Приобретение первичных профессиональных навыков на предприятии

        Двойная запись является важнейшим элементом системы контроля в бухгалтерском учете.  

Глава 3. Документация хозяйственных операций, учетные регистры и формы бухгалтерского учета

      3.1. Понятие о документах. Требования к первичным  документам

      Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

      Документ  выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого предприятия управленческих решений, фиксируемых в распорядительных документах, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а так же материалом для справочно–поисковой работы.

      Официальные документы подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические, производственные и др.

      Реквизит- это обязательный элемент оформления официального документа.

      Для классификации документов в пределах одного учреждения составляют классификационные  схемы – классификаторы. Они бывают: структурные и производственно-отраслевые.

      По  месту составления первичные  документы подразделяются на внешние и внутренние.

      Внешние документы поступают в организацию  со стороны и составляются по типовым  формам: платежные требования-поручения, счета-фактуры поставщиков, выписки  банков и др.

      Внутренние  документы, например счета-фактуры  покупателям, создаются внутри организации.

      По  назначению документы подразделяются на:

      - распорядительные;

      - оправдательные;

      

      - комбинированные;

      - документы бухгалтерского исполнения.

      Распорядительные  – это документы, в которых  содержатся распоряжения, указания о  выполнении тех или иных хозяйственных операций, например: распоряжение руководителей организации на совершении хозяйственной операции, приказ на командировку и т.д.

      Оправдательные  документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции. К ним относятся приходные кассовые ордера, акты приемки материалов, акты приемки комплектующих основных  средств и т.д.

      Комбинированные – это документы, которые одновременно являются и распорядительными и  исполнительными: расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы, авансовые отчеты и др.

      Документы бухгалтерского исполнения составляются, если для записи хозяйственной операции нет других документов или при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов.

      Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию в отдельности и составляются в один прием.

       Накопительные документы, например лимитно-заборные карты на отпуск материалов со склада и т.п., составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям.

       Первичные документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения или сразу  по ее окончании.

       Сводные документы обобщают показатели, взятые из первичных, накопительных, документов, путем соответствующей их группировки и систематизации.

       Материальные - это документы, которыми оформляются операции по движению товарно-материальных ценностей.

       Денежные  документы служат основанием для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами организации.

       Расчетные документы служат для оформления расчетных взаимоотношений организации  со своими контрагентами по возникающим  обязательствам.

       Для того, чтобы получить необходимые сведения о финансово-хозяйственной деятельности организации, надо данные о хозяйственных операциях, содержащиеся в первичных документах, регистрировать и записать на соответствующих бухгалтерских счетах в учетных регистрах. 

       3.2. Учетные регистры и способы исправления ошибок в учетных регистрах

       Учетные регистры – это специальные формы, приспособленные для регистрации  и группировки в них сведений о хозяйственных операциях.

       

       Они подразделяются на бухгалтерские книги, карточки и сводные листы.

       В бухгалтерских книгах  все страницы должны быть сброшюрованы и пронумерованы. На последней странице указывается, сколько страниц пронумеровано в книге, затем ставится подпись руководителя, главного бухгалтера и печать. Примером бухгалтерской книги является Кассовая книга.

       Карточки  не скрепляются между собой и  хранятся в специальном ящике-картотеке. Примером использования карточек является карточки количественно-суммового учета материалов.

       Сводные листы тоже не скрепляются между  собой, но в отличие от карточек они имеют больший формат, изготавливаются из менее плотной бумаги и хранятся в папках или скоросшивателях. Примером учетного регистра, имеющего форму сводных листов, является расчетно-платежная ведомость.

       Все эти регистры имеют положительные  стороны и недостатки. Так, карточки и сводные листы легко подвергаются любой группировке, поэтому работу с ними можно разделить между несколькими работниками. Но, с другой стороны, возможность свободного изъятия из карточек, папки и скоросшивателя любого листа или карточки может привести к их потере, замене одной карточки на другую, изменению каких-либо записей в них.

      В книгах, наоборот, обеспечена сохранность  каждого листа, что в известной  степени препятствует злоупотреблениям.

      Регистры  могут быть сформированы с помощью компьютера или на дискетах. Должна быть предусмотрена их распечатка, а также защита от несанкционированного исправления.

      При заполнении учетных регистров могут  быть сделаны ошибки. Ошибки обычно порождаются утомлением, небрежностью работника.

      Ошибки  могут быть локальные – искажение информации только в одном учетном регистре, и транзитные – если ошибка автоматически проходит через несколько учетных регистров.

      Для исправления ошибок обычно используют следующие способы. Например, неправильная запись зачеркивается и сверху ставится правильная запись. При другом способе, который называется «красное сторно», ошибочная сумма повторяется красными чернилами – это означает, что она вычитывается из предыдущей. Затем пишут правильную сумму, но уже обычными чернилами. Так исправляют обычно транзитные ошибки. Может быть сделана и дополнительная проводка, которая корректирует неправильную запись.  

      3.3. Понятие о формах  бухгалтерского учета

      

      Форма бухгалтерского учета - совокупность учетных регистров, в которых в определенной последовательности соответствующим образом делаются учетные записи с целью получения итоговых данных, характеризующих финансовое положение и результаты хозяйственной деятельности предприятия.

      Основными отличительными признаками, определяющими  отдельные формы бухгалтерского учета, являются внешний вид и строение учетных регистров, их количество, сочетание и взаимосвязь регистров, их количество, сочетание и взаимосвязь регистров синтетического и аналитического учета, техника учетной регистрации. Формы бухгалтерского учета постоянно совершенствуется. Прогрессивной считается такая форма, которая обеспечивает своевременное и полное получение экономических показателей для управления деятельностью предприятия, повышает производительность труда счетных работников при обработке первичных данных, сокращает количество ошибок при регистрации и обобщении учетных данных. При этом должны обеспечиваться минимальные затраты труда и средств на ведении учета.

      Мемориально-ордерная форма учета

      Сущность  мемориально-ордерной формы учета заключается в том, что на основе первичных документов, отражающих хозяйственные операции, составляются мемориальные ордера. Эти первичные документы представляют собой указание , подписанное главным бухгалтером, о том, в какие синтетические и аналитические счета следует провести записи по хозяйственной операции.

      Мемориальный  ордер может составляться на основании  как одного документа, так и группы однородных документов. По мере составления  называется регистровым журналом. Таким  образом, мемориальные ордера получают порядковый номер при записи в регистрационный журнал.

      Все документы, на основании которых  составляется мемориальный ордер, прикрепляются  к нему и гасятся наложением штампа. Итог регистрационного журнала за месяц  используется для сравнения с итогом оборотов по синтетическим счетам оборотной ведомости.

      Аналитический учет при мемориально-ордерной форме  учета ведется параллельно синтетическому и независимо от него на основе документов, прилагаемых к мемориальным ордерам. В качестве регистров аналитического учета применяются карточки.

      Достоинства применения мемориально-ордерной формы  учета: наглядность; удобство применения на предприятиях с небольшим количеством  учетной документации за текущий  период. Недостатки: раздельное ведение  хронологических, синтетических и аналитических счетов; многократная запись одной и той же операции в разных регистрах.

      Журнально-ордерная форма учета

      Для журнально-ордерной формы учета  характерно применение шахматной записи, когда цифра один раз записывается на пересечении соответствующего счета и столбца. Этот способ позволяет свести воедино корреспонденцию двух или нескольких взаимосвязанных счетов. В некоторых журналах-ордерах совмещается синтетический аналитический учет.

      

      Итоговые  записи в журналах-ордерах подлежат обязательной сверке с данными первичных документов, на основании которых производятся эти записи.

      Месячные  итоги журналов-ордеров по корреспондирующим  синтетическим счетам переносятся  в Главную книгу. После записи в Главную книгу итогов журналов-ордеров никакие исправления в них не допускаются.

      Упрощенная  форма учета

      Книга учета хозяйственных операций является регистром синтетического и аналитического учета, на основании которого можно  проследить наличие средств и  их источников у предприятия на определенную дату и составить бухгалтерскую отчетность. Рассматриваемая книга является комбинированным регистром, который содержит все применяемые предприятием бухгалтерские счета, что позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них. При этом она должна быть достаточно детальной для обоснования содержания соответствующих статей баланса.

      Предприятие может вести книгу в виде ведомости, открывая ее на месяц или в форме  книги, в которой учет операций ведется  за весь отчетный год. В этом случае книга должна быть соответствующим образом оформлена.

      Автоматизированная  форма учета

      Возросшие требования к бухгалтерскому учету, трудоемкость и сложность учетных  работ предопределяют необходимость  их комплексной автоматизации на базе современных информационных технологий. В основу современных информационных технологий автоматизации бухгалтерского учета положена интегрированная система обработки данных. Интегрированная система осуществляет централизованный сбор и распределение данных между различными подсистемами учета, такими, как «Учет производственных запасов», «Учет расчетных операций» и др. Автоматизация учета должна проходить в системе реального времени, которая обеспечивает автоматическое обновление данных во всей системе при изменении данных в одной и подсистем.