Сущность документирования в бухгалтерском учёте

     Запись  в учетные регистры осуществляется ручным или машинным способом. В  первом случае операции регистрируются вручную чернилами или шариковой  ручкой (в тех случаях, когда необходимо сделать несколько экземпляров, - путем копирования). Машинную запись производят при использовании пишущих  машин и средств автоматизации.

     Записи  в учетных регистрах производят не позднее следующего дня после  получения первичных документов. Они должны быть краткими, аккуратными, четкими, ясными, разборчивыми. После  регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на бухгалтерской  проводке или на самом первичном  документе делают соответствующую  отметку для облегчения последующей  проверки правильности разноски. По окончании  месяца по каждой странице учетных  регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических  регистров обязательно сверяются  путем составления оборотных  ведомостей или другим способом.

     Содержание  регистров бухгалтерского учета  и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

     После утверждения годового отчета учетные  регистры группируют, переплетают и  сдают на хранение в текущий архив  организации.

     Исправление ошибок в регистре бухгалтерского учета  должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. В  тексте и цифровых данных первичных  документов и учетных регистров  подчистки и неоговоренные исправления  не допускаются.

     Для исправления ошибок в первичных  документах и учетных регистрах, составленных вручную (за исключением  банковских и кассовых документов), применяется следующий способ:

     Корректурный неправильный текст или сумма зачеркиваются, над зачеркнутым текстом записываются правильный текст или сумма. Зачеркивание производится одной чертой, для того чтобы исправленный текст можно было прочитать. Исправление ошибки оговаривается и подтверждается: в документе подписями лиц, подписавших документ, в учетных регистрах г лицом, производившим исправление. Оговорка делается на полях против исправленной записи.

     Корректурным  способом пользуются в случаях допущенных описок, неправильного подсчета итогов, а также записи операции не в тот  учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. В приходных  и расходных кассовых ордерах  исправления не допускаются. При  перенесении итогов в Главную  книгу никакие исправления не допускаются. В этом случае на сумму  допущенной ошибки составляют бухгалтерскую  справку, данные которой заносятся  в Главную книгу отдельной  строкой.

     Исправление ошибок в учетных регистрах кроме  корректурного способа производится способом дополнительной проводки и  способом «красного сторно».

     Дополнительная  проводка применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная нумерация счетов, но записана сумма операции меньше действительной. Исправление делается путем составления дополнительной записи с той же корреспонденцией счетов на сумму разницы между правильной суммой операции и суммой, отраженной предыдущей бухгалтерской записью.

     «Красное  сторно» применяется в тех случаях, если в учетных регистрах указана неправильная корреспонденция счетов или большая, чем следовало сумма операции. Суть этого способа состоит в том, что ошибочная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов красными чернилами (в автоматизированных системах со знаком «минус»). Эта проводка отражается во всех связанных с ней учетных регистрах красными чернилами. При подсчете итогов в учетных регистрах суммы, записанные красными чернилами не прибавляются, а вычитаются из итогов, тем самым неправильная запись аннулируется. После этого составляется новая проводка с правильными данными и записывается в регистры обычным способом.

     Способ  «красное сторно» применяется в  бухгалтерском учете не только для  исправления ошибок, но и для корректировки  учетных данных по отдельным счетам.

     Все исправления, вносимые в бухгалтерский  учет, должны быть оформлены документально. Таким документом может стать  бухгалтерская справка, в которой  бухгалтер указывает причины, по которым возникла ошибка, поясняет смысл вносимых в учет исправлений  и изменений, отражает корреспонденцию  счетов и суммы. 

2. УЧЕТ  РАСЧЕТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ. АКЦЕПТНАЯ ФОРМА РАСЧЕТОВ; АККРЕДИТИВНАЯ; РАСЧЕТ РАСЧЕТНЫМИ ЧЕКАМИ И ЧЕКАМИ  ИЗ ЛИМИТИРОВАННЫХ ЧЕКОЫХ КНИЖЕК

     Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную  систему сбора, регистрации и  обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем  сплошного, непрерывного и документального  учета всех хозяйственных операций.

     Учет  расчетов с поставщиками и подрядчиками является важным элементом в системе бухгалтерского учета.

     Основными задачами этого учета являются:

     - формирование полной и достоверной  информации о состоянии расчетов  с поставщиками и подрядчиками  за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные  услуги, необходимой внутренним  пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам  и собственникам имущества организации,  а также внешним - инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

     - обеспечение информацией, необходимой  внутренним и внешним пользователям  бухгалтерской отчетности для  контроля за соблюдением законодательства  Республики Беларусь при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

     - контроль за состоянием дебиторской  и кредиторской задолженности;

     - контроль за соблюдением форм  расчетов, установленных в договорах с поставщиками и покупателями;

     - своевременная выверка расчетов  с дебиторами и кредиторами  для исключения просроченной задолженности.

     Поставщики  и подрядчики - это организации, поставляющие сырьё, материалы и другие товарно-материальные ценности, а также оказы-вающие различные  виды услуг (отпуск электроэнергии, пара, воды, газа и др.) и выполняющие  разные работы (капитальный и текущий  ремонт основных средств и др.).

     Расчёты с поставщиками и подрядчиками осуществляют после от-грузки им товарно-материальных ценностей, выполнения работ или  ока-зания услуг либо одновременно с ними с согласия предприятия или по его поручению.

     Без согласия организации в без акцептном  порядке оплачиваются требования за отпущенный газ, воду, тепловую и электрическую  энер-гию, выписанные на основании показателей  измерительных приборов и действующих  тарифов, а также за канализацию, пользование телефо-нов, почтово-телеграфные услуги.

     В настоящее время организации  сами выбирают форму расчётов за поставленную продукцию или оказанные услуги. В Положении о безналичных расчётах в РБ предложена новая форма расчётов, основанная на использовании выписываемого поставщиком платёжного требования-поручения. Оно принимается банком покупателя к исполнению только при наличии средств на расчётном счёте покупателя и при его письменном согласии оплатить полностью или частично платёжное требование-поручение. При этой форме расчётов поставщик на отгруженную продукцию оформляет платёжное требование-поручение и пересылает его плательщику, который, ознакомившись с ним, принимает решение об оплате. Приняв решение оплатить, плательщик подписывает его, скрепляет подписи печатью и сдаёт в свой банк. Банк плательщика списывает деньги с его расчётного счёта и переводит их в банк поставщика для зачисления на счёт поставщика. Бухгалтерские записи списанных и зачисленных сумм производятся на основании выписок банка с расчётного счёта.

     Сумму НДС поставщики и подрядчики включают в счета на оплату и отражают у  покупателя по дебету счёта 19 и кредиту  счёта 60. Затраты на оплату процентов  по кредитам поставщиков и подрядчиков за приобретённые ценности, выполненные работы и оказанные услуги отражают по дебету счетов учёта затрат на производство (поскольку они включаются в себестоимость продукции) и кредиту счёта 60.

     Погашение задолженности перед поставщиками отражают по дебету счёта 60 и кредиту  счетов учёта денежных средств (50, 51, 52, 55) или кредитов банка (90, 92). Порядок  бухгалтерских записей при погашении  задолженности перед поставщиками зависит от применяемых форм расчётов.

     Предназначение  счёта 60 “Расчёты с поставщиками и подрядчиками”

     В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, учет расчетов с поставщиками и подрядчиками осуществляется на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Данный счет предназначен для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками за:

     -полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, пара, воды и т.п., а также по доставке или переработке материальных ценностей, расчетные документы на которые акцептованы и подлежат оплате через банк;

     -товарно-материальные ценности, работы и услуги, расчеты по которым производятся в порядке плановых платежей;

     -товарно-материальные ценности, работы и услуги, на которые расчетные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили (так называемые неотфактурованные поставки);

     -излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при их приемке;

     -полученные услуги по перевозкам, в том числе расчеты по недоборам и переборам тарифа (фрахта), а также за все виды услуг связи.

     Подрядные строительные и монтажные, научно-исследовательские  и другие аналогичные организации, когда они являются генеральными подрядчиками (головными организациями), расчеты со своими субпод-рядчиками (соисполнителями) также отражают на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

     Все операции с расчетами за приобретенные  материальные ценно-сти, принятые работы или потребленные услуги, проводятся по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" независимо от времени  оп-латы предъявленного счета.

     Кредитование  счёта 60 “Расчёты с поставщиками и подрядчиками”

     Счёт 60- пассивный, на нём производят расчёт с поставщиками. Сальдо кредитовое на начало месяца - это задолженность  поставщикам по неоплаченным, но акцептованным  счетам.

     Счёт 60 “Расчёты с поставщиками и подрядчиками”  кредитуется на стоимость принимаемых  к бухгалтерскому учёту товарно-материальных ценностей, работ, услуг в корреспонденции со счетами учёта этих ценностей (либо счёта 15 “Заготовление и приобретение материальных ценностей”) или счетов учёта соответствующих затрат. За услуги по доставке материальных ценностей (товаров), а также по переработке материалов на стороне записи по кредиту счёта 60 “Расчёты с поставщиками и подрядчиками” производятся в корреспонденции со счетами учёта производственных запасов, товаров, затрат на производство и т.п.

     Независимо  от оценки товарно-материальных ценностей в аналитическом учете счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" в синтетическом учете кредитуется согласно расчетным документам поставщика в пределах сумм акцепта. Когда счет поставщика был акцептован и оплачен до поступления груза, а при приемке на склад поступивших товарно-материальных ценностей обнаружилась их недостача сверх норм естественной убыли против отфактурованного количества, а также, если при проверке счета поставщика или подрядчика (после того, как счет был акцептован) было обнаружено несоответствие цен, обусловленных договором, а также арифметические ошибки, счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" кредитуется на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 76 "Расчеты с разными кредиторами и деби-торами" (субсчет "Расчеты по претензиям").

     При поступлении товарно-материальных ценностей, на которые не получены расчетные  документы поставщиков, необходимо проверить, не числятся ли поступившие  товарно-материальные ценности как оплаченные, но находящиеся в пути или не вывезенные со складов поставщиков и не числится ли стоимость поступивших ценностей как дебиторская задолженность.

     За  неотфактурованные поставки счёт 60 “Расчёты с поставщиками и подрядчиками”  кредитуется на стоимость поступивших ценностей, определенную исходя из цены и условий, предусмотренных в договорах.

     Счёт 60 дебетуется на суммы исполнения обязательств (оплату счетов), включая авансы и предварительную оплату, в корреспонденции со счетами учёта денежных средств и др. При этом суммы выданных авансов предварительной оплаты учитываются обособленно. Суммы задолженности поставщикам и подрядчикам, обеспеченные выданными организацией векселями, не списываются со счёта 60 “Расчёты с поставщиками и подрядчиками”, а учитываются обособленно в аналитическом учёте.