Регистры бухгалтерского учета

 

     Распорядительными называются  такие документы, которые содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции. Их основное назначение – передача указаний руководящих работников  непосредственным исполнителям. К их числу относятся приказы, распоряжения, записи о приеме и увольнении с работы, об отпуске. Эти документы еще не содержат в себе подтверждения фактов совершения операций, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в учете.

     Оправдательными (или исполнительными) называются документы, оформляющие уже произведенные операции, например расчетные ведомости по заработной плате, накладные, акты, счета-фактуры, квитанции, свидетельствующие  о приеме ценностей, и многие другие. Они составляются в момент совершения операций и подтверждают факт  выполнения приказа или распоряжения.

     Документами бухгалтерского оформления называются такие документы, которые создаются  аппаратом  бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения, сокращения и упрощения последних. Документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании ранее оформленных распорядительных и оправдательных документов. Они предназначены для отражения бухгалтерских записей в учетных регистрах с целью ускорения учетного процесса. В этих документах нет распоряжения на проведение хозяйственной операции и нет подтверждения факта ее совершения. Например, расчет суммы претензии по иску, расчет износа основных средств и нематериальных активов, расчеты товарных потерь и т.д. 

     Комбинированными  называются такие документы, которые сочетают признаки нескольких видов документов: распорядительных и оправдательных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления и т.д.  Они служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции, и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения ее в счетах. Например,   приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, объявления о взносе наличных денежных средств на расчетный счет  и т.д.

     По  порядку составления, содержанию   различают первичные и сводные  документы.

     Первичными  называются документы, которые отражают все хозяйственные операции непосредственно  в момент их совершения. Они являются первым формальным доказательством  того, что данные операции действительно выполнены.  Примером первичного документа может служить   приходный ордер (рисунок 1).  Он составляется  при поступлении материалов на склад и свидетельствует о выполнении кладовщиком данного ему распоряжения об их приеме.

     Сводными  называются документы, составляемые на основе первичных документов. В них  отражаются операции, ранее уже оформленные  соответствующими первичными документами. К сводным документам относятся  авансовый отчет, ведомости распределения  цеховых и общезаводских расходов  и калькуляции. Авансовый отчет (Приложение А) заполняется на основании первичных документов, где указываются все расходы, произведенные подотчетным лицом (форма авансового отчета  № АО-1 введена в действие с 1 января 2002 г.).

     К числу сводных документов относятся также расчетно-платежные ведомости по заработной плате или ведомости выпуска готовой продукции, различные внутренние отчеты (например, отчет о движении  материальных ценностей по складу) и др. Все эти документы обязательно содержат дополнительные данные, помимо тех, которые имеются в первичных  документах, явившихся базой для их составления.

     Итак, сводные документы служат, во-первых, для объединения данных первичных  документов и получения укрупненных  показателей и, во-вторых, для группировки данных первичных документов с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях и отражения этих операций в новом разрезе. Следовательно, сводные документы используются как средство обработки исходных данных об операциях.

     По  способу охвата операций документы делятся на разовые и накопительные.

     Разовые документы отражают одну или одновременно несколько хозяйственных операций. Отличительная черта этих документов – сразу же после составления  они передаются в бухгалтерию и могут служить основанием для бухгалтерских записей. Например, приходный ордер по материалам, ведомости распределения расходов, калькуляции, накладные, приемо-сдаточные акты,  кассовые ордера, денежные чеки и т.п. 

 

    ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР 

            ЗАО “КОМФОРТ”                                     Типовая межведомственная

   (предприятие, организация)             Утверждена приказом ЦСУ СССР         от 14.12.72 г. № 816

                                                              Код по ОКУД     03030036

ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР № 2          

   “ 16 ” апреля 2009 г.

   Наименование, сорт, размер, марка            материал «С»

   Принял        Башкиров                    Сдал                     Хомутов 

   Рисунок 1. Приходный ордер 
 

     Накопительные документы служат для оформления однородных операций, совершаемых на предприятии в разное время (за неделю, декаду, полмесяца). Их составляют с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем операциям, которые производятся на предприятии многократно в течение короткого времени. Например, дневной заборный лист на отпуск сырья со склада или готовых блюд из производства, лицевые счета по заработной плате,  табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ и т.п.

     По  месту составления документы делятся на внутренние и внешние. Внутренние документы составляются внутри предприятия. Ими оформляются хозяйственные операции, совершаемые только внутри предприятия.  Эти документы не выходят за пределы предприятия, например расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера и др. Внешние документы составляют вне данного предприятия, и ими оформляются операции, осуществляемые между предприятиями. Например, счета, накладные, счета-фактуры контрагентов. Отдельные внутренние документы в результате совершаемых хозяйственных операций становятся внешними, например денежные чеки, платежные поручения. При заполнении внутренних документов достаточно указать только обязательные реквизиты, а при составлении внешних документов необходимо еще добавить дополнительные реквизиты документов для полноты характеристики  хозяйственной операции⁴.

     По  степени использования средств  вычислительной техники при оформлении документов их подразделяют на документы, заполняемые вручную,  частично заполненные  на машинах (т.е. документы, составленные на фирменных бланках) и полностью выполненные на машинах (расчетно-платежная ведомость, накладная, счет-фактура, инвентаризационная опись).

     Первичные документы должны быть своевременно переданы в бухгалтерию, где их проверяют  и принимают к учету. Затем  документы направляют в архив для хранения в течение определенного срока. Путь прохождения документа  с момента его составления до сдачи в архив называется документооборотом.

     Четкая  организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения  необходимой информации о работе предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля. Документооборот регламентируется графиком, составление которого осуществляет главный бухгалтер. График утверждается приказом  руководителя предприятия, после чего главный бухгалтер доводит его до всех структурных подразделений и исполнителей, связанных с составлением тех или иных документов. В приложении 2 приведена примерная схема графика документооборота (на примере составления документов по учету основных средств). 
 

   4 Учетные регистры и их виды  

     Для того чтобы получить необходимые  показатели о хозяйственной деятельности, надо сведения об операциях, содержащиеся в документах, сгруппировать в  соответствии с  их экономическим  содержанием и зарегистрировать. Такая регистрация осуществляется с помощью учетных регистров, обеспечивающих, кроме того, контроль за сохранностью документов и должностную обозримость отраженных в них данных. ⁵

     Учетные регистры представляют собой листы  бумаги, приспособленные для регистрации  и группировки в них данных о наличии средств и операциях с ними, зафиксированных первичными  носителями информации.

     Применяемые в практике бухгалтерского учета  регистры можно классифицировать по внешнему виду, по объему содержания и  по последовательности записей.

     По  внешнему виду регистры бухгалтерского учета подразделяются  на книги (журналы), карточки и свободные листы.

     Книги (журналы) представляют собой сброшюрованные листы бумаги со специальным графлением. Все страницы в бухгалтерских  книгах должны быть пронумерованы и заключены в переплет. На обороте последней страницы за подписью главного (старшего) бухгалтера (или другого уполномоченного лица) делается надпись: “В настоящей книге всего пронумеровано …  страниц (листов)”. Например, в настоящее время регистры в виде книг применяются  для учета кассовых операций - кассовая книга (Приложение В).

     При большом объеме книги и значительном количестве учитываемых  в ней  различных объектов составляется оглавление, а в необходимых случаях –  и перечень объектов в алфавитном порядке.

     Карточки  – это отдельные таблицы на плотной бумаге. Чаще всего карточки применяются в качестве регистров аналитического учета и хранятся в картотеке. При открытии карточек их регистрируют в специальном реестре.

     Свободные листы представляют собой определенным образом разграфленные таблицы, предназначенные для записи хозяйственных операций. Таблицы в виде свободных листов широко используют для ведения ведомостей журналов-ордеров, машинограмм и магнитных носителей, графление  регистров (книг, карточек, свободных листов) зависит от их назначения, от формы бухгалтерского учета. По объему содержания учетные регистры подразделяются на регистры синтетического и аналитического учета.

     Регистры  аналитического учета, предназначенные  для учета расчетных операций, имеют контокоррентную форму (Приложение Г).

     Для аналитического учета материальных ценностей служат карточки натурально-стоимостного учета (Приложение Д).

     По  принципу группировки или последовательности записей регистры бухгалтерского учета подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные.

     Хронологические регистры предназначены для записи в хронологической последовательности исходя из времени выполнения той или иной хозяйственной операции, вне зависимости от ее содержания. Задача такой регистрации – обеспечить повседневный контроль за своевременным и полным отражением в учете всех без исключения хозяйственных операций. Примером хронологического регистра может служить приведенный ранее журнал регистрации, в котором в календарной последовательности дат отражаются хозяйственные операции и обосновывающие их документы.

     Систематические регистры предназначены для записи в определенной группировке однородных хозяйственных операций за определенное время (например, за месяц). Такая регистрация позволяет проследить за состоянием и движением отдельных видов хозяйственных средств и источников их формирования. К систематическим регистрам относят Главную книгу, в которой группируются обороты из журнала-ордера соответствующих счетов за год (Приложение Е).

     Комбинированные регистры приспособлены для одновременной  записи хозяйственных операций в  хронологическом и систематическом  порядке. К таким регистрам следует  отнести прежде всего некоторые  журналы-ордера, в которых запись производится одновременно в хронологическом и систематическом порядке.

     Для аналитического учета различных  затрат,  подлежащих обобщению в  нескольких направлениях, целесообразно  применять карточки и таблицы  многографной формы.

     При  ведении учета по журнально-ордерной форме учета аналитический и синтетический учет зачастую совмещаются в единой системе записей.  В частности, журнал-ордер по счету 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” наряду с аналитическими данными о расчетах с каждым из поставщиков в отдельности дает и синтетическое обобщение этих расчетов в пределах  синтетического счета 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”.