Сущность информации и ее роль в принятии управленческих решений

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

ФГБОУ ВПО «ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ ДИСТАНЦИОННОГО ОБРАЗОВАНИЯ

 

СПЕЦИАЛЬНОСТЬ  «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»

 

                                            КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По предмету: Информационные технологии в экономике.

На тему: Сущность информации и ее роль в принятии управленческих решений.

 

 

Выполнила:

Студент  1 курса

2 семестр (СОП)

Баева Юлия Васильевна

 

 

                           г. Петропавловск, 2013  

 

 

 

Содержание

Введение……………………………………………………………………..3

Значение и сущность информации в процессе управления………………4

Типы информации и методы ее получения……………………………….6

Виды управленческих решений……………………………………………7

Сущность и принципы принятия управленческих решений……………..8

Факторы, влияющие на процесс принятия управленческих решений …13

Заключение…………………………………………………………………15

Список использованной литературы……………………………………..16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Тема работы актуально, потому что в современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса менеджмента, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Целью работы является раскрытие основных методов получения информации, при принятии обоснованных методов получения информации, и при принятии управленческих решений. Роль информации в современном мире трудно переоценить и в России, и за рубежом однозначно признается, что информация превращается в важнейший ресурс, определяющий прогресс общества, его экономический рост. Информация часто бывает избыточной или просто не нужной. Столь сложный и интересный феномен, как информация, в 20 веке стал объектом научных исследований, результатом которых является теория информации. В 20-30-e годы информация рассматривалась в основном на качественном уровне без введения формализованных понятий и процедур, в научных трудах обсуждалось сущность информации, ее источники, влияние на потребителей. Задачами работы являются: выявление значения и сущности информации, определение методов получения информации в ситуации принятия управленческого решения, анализ конкретного решения. Во второй половине 20-го  века, понятие информация приобрело общенаучный статус, а информационный подход стал считаться общенаучным средством исследования.

 

 

 

 

 

1. Значение и сущность информации в процессе управления.

Информация (от латинского information) – разъяснение, изложение, первоначально это означало – сведения, передаваемые людьми устным, письменным  способом. либо с помощью условных сигналов, или технических средств. Наиболее примечательное свойство информации – способность активизировать изменения. Когда люди узнают что то новое, они начинают существовать по другому, меняется и их потребности в информационных услугах. Непременным условием выживания в условиях рынка и сохранении конкурентоспособности является, адаптация к изменяющимся потребностям. Информация состоит, из объективных фактов и предположений, которые влияют на восприятие человека, принимающего решение, связанного с данной проблемой или возможностью. Все, что потенциально позволит снизить степень неопределенности, будь то факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи или слухи, должно считаться информацией. Перед управляющим обычно становятся задачи получения информации, ее переработки, а так же генерирования и передачи новой производной информации, в виде управляющих воздействий.  Такие воздействия осуществляются в оперативном, и стратегических аспектах, и основываются на ранее полученных данных, от достоверности и полноты которых во многом зависит успешное решение многих задач менеджмента. Любые принимаемые решения, требуют обработки больших массивов информации, компетентности руководителя, и зависит не только от прошлого опыта, сколько от овладения остаточным количеством информации, и о быстро меняющейся  ситуации, а так же умения ее употребить. Это нужно понимать будущим руководителям.  От этого зависит судьба конкретной личности или предприятия [1;125-150]. Управленческое решение – это выбор альтернативы, способа решения оно является, существенной и неотъемлемой частью общей работы каждого руководителя. Принципиальное значение информация имеет в управленческой практике, особенно когда речь идет об управлении социальными процессами и объектами в социальном управлении, поскольку именно с ее помощью осуществляется взаимодействие между субъектом и объектом управления. Можно сделать вывод что, эффективное управление различными социальными организациями, и системами немыслимо, без использования информации, такая ситуация предопределяется тем, что управление в своей сущности, есть подготовка, принятие и осуществление цепи последовательных решений, управляющей системы, на основе информации, отражающей состояние управляемого объекта, и окружающей среды, а так же степень выполнения или не выполнение, принятых управленческих решений. Это наглядно показывает, актуальность темы информационного обеспечения, управления социальными явлениями, и процессами, и нацеливает, на анализ содержания и роли информации, изучения авторских позиций по поводу трактовок данного понятия, его свойств и характеристик, видов и функций, а так же на упорядочение соответствующих научных знаний [1; 255-306]. Ряд специалистов доказывает, что информационные процессы и информационные факторы являются, ключевыми в сфере социального управления. Важнейшую роль в управленческом цикле, имеют информационно-коммуникационные связи, объединяющие все его элементы, и этапы в единую систему. Вся организационно-практическая деятельность, руководителя имеет преимущественно информационно-коммуникационный характер. Управленческий цикл начинается и заканчивается анализом информации. Поиск информации предшествует разработке альтернативных вариантов управленческого решения. Принятие решения субъектом управления осуществляется на основе соответствующей информации о состоянии объекта. Повышения эффективности социального управления можно достичь лишь, с помощью его обеспечения своевременной, достоверной, исчерпывающей информацией, с помощью которой субъект управления судит о характере и специфике социальных объектов, и процессов и делает заключения эффективности управленческого воздействия. В современный период, особенно в связи с работой в условиях рыночной экономики складываются объективные факторы, ведущие к усложнению задач принятия управленческих решений. Расширяются масштабы и разнообразие экономического и социально-культурного общения между странами всего мира. Более сложными и разветвленными становятся финансовые, экономические, социальные, технические, организационные связи. Ускоряется и темп общественно-политических процессов, увеличивается объем информации, которую нужно переработать и использовать, так же стремительно развивается наука и техника. В этих условиях необходимо учитывать ограниченность природных и трудовых ресурсов, усложнение объектов управления, повышения сложности решаемых задач [3; 365-373].   

 

Типы информации и методы ее получения.

Существует многообразие типов информации - это оценки, прогнозы, факты, обобщенные связи, слухи.

Факты – это событие или условие, которое наблюдается напрямую (это самый простой вид информации) 

Оценка – отличается от фактов тем что, базируется  скорее на умозаключениях или статистических приемах, на прямом наблюдении и подсчете. Такая оценка может отличатся от действительного факта, по двум направлениям, так как она базируется на выборке, на нее влияет ошибка, и на нее воздействует так же ошибка измерения, потому как она основана не на непосредственном наблюдении. Последствия таких ошибок могут быть сведены к минимуму первая – путем увеличения размера выборки, вторая – при помощи  более точных методов измерения.    

Обобщенные связи используют как основу для оценки прогноза например, они устанавливаются между объемом продаж и такими факторами как доверие потребителя, плана расходов корпоративного капитала.

Слух отличается от факта тем, что источник информации не надежен. Но слух может быть единственным доступным источником отдельных видов информации, например планов конкурентов. Поэтому слухи занимают определенное место в информационной системе любой фирмы.     

Среди основных свойств и характеристик информации, исследователи называют количество, ценность, содержание, правдивость, достоверность, полноту, оперативность, надежность, актуальность, логичность, точность, убедительность, доказательство, новизну, эффективность [2; 197].

Выделяют различные виды информации: первичную (исходную), производную (промежуточную) и итоговую, статистическую и динамическую, полную и выборочную, чрезмерную и недостаточную, полезную и ошибочную, информирующую и предназначенную для управления какими либо процессами. Так же есть открытая и закрытая (конфиденциальная) информация, внутринния и внешняя. А по содержанию информация может быть экономической, правовой, политической. Экономисты ввели понятие стоимости информации, которая включает в себя, время руководителей и подчиненных, затраченное на сбор информации, а так же фактические издержки, связанные с анализом рынка, оплатой машинного времени и использование услуг консультантов [2; 205].

Виды управленческих решений.

Классификация, управленческих решений необходима для четкого определения особенностей решений, принимаемых на различных уровнях организации, и на этой основе формулирования требований к работникам, принимающим решения, а также к той информации, которую они должны получать. В процессе управления организациями принимается количество самых разнообразных решений, обладающих различными характеристиками. Тем не менее, существуют некоторые общие признаки, позволяющие это множество определенным образом классифицировать [5; 267-280]. Существует три типа решений, интуитивные, основанные на суждениях и рациональные:

Интуитивное решение - это выбор, сделанный только на основе ощущения того, что он правилен. Лицо, принимающее решение, не занимается при этом сознательным взвешиванием «за» и «против» по каждой альтернативе и не нуждается даже в понимании ситуации. С точки зрения статистики шансы на правильный выбор при использовании чистого интуитивного подхода невысоки.

Решения на основе суждений иногда кажутся интуитивными, поскольку их логика не очевидна. Такое решение - это выбор, обусловленный знаниями или накопленным опытом. Руководитель использует знание о том, что случалось в сходных ситуациях ранее, чтобы спрогнозировать результат альтернативных вариантов выбора в существующей ситуации. Опираясь на здравый смысл, он выбирает альтернативу, которая принесла успех в прошлом. Решение на основе суждения обладает таким значительным достоинством, как быстрота и дешевизна его принятия. К недостаткам можно отнести то, что данный подход не позволяет принять решение в действительно новой ситуации, поскольку у руководителя отсутствует опыт, на котором он мог бы обосновать логический выбор.

Во многих случаях руководитель в состоянии существенно повысить вероятность правильного выбора, прибегая к рациональному решению. Главное различие между рациональным решением и решением, основанным на суждении, заключается в том, что первое не зависит от прошлого опыта. Рациональное решение обосновывается с помощью объективного аналитического процесса [5; 364].

В отечественной и зарубежной литературе предприняты многочисленные попытки классифицировать управленческие решения по разнообразным основаниям. Построение классификационной схемы управленческих решений начинается с определения классификационных признаков. Классификационный признак представляет собой отличительное свойство данной группы решений, их главную особенность. Дадим краткую характеристику тех видов решений, которые наиболее характерны для управленческой практики в сфере материального производства. Учитывая, что подготовка и принятие хозяйственных решений - основная обязанность каждого руководителя, а к разработке решений часто привлекаются и другие категории работников, целесообразно начать классификацию управленческих решений по субъектам управления. В связи с этим различаются решения единоначальника, коллегиального органа и коллективные решения. В управлении производством, конечно, действует принцип единоначалия, когда персональную ответственность за все решения несет единоначальник. Однако есть решения, которые затрагивают интересы и деятельность всего производственного коллектива. Поэтому они обычно вырабатываются при широком участии всех работников организации. Такие решения называются коллективными (например, разработка и утверждение коллективного договора). Решения, в разработке и принятии которых участвует определенный совещательный орган (совет директоров, производственное совещание, техсовет), являются коллегиальными. Эти решения принимаются по наиболее важным перспективным вопросам технической политики, экономики, а также организационным вопросам, требующим компетентного обсуждения на коллегии [6; 205-321]. Управленческое решение – это выбор альтернативы, осуществляемый лицом, принимающим решение, в рамках его должностных полномочий и компетенций, направленный на достижение целей организации.

Управленческие решения от всех других решений отличают: 1) цели - Субъект     управления, будь то индивид или группа принимает решение исходя не из своих собственных потребностей, а в целях решения проблем конкретной организации; 2) последствия – это выбор индивида сказывается на его собственной жизни и может повлиять на немногих близких ему людей. Если организация велика и влиятельна, решение ее руководителей могут серьезно отразиться на социально-экономической ситуации. Например,  решение закрыть нерентабельную организацию может существенно повысить уровень безработицы. Если в частной жизни человек, принимая решение, как  правило, сам его и выполняет, то в организации существует определенное разделение труда: одни работники (менеджеры) заняты решением возникающих проблем и принятием решений, а другие (исполнители) реализацией уже принятых решений; 3) профессионализм [4; 259]. В частной жизни каждый человек самостоятельно принимает решения исходя из своего опыта. В управлении организацией принятие решений – гораздо более сложный, ответственный и формализованный процесс, требующий профессиональной подготовки. Далеко не каждый сотрудник организации, а только обладающий определенными профессиональными знаниями и навыками, наделяется полномочиями самостоятельно принимать определенные решения. Рассмотрев эти отличительные особенности принятия решений в организациях, можно дать такое  определение управленческого решения – это результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов достижения конкретной цели  системы менеджмента. В управлении организацией принятие решений осуществляется менеджерами, различных уровней и носит достаточно формализованный характер, так как решение касается не одной личности, а подразделения или организации в целом. Как правило, решения должны приниматься там, где возникает проблемная ситуация [2; 364].       

Сущность и принципы принятия управленческих решений

Сформулируем основные принципы принятия управленческих решений.

Принцип системности. Многие предприятия работают вхолостую, испытывают стрессовые ситуации, финансовые потери, на них наблюдается демотивация сотрудников. И все это потому, что либо не были оптимальными принятые решения, либо решения были правильные, но их реализация натолкнулась на трудности из-за того, что было забыто нечто существенное. Принцип системности как раз и ориентирует на всесторонний учет значимых факторов.

Принцип стандартизации (стандартных управленческих ситуаций и решений). Суть его состоит в том, что большинство реальных управленческих ситуаций может быть сведено к набору так называемых стандартных или базовых. Процедуры выработки и реализации управленческих решений для стандартных ситуаций детально разработаны, а действия руководителя в этих случаях хорошо известны из практики.