Глава 3. Основные методические различия.

Документооборот.

      Естественной  основой учета являются исходные документы, на основе которых делаются записи в учетных регистрах. В России обязательность своевременного оформления исходных документов зафиксировано как одно из правил ведения бухгалтерского учета: “Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции.”⁶ Уровень регулирования в области документооборота едва ли не больший чем в области собственно бухгалтерского учета. Регулируется буквально все: существуют типовые формы большинства используемых документов, а для документов, типовых форм которых нет, имеется подробный список обязательных реквизитов: “наименование документа (формы), код формы; дату составления; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки. “⁷ Отступления от унифицированных типовых форм документов, если они существуют, не допускаются.

      Документами должны оформляться все операции, находящие отражение в учетных  регистрах, причем они должны создаваться  перед самой хозяйственной операцией  или, если это невозможно, сразу после  ее завершения. Определяется порядок  заполнения документов - в них не должно быть пропусков (если информация отсутствует то ставиться прочерк), все исправления производятся определенным способом, в некоторых видах документов исправления вообще не допускаются.

      Сроки хранения документов тоже регламентируются и составляют от 3 лет (по большинству первичных документов) до 75 лет  (в некоторых случаях по расчетным ведомостям)⁸. Более того, регламентируется даже порядок хранения документов в зависимости от их вида: временные документы должны храниться отдельно от постоянных, копии от оригиналов, некоторые документы должны храниться в подшитых папках по описи, некоторые могут храниться в просто папках. Интересно, что вся эта регламентация направлена не на государственные организации и учреждения, где государство является хозяином, а еще и на коммерческие предприятия, где соблюдение предписанного порядка не только иногда влечет за собой издержки на его выполнение, но создает и дополнительные издержки, когда эти предписания находятся в противоречии с обычаями хозяйственного оборота данной организации. Возникает проблема -  какие документы оформлять - пригодные для данной организации или те, которые требуются государством.¹⁰

      В США документооборот вообще не воспринимается как часть финансового учета, а скорее как часть управленческого. Единственное, что должны обеспечивать исходные документы - соблюдение принципов учета, т.е. финансовая отчетность должна иметь основание в виде достаточно (согласно принципу существенности) полных, правильных и своевременно оформленных документов. Все остальные характеристики первичных документов и порядка их оформления относятся к компетенции менеджмента. То же самое относится к порядку хранения документов. Их хранение требуется лишь в той мере, в которой они могут способствовать проверке в отчетном периоде. Также, в некоторых случаях при изменении учетной политики⁹ для обоснования допустимости такого изменения (например, применение другого метода амортизации объекта основных средств в связи с пересмотром срока его использования) в отчетности требуется предоставление исходных документов. Однако, американская традиция значительно более либеральна в признании допустимости некоторых видов “исходных документов”. Так, основанием для начисления резервов по сомнительным долгам может служить просто обоснованное экспертное мнение бухгалтера, причем если источник этого мнения (решения) очевиден, то исходные документы могут вообще не оформляться.

      Подводя итог, можно сказать, что в России документооборот является основанием для контроля деятельности предприятия со стороны налоговых органов. Соответственно, эта сфера деятельности жестко контролируется со стороны государства. В США документооборот фирмы является внутренним делом самой фирмы, а количество предъявляемых  требований минимально

Учетная политика

      И в России и в США определение  учетной политики есть прерогатива  менеджмента. В обеих странах  раскрытие примененной учетной  политики есть непременная составляющая годовой бухгалтерской отчетности. Но уровень свободы управленческого  аппарата в процессе определения этой политики принципиально разный. Американская система предусматривает существенно большее число возможных альтернатив учета. В российской системе выбор учетной политики часто сводится к порядку использования учетных регистров (корреспонденции счетов), не изменяя результата, показываемого в отчетности. Это, конечно, важно в случае проверки налоговой инспекцией, но это не составляет сути учетной политики в американском смысле этого слова.

      В США фирма обязана раскрывать только те методы учета, которые существенно влияют на финансовые результаты, представленные в отчетности, и могут повлиять на решения пользователей, принимаемые на основе этой информации. Сам порядок ведения учета не важен, если он устойчиво приводит к правильным результатам в отчетности и поддается проверке. В России предприятие обязано раскрывать все свои решения по учету, если оно имело выбор различных учетных методов, даже если это не влияет или влияет незначительно на представляемую отчетность. Также, хотя и декларируется возможность отклонения от принципов (допущений и требований),  зафиксированных в законодательстве о бухгалтерском учете (при условии их раскрытия), но реальное применение такой возможности практически отсутствует из-за необходимости согласования таких отклонений с государственными органами, порядок которого не определен четко до сих пор.

      Изменение используемой учетной политики допускается  в России в следующих случаях: “реорганизации предприятия (слияния, разделения, присоединения); смены собственников; изменений законодательства Российской Федерации или в системе нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации; разработки новых способов бухгалтерского учета.”¹⁰ В США просто утверждается, что применяемый принцип можно изменить при необходимости. Естественно, что такое изменение должно быть обоснованным. Можно также отметить, что понятие изменения в учете (accounting change) в США шире, чем в России и состоит собственно из изменения в учетной политике (principle change), изменение в оценочных показателях (change of estimate) и изменение в составе хозяйственной единицы (change of entity).¹¹

      В обеих странах раскрытие изменений  требуется в момент предоставления отчетности, в том числе и текущей  и разрешается не раскрывать учетную  политику в текущей отчетности, если эта политика не изменялась с момента предоставления годовой отчетности. В США требуется также раскрытие ожидаемых будущих изменений в учетной политике.

Ведение учетных регистров.

      Также как проблема документооборота, проблема учетных регистров (плана счетов и его документального оформления) стоит в основном перед российскими предприятиями.

Структура плана счетов

      В России ведение учетных регистров  в соответствии со структурой и методикой, строго зафиксированной плане счетов (полное название - "ПЛАН СЧЕТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЙ И ИНСТРУКЦИЯ ПО ЕГО ПРИМЕНЕНИЮ"), является обязательным для всех организаций, которые обязаны вести бухгалтерский учет согласно Положения о бухгалтерском учете, т.е. всех юридических лиц, кроме банков.¹² Этот план счетов не только фиксирует структуру учетных регистров, но и, через определение объектов, учитываемых на каждом счете, определяет экономический смысл операций, которые на них учитываются. Из-за того, что отчетность формируется путем практически механического перенесения содержимого учетных регистров (счетов) в бухгалтерскую отчетность после их закрытия, то частично он эквивалентен положениям FASB и другим источникам GAAP, так как определяет, как будут отражены объекты учета в бухгалтерской отчетности.

      Строгая регламентация структуры плана  счетов упрощает работу с ним, и позволяет  после относительно несложной процедуры  закрытия учетного периода (года, месяца или квартала) получить баланс предприятия  на данную дату. Эта регламентированность  структуры плана счетов также упрощает издание инструкций по учету отдельных объектов учета, так как в в них не нужно учитывать все возможные альтернативы ведения учетных регистров, а саму инструкцию можно свести к указанию проводки по номерам счетов. Наконец, фиксированная структура плана счетов облегчает документальную проверку правильности ведения учета как аудиторам, так и налоговым органам. Однако эта регламентированность создает и ряд проблем. Так, необходимость ведения учета по жестко заданному плану счетов приводит к тому, что интересы внутрифирменного анализа оказываются недоучтенными. А категории, которые разделяются в плане счетов, не всегда имеет смысл разделять для фирмы. Также при учете некоторых объектов бухгалтерам приходится производить сложные проводки, когда одна и та же сумма дебетуется и кредитуется по одному счету, только для соблюдения правильной корреспонденции счетов. И, наконец,  жесткая регламентация препятствует соблюдению принципа приоритета содержания над формой, так как обычно использование в проводке определенного счета базируется на формальных признаках первичного документа, а не от смысла операции.

      В США регламентация структуры  учетных регистров практически  отсутствует. Она существовала некоторое время в железнодорожной отрасли, где план счетов определялся Межштатной комиссией по торговле (ICC). Для своего времени это был достаточно прогрессивный шаг, но потом требования плана счетов разошлись с требованиями экономики и какое-то время препятствовали нормальному развитию отрасли. В настоящее время отношение к возможности регулирования структуры плана счетов в США в основном негативное. Существует определенные рекомендации по составлению плана счетов, приводимые в пособиях по финансовому учету. Но эти пособия носят чисто рекомендательный характер и просто помогают бухгалтерам более низкой квалификации в разработке реального плана счетов. Так как большинство предприятий, которые обязаны предоставлять финансовую отчетность, являются крупными и средними, то в них детальная структура плана счетов привязана к потребностям управленческого учета и анализа и просто обеспечивает возможность сформировать отчетность по имеющимся данным. Активное использование вычислительной техники для обработки учетной информации позволяет отказаться даже от иерархической структуры плана счетов, которая настолько привычна в России. Соответственно, из-за отсутствия типичной структуры плана счетов, процесс формирования отчетности определяется самой фирмой¹¹.

Ведение учетных регистров.

      Помимо  структуры учетных регистров  важную роль играет методика их ведения, т.е. отражения на каких-то материальных носителях (бухгалтерских книгах, карточках  или ведомостях). В России наибольшим распространением пользуется карточный  метод учета, когда учетные записи осуществляются на карточках из плотной бумаги. В США  наибольшей популярностью среди немашинных видов носителей пользуются бухгалтерские книги (ledger).

      В России выделяется четыре основные формы ведения бухгалтерского учета¹²:

1. Мемориально-ордерная система;
2. Журнально-ордерная система;
3. Автоматизированная система;
4. Упрощенная система для предприятий малого бизнеса.

      Мемориально-ордерная система предполагает составление проводки (мемориального ордера) для каждого первичного документа, потом эти ордера регистрируются в регистрационный журнал, а потом в Главную книгу. Отдельно осуществляется ведение аналитического учета в карточках. Эта система отличается большой простотой, стандартизированностью, надежностью и чрезвычайной громоздкостью, которая сводит на нет все ее преимущества. В настоящее время она распространена только в сравнительно небольших предприятиях.

      Журнально-ордерная система подразумевает отражение операции в журналах, сгруппированных по отдельным синтетическим счетам. Записи делаются в журнале, относящемся к дебетуемому счету, при этом указывается только сумма проводки и кредитуемый счет. По данным журналов формируются данные Главной книги. Хотя эта система и уменьшает нагрузку на бухгалтера, но она снижает возможности внутреннего оперативного анализа.

      Работа  автоматизированной системы может различаться в зависимости от используемого программного обеспечения, но общим для всех способов является перенос данных на машинные носители (путем ручного или автоматизированного¹³ ввода первичной информации), после чего дальнейшая обработка информации вплоть до получения отчетности осуществляется в электронной форме. Естественно, что качество такой системы определяется прежде всего параметрами использованного программного обеспечения, но обычно она предоставляет больше аналитических и контрольных возможностей, чем другие, неавтоматизированные способы.

      Упрощенная  система использование которой предусмотрена для объектов малого предпринимательства. Она разрешает осуществлять регистрацию первичных документов непосредственно в ведомостях для аналитического учета, а итоги по ведомостям регистрировать в книге (журнале) хозяйственных операций. При малом числе операций (до 100 в месяц) предприятиям, не осуществляющих производственной деятельности, разрешается использовать только книгу регистрации хозяйственных операций. Её основное и практически единственное преимущество состоит в снижении нагрузки, приходящейся на бухгалтера.

      Все эти формы носят рекомендательный характер и предприятию предоставляется  право разрабатывать систему, наиболее полно отвечающую его потребностям, что сближает ситуацию с американской.

      Но  американская система обладает своей  спецификой. Там действительно отсутствует  регулирование и фирма практически  не ограничена в способе ведения  учетных регистров. Самым распространенным способом является журнальная система. В этой системе предусматривается регистрация исходных документов (source documents) в журналах (journals), из которых операции переносятся в главную книгу (general ledger) или отдельные книги для специальных видов операций (например, может создаваться отдельная книга для учета расчетов с поставщиками). Обычно создается общий журнал (general journal) плюс несколько журналов для часто производимых операций. Эта система проще мемориально-ордерной системы, и более гибкая, чем журнально-ордерная, так как позволяет составление сложных проводок (compound entries).