Разработка рекомендаций по совершенствованию организации учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

3.1. Разработка рекомендаций  по совершенствованию  организации учета  расчетов с поставщиками  и подрядчиками

Расчеты с поставщиками и подрядчиками отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских  записей и признаваемых ею правильными. По полученным займам и кредитам задолженность показывается с учетом причитающихся на конец отчетного периода к уплате процентов.

Отражаемые в бухгалтерской  отчетности суммы по расчетам с банками, бюджетом должны быть согласованы с соответствующими организациями и тождественны. Оставление на бухгалтерском балансе неурегулированных сумм по этим расчетам не допускается.

На предприятии  к счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» открыты следующие  субсчета: 60.1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками в рублях» и 60.2 «Авансы выданные». А к счету 19 «НДС по приобретенным ценностям» открыт следующий субсчет: 19.3 «НДС по приобретенным товаро-материальным запасам». Такой учет затрудняет работу бухгалтера, поскольку в такой ситуации достаточно сложно сразу оценить величину задолженности перед поставщиками за товары и перед подрядчиками за оказанные услуги (выполненные работы). Поэтому в настоящее время сверка расчетов происходит вручную по каждому контрагенту на основании заключенных хозяйственных договоров и товаросопроводительных документов (актов выполненных и принятых заказчиком работ). Сверка осуществляется вручную, поскольку документооборот на предприятии небольшой, однако не стоит забывать, что предприятие динамично развивающееся, с каждым годом возрастает выручка от реализации, следовательно, увеличивается документооборот и сверка данных вручную будет отнимать много рабочего времени у бухгалтерских работников.

Оценивая данную ситуацию руководству можно предложить следующие рекомендации по совершенствованию учета расчетов с поставщиками и подрядчиками:

1. К счету 60 «Расчеты  с поставщиками и подрядчиками»  изменить действующие и добавить  следующие субсчета:

- 60.1 «Расчеты с  поставщиками», 

- 60.3 «Расчеты с  подрядчиками» 

- 60.4 «Неотфактурованные поставки»;

2. К счету 19 «НДС  по приобретенным ценностям»  добавить следующие субсчета:

- 19.1 «НДС по приобретенным  товарам»,

- 19.2 «НДС по оказанным  услугам»,

- 19.4 «НДС п неотфактурованным  поставкам».

Предполагается, что  в связи с этими нововведениями объем работ бухгалтерских работников существенно сократится. Сгруппируем для наглядности данные рекомендации в таблицу 3.1:

Данные рекомендации позволят сделать учет расчетов с  поставщиками и подрядчиками более  прозрачным, наладить и систематизировать систему расчетов.

Предполагается, что  в связи с этими нововведениями объем работ бухгалтерских работников существенно сократится, при этом отпадет необходимость в наборе дополнительных специалистов в бухгалтерскую  службу как предполагалось ранее.

В целях повышения  производительности труда и эффективности  управления дебиторской и кредиторской задолженностью рекомендуется разработать  следующий учетный регистр, обобщающий информацию о величине задолженности  и позволяющий сгруппировать  учетные данные в разрезе каждого контрагента (таблица 3.2).

Таблица 3.1

Открытие субсчетов

Таблица 3.2

Разработка учетных  регистров

Содержащаяся в  принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения  в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах.

Информация о хозяйственных  операциях, произведенных предприятием за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год), из учетных  регистров переносится в сгруппированном  виде в бухгалтерские отчеты.

На предприятии  используются формы учетных регистров, приведенные в компьютерной программе  «1С: Бухгалтерия», но их бывает недостаточно для качественной и оперативной  обработки данных.

На основе разработанного регистра бухгалтеру будет наглядно представлено, какие операции и когда были произведены с конкретным контрагентом за определенное число, а также позволит оценить реальную задолженность предприятия за период.

Регистры бухгалтерского учета являются коммерческой тайной, поэтому для сохранности данных первичных документов и регистров бухгалтерского учета рекомендуется разработать порядок хранения первичных документов и учетных регистров.

Порядок хранения первичных  документов и учетных регистров  заключается в том, что первичные  документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские  отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия должны храниться  в бухгалтерии в специальных  помещениях или закрывающихся шкафах.

Сохранность первичных  документов, учетных регистров, бухгалтерских  отчетов и балансов, оформление и  передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия. Выдача первичных документов, учетных  регистров, бухгалтерских отчетов  и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия работникам других структурных подразделений предприятия, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по письменному распоряжению главного бухгалтера.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (табл. 3.3).

Таблица 3.3

Сроки хранения учетных  документов

Продолжение табл. 3.3

Для целей налогообложения в соответствии с п. 1 ст.8 гл. 23 Налогового кодекса РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги.

3.2. Комплекс мер по  совершенствованию  системы внутреннего  контроля расчетов  с поставщиками  и подрядчиками.

Признаками плохой организации внутреннего контроля и учета являются следующие:

- отсутствие договоров  на поставку ТМЦ, договоров  подряда и договоров на оказание  услуг,

- отсутствие отчетов  за выданные доверенности на  получение ТМЦ;

- отсутствие журнала  регистрации счетов-фактур поставщиков;

- несвоевременное предъявление претензий поставщикам за обнаруженные нарушения договорных обязательств и отсутствие должного учета по претензиям;

- несвоевременное  отражение операций по расчетам  в регистрах бухгалтерского учета;

- невыполнение пересчета  сумм по поступившим счетам от поставщиков;

- отсутствие разработанной  корреспонденции счетов по типовым  операциям.

Некорректное оформление документов, подтверждающих произведенный  взаимозачет может привести, например, к тому, что суммы НДС, возмещенные  из бюджета в результате этой операции, не будут приняты налоговыми органами, а это может повлечь за собой взыскание сумм штрафов и пеней в бюджет.

Присутствуют, когда  скрытую материальную ценность списывают  на счет 76 «Расчеты по претензиям». При  хорошо организованной системе СВК реально установить реальность сумм претензий, а так же то, обусловлены ли претензии: несоответствием цен и тарифов договорным обязательствам; выявленными арифметическими ошибками на счетах; несоответствием качества товара(услуг) стандартам или техническим условиям; недостачей груза в пути сверх норм естественной убыли; браком по вине поставщиков и подрядчиков.

Большое количество ошибок допускают бухгалтеры при  проведении взаимозачетов, составлении  актов сверки.

Отсутствие разногласий  по поводу взаимозачета должно быть подтверждено выверкой взаиморасчетов и оформленным по ее результатам двусторонним актом сверки расчетов, где необходимо указать основание возникновения встречных задолженностей, дату проведения взаимозачета, документы, подтверждающие возникновение задолженностей (номера и даты составленных счетов-фактур), суммы задолженностей, а также суммы зачтенных требований, обязательно с выделением сумм НДС.

Часто допускают  ошибки при составлении акта сверки взаимных расчетов. Предприятия ограничиваются составлением акта, в котором указываются все необходимые показатели, позволяющие определить наименование, количество, стоимость, даты совершенных поставок, дату составления документа. Однако из текста такого акта сверки следует лишь то, что стороны выявили сумму взаимных задолженностей, но не выразили своего волеизъявления о погашении этих задолженностей зачетом встречных требований или иным способом, например, оплатой денежными средствами.

Наличие акта сверки взаимных поставок без указания в нем факта погашения сторонами взаимных задолженностей не прекращает обязательства сторон и не освобождает их от необходимости погашения указанных задолженностей в дальнейшем.

При заключении договора по товарообменным операциям, когда  обмен неравноценный типичны ошибки такого рода: стороны не указывают в договоре мены, что обмен неравноценный и одна из сторон сделки должна сделать доплату. А затем такая доплата производится. Тогда она отражается в учете получателя как внереализационный доход, увеличивая налогооблагаемую прибыль. Поэтому бухгалтеру нужно следить за правильностью составленного договора.

Для совершенствования  контроля обязательным является проведение инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками. Руководству ОАО  «ТФ Культторг» необходимо сформировать инвентаризационную комиссию.