Процессный системный и ситуационный подходы к управлению предприятием

  В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают  отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

2. Унификация  и стандартизация управленческих  документов.

  Унификация  документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

  Работа по унификации включает:

  разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

  внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

  ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

  разработку  комплексов отраслевых унифицированных  форм документов, отражающих специфику  отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

  разработку  отраслевых классификаторов технико-экономической  информации, отражающих специфику отрасли.

  Организационное и методическое руководство унификацией  и стандартизацией документов, координацию  соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

3. Виды документов  и их классификация.

  Все документы  по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим  и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

  Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные  записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

  по месту  составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

  по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько  вопросов);

  по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа  имеет свои особенности (например, докладные  записки), трафаретные, когда часть  документа отпечатана, а часть  заполняется при составлении, и  типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

  по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

  по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

  по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

  по средствам  фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

  Подлинник —  это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр  документа, составленный в первый раз.

  Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение  подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное  в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

  Иногда для  работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или  иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат.»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

4. Правила  оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов [2] .

  Документы состоят  из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

  Постановлением  Госстандарта России от 31.07.97 № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6-30.97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», изменения к нему внесены постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 21.01.2000 № 9-ст и введены в действие с 01.04.2000. Настоящий стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Федерации. Эти же правила оформления изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной распоряжением Правительства РФ от 31.10.2000 № 1547-р.

  В государственном  стандарте определено 29 реквизитов (было 31). Расположение их показано на схемах в прилож. 2.1-2.2.

  Оформление  реквизитов документов

  01. Изображение  Государственного герба Российской  Федерации помещают на бланках  документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

  02. Изображение  герба субъекта Российской Федерации  помещают на бланках документов  в соответствии с правовыми  актами субъектов Российской  Федерации.

  03. Эмблему  организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб, субъекта Российской Федерации.

  04. Код организации  проставляют по Общероссийскому  классификатору предприятий и  организаций (ОКПО).

  05. Код формы  документа проставляют по Общероссийскому  классификатору управленческой  документации (ОКУД).

  06 . Наименование  организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

  Над наименованием  организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование высшестоящей организации.

  Наименования  организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном.

  Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

  Наименование  на иностранном языке воспроизводят  в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке  располагают ниже наименования на русском языке.

  Наименование  филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения  организации указывают в том  случае, если эта структура является автором документа, и располагают  ниже наименования организации.

  Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

  07. Справочные  данные об организации включают  почтовый адрес; номера телефонов  и другие сведения по усмотрению  организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной  почты и др.).

  08. Наименование  вида документа, составленного  или изданного организацией, регламентируется  уставом (положением об организации)  и должно соответствовать видам  документов, предусмотренным Унифицированной  системой организационно-распорядительных  документов (УСОРД) и ОКУД (класс 02 00000). В письме наименование вида документа не указывают.

  09. Датой документа  является дата его подписания  или утверждения, для протокола  — дата заседания (принятия  решения), для акта — дата события.  Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

  Дата документа  оформляется арабскими цифрами  в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц  оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 1 сентября 2000 г. следует оформлять: 01.09.2000. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 1 сентября 2000 г., а также оформление даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2000.09.01.

  10. Регистрационный  номер документа. Состоит из  его порядкого номера, который  можно дополнять по усмотрению  организации индексом дела по  номенклатуре дел, информацией  о корреспонденте, исполнителях  и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

  11 . Ссылка  на регистрационный номер и дату документа. Включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

  12. Место составления  или издания документа. Указывают  в том случае, если затруднено  его определение по реквизитам  «Наименование организации» и  «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

  13. Гриф ограничения  доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

  14. В качестве  адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

  Например:

  Администрация Новосибирской области

  Контрольно-правовое управление

  Должность лица, которому адресован документ, указывают  в дательном падеже. Например:

  Администрация Новосибирской области

  Контрольно-правовое управление

  Главному специалисту  А. С. Сидорову

  или

  Президенту  АОЗТ «Сиблитмаш»

  И. И. Иванову

  Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько  структурных подразделений одной  организации, то их следует указывать  обобщенно. Например:

  Администрации районов, городов

  Новосибирской области

  В состав реквизита  «адресат» при необходимости  может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.