Процессный системный и ситуационный подходы к управлению предприятием

  Документ не должен содержать более четырех  адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. Каждый экземпляр такого документа обязательно подписывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа, и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

  Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:

  Редакция журнала  «Новый мир»

  Малый Путинковский переулок, д. 1/2

  Центр, Москва, 103006

  Допускается центрировать каждую строку реквизита  адресата по отношению к самой  длинной строке. Например:

  Директору ЗАО

  «Кристалл»

  Г.В. Сидорову

  При адресовании  документа физическому лицу указывают  инициалы и фамилию, а затем почтовый адрес получателя. Например:

  А.Н. Гуляеву

  ул. Мира, д. 11, кв. 12

  г. Новосибирск, 630102

  15. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

  УТВЕРЖДАЮ

  Зам. главы  администрации

  Подпись А.А. Иванова

  12.02.2000

  При утверждении  документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются  на одном уровне.

  При утверждении  документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения  состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) (без кавычек), наименования утверждающего документа  в творительном падеже, его даты и номера. Например:

  УТВЕРЖДЕНО

  Протоколом  общего собрания

  акционеров

  15.03.2000 № 12

  или

  УТВЕРЖДЕНЫ

  Приказом Председателя

  Правления банка

  30.09.2000 № 82

  или

  УТВЕРЖДЕН

  Постановлением

  администрации области

  12.03.2000 №375

  Гриф утверждения  документа располагают в правом верхнем углу первой страницы документа.

  16. Резолюция.  В резолюции даются указания  по исполнению решения постановления  и т.п., зафиксированного в документе.  Резолюция пишется на документе  соответствующим должностным лицом  и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:

  А.В. Зайцевой

  П.С. Никитину

  Прошу подготовить  проект

  генерального  соглашения

  с фирмой «ХИТЭК»  к 21.02.2000

  Подпись

  05.02.2000

  При наличии  в резолюции нескольких фамилий  указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, исполнителем является лицо, названное в резолюции первым. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора, резолюции и дата. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

  17. Заголовок  к тексту. Краткое изложение содержания  документа указывают в заголовке  к тексту. Он должен быть максимально  кратким и емким, точно передавать  смысл текста. Заголовок должен  грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие 2000 года»; протокол (чего?) «Заседания педагогического совета».

  Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5.

  18. Отметка  о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе. Эту отметку обозначают штампом «Контроль» или буквой «К».

  19. Текст. Тексты  документов пишут на русском языке при направлении их

  в федеральные  органы государственной власти, органы государственной власти субъектов  Российской Федерации;

  на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного  субъекта Российской Федерации или  расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

  Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации.

  При составлении  текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта  должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

  Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным  в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы  с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

  Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной)—решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

  В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее  изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

  Если текст  содержит несколько решений, выводов  и т.д., то его следует разбивать  на разделы, подразделы, пункты, которые  нумеруют арабскими цифрами.

  В распорядительных документах (приказах, распоряжениях  и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст должен излагаться от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

  В распорядительных документах коллегиальных органов  текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

  В совместных распорядительных документах текст  излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»).

  Текст протокола  излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

  В документах, устанавливающих права и обязанности  организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также  содержащих описание, оценку фактов или  выводы (акт, справка), используют форму  изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

  В письмах  используют следующие формы изложения:

  от первого  лица множественного числа («просим  направить», «направляем на рассмотрение»);

  от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

  20. Отметка  о наличии приложения. Если документ  имеет приложения, названные в  тексте, отметка о них делается  в следующей форме:

  Приложение: на 10 л. в 3 экз.

  Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:

  Приложения:1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

  2. Смета расходов  на 3 л. в 3 экз.

  На приложении к распорядительному документу  в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:

  Приложение  к постановлению администраций  области от 10.01.2000 №30

  21. Подпись.  В состав этого реквизита входят  наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например:

  Директор Проектно-конструкторского

  и технологического института

  автоматизированных  систем

  управления

  Подпись А.А. Сергеев

  или

  Директор института  Подпись А.А. Сергеев

  При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

  Директор завода Подпись В.В. Волков

  Главный бухгалтер  Подпись В.М. Семенова

  При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются  на одном уровне. Например:

  Заместитель министра Заместитель министра

  транспорта  РФ связи РФ

  Подпись А.А. Петров Подпись А.В. Смирнов

  В документах, составленных комиссией, указывают  не должности лиц, подписывающих  документ, а их обязанности в составе  комиссии в. соответствии с распределением. Например:

  Председатель  комиссии Подпись Н.В. Куликов

  Члены комиссии: Подпись К.М. Артемьева

  Подпись С.П. Матвеев

  Подпись В.А. Филатов

  Документ может  быть подписан исполняющим обязанности  должностного лица с указанием его  фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить  предлог «за», надпись от руки «Зам»  или косую черту перед наименованием должности.

  22. Гриф согласования. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО,  наименования должности лица, с  которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки  и даты. Например:

  СОГЛАСОВАНО

  Начальник Управления

  начального  профессионального

  образования Министерства

  образования РФ

  _______________Е.Я.  Бутко

  Подпись

  12.03.2000

  Если согласование производится коллегиальным органом  или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом:

  СОГЛАСОВАНО

  Протокол заседания

  педагогического совета

  от 10.02.2000 №5

  или

  СОГЛАСОВАНО

  Письмо Главархива РФ

  от 10.02.2000 №01-4/270

  Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись»  или на отдельном листе согласования.

  Примечание. В  реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должны указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

  23. Согласование  документа оформляют визой, включающей подпись и должность лица, визирующего Документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

  Начальник общего отдела

  Личная подпись  Е.О. Матвеенко

  19.09.2000

  При наличии  замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

  Замечания прилагаются

  Начальник юридического отдела

  Личная подпись  А.И. Ващук

  19.09.2000

  Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются  и прилагаются к документу.

  Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

  Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части  оборотной стороны последнего листа  подлинника документа.

  Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается по усмотрению организации поместное визирование документа и его приложения.