Принципы выбора программного обеспечения решения учетно-аналитических задач

      Журнал операций содержит основные сведения об операциях. В конфигурации «1С: Предприятие» журнал операций может содержать помимо операций, введенных вручную, все документы. Журнал операций обладает рядом особенностей. Например, существует возможность разделения журнала операций на два подокна: для списка операций и документов и для списка проводок текущей операции. Кроме того, операции, сформированные документами, позволяют открыть для редактирования не только саму операцию, но и документ, который сформировал эту операцию.

      Журнал проводок включает все проводки, сформированные по операциям или документам типовой конфигурации. В журнале предусмотрен просмотр общего списка проводок  разделение проводок по номерам журнала операций. Для включения режимов разделения в форме журнала следует установить флажок «Разделение по номерам журналов». При этом в верхней части окна появляются закладки с номерами журналов.

      Кроме журналов операций и  проводок, существует общий журнал документов, в котором регистрируются все введенные документы, а также журналы документов определенного вида, содержащие сгруппированные однотипные документы (по участкам учета). Общий журнал позволяет работать со всеми документами любых видов, существующих в системе (в пределах прав доступа назначенных пользователю). Его внешний вид задается системой и не может быть изменен.

      В журнале документов для каждого документа, помимо общей информации (дата, вид, номер документа), показана информация, специфичная для документов конкретных видов. Например, в журнале счетов дополнительно отражается наименование заказчика а в журнале учета заработной платы – начисленные, к выдаче и выплаченные суммы заработной платы.

      В конфигурации могут использоваться следующие специализированные журналы документов:

 

      Для отбора и просмотра однотипных  данных (проводки с одинаковыми  суммами или корреспондирующими счетами, документы одного вида, операции по одному контрагенту и т.д.) в журналах в типовой конфигурации устанавливается, как правило, несколько режимов отбора. Кроме того, можно произвести отбор по определенному значению счета, субконто, журналу и т.д., присутствующему в журнале. Операции, введенные документами различных видов, можно проконтролировать не только в журнале операций, но и в специальных журналах документов.

      Для работы с документами в  «1С: Предприятие 7.7» документы в журналах сгруппированы по функциональному назначению: материалы, основные средства, заработная плата и т.д. По каждому документу, помимо общей информации (дата, вид, номер документа), представлена также информация, специфичная для документов конкретных видов (например, организация-контрагент). В журнале «Товар, реализация» документы, которые предварительно проведены, отмечаются специальной пиктограммой.

      Все документы также отражаются  в журнале операций и в журнале  проводок.

      Помимо этих журналов, в конфигурации  существует общий журнал, содержащий документы всех видов. В этом журнале также можно просматривать документы, относящиеся к одному контрагенту (выбрав из меню «Действия» главного меню программы «Отбор по значению»).

      Открыть уже введенный документ  для редактирования или просмотра  можно из:

• журнала документов, в котором располагаются документы нужного вида;
• общего журнала документов;
• журнала операций – для документов, которые могут формировать бухгалтерские операции;
• журнала проводок, если документ может формировать операции и проводки.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Производственная  ситуационная задача по организации автоматизированного учета для базового предприятия 
 
 

Директору ПЧУП «Стройтехснаб»

В.А. Жарикову

бухгалтера  О.Н. Янушко 
 
 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 

      В целях снижения трудоемкости  работ, временных затрат и повышения  качества исполнения работ бухгалтерии ПЧУП «Стройтехснаб» (розничная реализация медикаментов и сопутствующих товаров через сеть аптек) прошу:

      1) установить «1С: Система корпоративного  учета «Управление аптекой»;

      2) приобрести 9 новых компьютеров  (2 – в бухгалтерию, 7 – в торговые залы).

      В настоящее время структура  бухгалтерии состоит из главного  бухгалтера и бухгалтера. В бухгалтерии установлена система «1С: Предприятие» версии 7.7 (сетевая версия) (настройка компании «ЮКОЛА-ИНФО»). Конфигурация предназначена для предприятий, занимающихся торговой деятельностью.

      Техническое обеспечение предприятия  включает:

• для оформления и контроля операций используются кассовые суммирующие аппараты;
• средства передачи данных (модем);
• средства обработки и отображения – представлены персональными ЭВМ (на данный момент 2 компьютера в бухгалтерии);
• средства оргтехники (на данный момент копировальный аппарат, принтер) –требований по улучшению данных средств нет.

      Базовое программное обеспечение:  на компьютеры установлена операционная система Windows 2000.

      Прикладное программное обеспечение  (общего назначения): текстовой и  табличный процессор. Текстовой процессор – MS Word, табличный – MS Excel.

      Наиболее трудоемкой задачей  бухгалтерии является обработка данных учета товаров и товарооборота. Документы по учету товара в общем документопотоке составляют примерно 70%. Таким образом, предложение направлено на установление «1С: Система корпоративного учета «Управление аптекой» (официальный партнер компании «1С-Битрикс» - компания «Pit-Stop ИнфоКонсалт»). Предпосылкой автоматизации является рутинность и повторяемость данного участка учета.

      Главное достоинство автоматизации  – возможность четкого контроля  движения товара от момента  его приобретения у поставщика до момента продажи покупателю.

      Целью автоматизации является:

• организация единой системы учета и контроля движения товаров;
• организация эффективного управления ассортиментом и товарными запасами.

      «1С: Система корпоративного учета «Управление аптекой». Конфигурация данной системы – это оригинальный программный продукт. Она предназначена для автоматизации фармацевтического бизнеса, учитывает всю специфику его ассортимента и дает возможность управлять товарооборотом и вести оперативный учет как в отдельной аптеке, так и в сети аптек, занимающихся оптовой и розничной торговлей.

      Назначение конфигурации:

• оперативный учет хозяйственных операций;
• управление товародвижением;
• управление складскими запасами;
• управлении закупками;
• анализ показателей торговой деятельности предприятия.

      Функциональные возможности конфигурации:

• ведение партионно-серийного учета;
• автоматическое формирование розничных и оптовых цен в документе поступления;
• удобный механизм формирования ценников и штрих-кодов из документа поступления;
• автоматический контроль за сроками партии медикаментов на складах;
• для сетевых структур существует возможность автоматического формирования сводного заказа поставщику на основе потребности различных торговых точек сети;
• обмен данными с системой «ФармаСервис»;
• возможность подключения различного торгового оборудования.

      Складской учет. По складам ведется количественный, суммовой и партионно-серийный учет.

      Учет торговых операций. Автоматизирован учет операций поступления реализации товаров и услуг. Для розничной торговли поддерживается как оперативное отражением розничной реализации, так и отражением продаж по результатам инвентаризации.

      Ценообразование. Реализованы автоматическое формирование розничной цены, контроль максимальной наценки и осуществления переоценки товаров.

      Управление заказами. В конфигурации возможны следующие варианты составления заказа:

• составление заказа поставщикам самими торговыми точками;
• составление централизованного заказа на основе внутренних заказов торговых точек.

      Получение аналитической информации. В конфигурации имеется широкий набор классических аналитических инструментов, встроенных в конфигурацию – отчетов, сводных таблиц, диаграмм.

      Специалисты компании окажут  полный пакет услуг по установке и дальнейшему сопровождению программы.

      Главным достоинством установки  данной программы для работников  аптеки станет повышение скорости  кассового обслуживания покупателей  в 2-4 раза. Это, безусловно, приведет  к повышению производительности труда персонала и, соответственно, к увеличению товарного оборота.

      Для работников бухгалтерии в  результате установки данной  системы снизится трудоемкость  данного участка и увеличится  количество свободного времени,  а это, в свою очередь, даст возможность заниматься учетом других направлений деятельности. Например, помимо розничной торговли, предприятие сможет заниматься оптовой торговлей, в т.ч. поставками лекарственных средств из-за рубежа (ВЭД) без привлечения в штат бухгалтерии дополнительной единицы (бухгалтера), так как этим может заниматься освободившийся в бухгалтерии сотрудник. Осуществление оптовой торговли увеличит товарооборот, это, в свою очередь, валовой доход и, в конечном счете, отразится на увеличении прибыли.

      По приблизительным подсчетам, установка системы «1С: Система корпоративного учета «Управление аптекой» составит 950 у.е. (прайс-лист программных продуктов фирмы 1С  компании «PitStop ИнфоКонсалт»).

      По второму пункту необходимо  приобрести компьютеры, конфигурация может быть следующая:

      для бухгалтерии (2 компьютера):

• процессор Intel Pentium IV-3000 (2 шт.);
• оперативная память – 2 Гигабайта;
• жесткие диски Seagate Barracuda 10 – общим объемом 400 Гигабайт (2 шт.);
• монитор Samsung с жидкокристаллическим экраном 19², модель 710V;
• материнская плата Socket 775 (со встроенной видеоплатой  (оперативная память 128 Мегабайт) и сетевой картой);
• DVD±RW Nec;
• FDD Nec;
• модем;
• корпус;
• клавиатура, мышь, колонки, коврик.

          для торговых залов аптек (7 компьютеров):