механический (механистический) тип организации. Термин используется, чтобы показать, что структура организации спроектирована наподобие машинного механизма. Механический подход к проектированию организации характеризуется использованием формальных правил и процедур, централизованным принятием решений, узко определенной ответственностью и жесткой иерархией власти. С такими характеристиками организация успешно может работать в условиях рутинной технологии и несложного внешнего окружения. Многие этот тип организации связывают с бюрократической организацией. В механических организациях чаще всего используются традиционные организационные структуры: линейная, функциональная, линейно-функциональная и дивизиональная структуры управления. При выполнении некоторых важных условий: четкие и доступные цели, разделение труда, возможность контроля, общепризнанный лидер и т.п. — механический тип организации с традиционными структурами может иметь преимущества. 

Механическому типу управления организацией присущ следующий набор характеристик:

-консервативная, негибкая структура организации;

-четко определенные, стандартизированные и устойчивые  задачи;

-сопротивление  изменениям;

-власть  проистекает из иерархических  уровней в организации и   из позиции  в организации;

-иерархическая  система контроля;

-командный  тип коммуникации, идущий сверху вниз

-содержанием  коммуникаций преимущественно являются  распоряжения, инструкции и принятые  руководством решения.

     Органический  тип организации. Термин «органический» характеризует организацию как живой организм, свободный от недостатков механической структуры. Органический подход к проектированию организации характеризуется слабым или умеренным использованием формальных правил и процедур, децентрализацией и участием работников в принятии решений, гибкостью структуры власти и небольшим количеством уровней иерархии. Гибкая структура такой организации позволяет ей лучше взаимодействовать с новым окружением, с изменяющейся внешней средой, быстрее адаптироваться к изменениям. Вместо системы формального контроля среди работников преобладают самомотивация и внутреннее стремление к достижению целей. 

     Для органического типа управления организацией характерны: 

-гибкая  структура;

-динамичные, не жестко определенные задачи;

-готовность  к изменениям;

-власть  базируется на знании и опыте;

-самоконтроль  и контроль коллег;

-многонаправленность коммуникации (вертикальные, горизонтальные, диагональные и др.);

-содержанием  коммуникации являются информация  и советы.

    Органическая организация     «вырастает» из людей, из их волевого творческого акта, из их интереса. То есть люди творят такую организацию из себя, а не просто используют готовые шаблоны. И когда приходишь в такую организацию, то первичные факторы отбора в механических организациях (образование, опыт, возраст, компетенции, мотивация) становятся вторичными. Только этого уже не достаточно. В органической организации интересуются картиной мира и образами действия человека, степенью его осознанности, возможностью действовать творчески. При чем нужно понимать, что творческое действие – это особенность не только художников и поэтов. Творческими действия становятся тогда, когда человек живет цельной жизнью, когда действием руководит стремление к истине и красоте. 

     Отношение к сотрудникам как к людям. В механических организациях к сотрудникам  относятся как к определенным моделям поведения, поэтому основной акцент делается на мотивацию, разнообразные  очень сложные системы оплаты труда и премирования, социальный пакет и так далее. То есть будешь вести себя как надо, выполнять корпоративные или производственные показатели, будут тебе бонусы к зарплате, медицинская страховка, пенсионные отчисления, бесплатная столовая, сотовая связь и бассейн со спортзалом. Типично поведенческие стимулы.

          В органических организациях людей принимают целиком, создавая такие условия, в которых человек может найти смысл своей жизни, реализовать свою мечту. Здесь люди постоянно обучаются и образовываются, то есть формируют свой образ мира и образ действия. Предметная часть обучения (менеджмент, маркетинг, финансы, производство и так далее) постигаются не сами по себе (как в механических организациях), потому что сами по себе они несут мало пользы, а через постижения себя, других людей и мира в целом. В такой организации людям приходится постоянно самоопределяться, отвечать себе на вопрос: зачем им это и готовы ли они сделать следующий шаг? Отсидеться невозможно, организм такого не позволяет, так как работает по принципу внутренней честности. В итоге создается сообщество людей, устремленных к жизни, к саморазвитию, открытых, веселых, настоящих. В таком сообществе неискренность – в мыслях, словах, делах – видна сразу.

         Также и в организациях  существуют правила, инструкции и прочие регламенты, которым лет может быть больше чем самой организации, и управление пытается всю деятельность организации «вогнать» в эти правила и инструкции. В органических организациях деятельность строиться на импульсах, решениях и инициативах, которые исходят из людей. Правила и инструкции, конечно, тоже есть, но они лишь на время оформляют той или иной процесс, и часто меняются, и обновляются, потому что меняются люди и сами процессы.

        Вот именно здесь и возникает постоянное перетекание органического и механического. Механическое есть, но оно не становится ведущим, не определяет траектории роста организации. Механическая часть – это регламенты, которые существуют только для того, чтобы сделать процесс удобнее, а вхождение новых людей более быстрым и глубоким. Как только выясняется, что механизм мешает, он сразу меняется. В механических же организациях всё устроено наоборот: механизмы подчиняют себе всё и всех, таким образом, защищая себя от изменений. 

            Каждый тип управления имеет  определенные преимущества. Соответственно  каждому из типов может быть  отдано определенное предпочтение  в зависимости от характера  окружения и уровня неопределенности. В том случае, если окружение  динамично, высок уровень неопределенности, более эффективным является органический  тип управления организацией. Если же окружение стабильно и неопределенность находится на низком уровне, предпочтение может быть отдано механическому типу управления.

         Сами понятия механической и органической структуры управления имеют в качестве причины своего возникновения тот простой факт, что отнюдь не всегда четко разработанная, исключительно логичная и четкая структура хорошо работает. Такое положение вещей стало очевидным, когда темы изменений на рынке стали резко возрастать. Выяснилось, что в ряде случаев компании, которые имели весьма <безалаберные> структуры, ни коим образом не походившие на схемы соединения деталей в машинах, оказывались, как это ни странно, весьма успешными в бизнесе. Такие нечеткие структуры были названые органическими в противоположность тем, которые легко было изобразить на листе ватмана и которые поражали взгляд человека стройным нагромождением прямоугольников, треугольников и кружков, обозначавших различные подразделения и отдельные должности. Последние в силу достаточно близкой аналогии с технической документацией стали называться механическими. Одними из первых рассмотрели данные два вида структур Т.Бернс и Дж.Сталкером, использовавшими в своих исследованиях ситуационный подход и считавшими, что каждый тип эффективен при определенных условиях.

         Следует обратить внимание на то, что определенные виды организационных структур имеют явную тенденцию к тому, чтобы быть механическими или органическими. Так, к первому типу традиционно относят линейно-функциональную и дивизиональную структуры, а ко второму - проектную и матричную. Однако такое разграничение является слишком упрощенным. Особенностью механических структур является в первую очередь жесткость связей между элементами, строгое соподчинение и точность в определении задач, стоящих перед каждым элементом системы.

     С другой стороны, в организации, где базовые  подразделения выделены по функциональному  принципу, но при этом являются достаточно свободными в процессе принятия решений  и перераспределения обязанностей между сотрудниками, будет доминировать органический тип управления. В этом плане четкое отнесение дивизиональной структуры именно к механическому типу становится явной натяжкой. Внутри этих подразделений сегодня развиваются новые структуры - в частности холмообразные - основанные на максимальном проявлении инициативы отдельными сотрудниками, участия в прибылях, оптимизации обратной связи. Такие структуры ни коим образом нельзя отнести к механическому типу. 

     Типичные  характеристики механических и органических структур сведены в Таблице 1 

     Таблица 1

     Жесткое структурирование информационных потоков  в механической структуре было вызвано  в свое время простым требованием  отсутствия информационных перегрузок. Когда документы распространялись только в бумажной форме. Ситуация, при которой все документы и инструкции, выпущенные в достаточно крупной компании попадали бы на стол каждому менеджеру, вызвала бы просто завалы на столах руководителей. Менеджеры приходилось бы долго искать, относящиеся к их работе бумаги в ворохе информации, не имеющей к ним, на первый взгляд никакого отношения. Работникам службы персонала нужна информация по кадровым вопросам, работникам бухгалтерии - по финансовым, работникам отдела маркетинга - по проведению рекламных компаний. Кажется, что все эти вопросы настолько специфичны, что нет необходимости распространять соответствующие приказы повсеместно.

     Органические  структуры, при которых информация движется свободно, в случае стабильного  окружения будут порождать дополнительные проблемы (в том числе перегрузки информации), но при быстро меняющемся окружении оказываются значительно  более эффективными. Кроме того, современный прогресс телекоммуникационной и компьютерной техники реально  позволяет работникам отделов без  труда знакомиться по внутрифирменным  сетям с информацией, отражающей работу других подразделений. Завала на столе у менеджера не возникает, даже если он анализирует информацию десяти смежных подразделений. Конечно, наличие внутренней сети в компании еще не говорит о том, что ее структура с неизбежностью будет  органической. Жестко структурируя систему  доступа к информации можно и  в этом случае получить ситуацию, характерную  для механических структур. Но в  целом развитие сетей телекоммуникаций определяет простоту и желательность  построения органических структур управления.

     Организации с механической структурой, предназначенные  для функционирования в стабильной среде, постоянно отбирают наиболее эффективные процедуры и методы работы, которые хорошо зарекомендовали  себя в прошлом. Эти процедуры  и методы становятся чем-то вечным и  особо ценным, поменять что-либо в  них оказывается чрезвычайно  трудно. В этом заключается рациональность механических структур. Приступая к  решению задачи, сотрудники, как  правило, имеют четкий алгоритм рассмотрения проблемы. Остается только подставить в него конкретные данные. Поэтому  если задачи не меняются и алгоритм безошибочно работает, механическая структура всегда экономит множество  дополнительных усилий.