Правила составления документов и исправления в них ошибок. Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов

Приемка и проверка отдельных первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, могут быть поручены вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом руководителя предприятия, учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.5

 

2. 3. Исправление ошибок в первичных документах.

 

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

• по причинам возникновения — небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;

•     по месту возникновения — в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;

•     по значению — локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

•     зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;

•     надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;

•  на полях соответствующей строки делается оговорка "Исправлено" за подписью лиц, подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

•     если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

•     использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;

•  отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;

•    не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;

•     наличие подчисток и помарок в документах;

•    нарушение правила исправления ошибок в документах;

•    исправления в кассовых документах;

•    записи простым карандашом;

•    отсутствие прочерков в свободных строках;

•    отсутствие штампа или записи "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;

•    арифметические ошибки при таксировке документов.6

 

 

2. 4. Обработка документов.

 

Способ регистрации учетной информации, т.е. сведений из первичных документов, понимается под термином техника бухгалтерского учета.

Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, составляются сводные учетные документы - учетные регистры, которые, в зависимости от степени автоматизации, могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде).

Учетные регистры применяются для отражения информации на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на:

•    книги;

•    карточки;

•    свободные листы;

•  машинограммы (полученные при использовании вычислительной техники);

•    машинные носители.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

По видам производимых в них записей учетные регистры бывают:

•    хронологические (регистрационный журнал);

•    систематические (главная книга счетов);

•    комбинированные (журналы-ордера).

По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, они могут быть:

•    синтетическими (главная книга счетов);

•    аналитическими (карточки);

•    комбинированными (журналы-ордера).

     Книги представляют  собой сброшюрованные свободные листы определенного формата и графления. Применение их ограничено, так как работу по их ведению разделить между счетными работниками нельзя, ее должен вести один человек (кассовая книга). Такие книги пронумерованы и прошнурованы, а на последней странице указано количество страниц за подписью руководителя предприятия и главного бухгалтера. В таких книгах исключена возможность замены отдельных листов новыми листами при злоупотреблениях и хищениях. На предприятиях применяется "Главная книга" - как регистр синтетического учета и "Книга остатков материалов на складах" - как регистр аналитического учета, необходимый для взаимосвязи данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складского учета и для контроля за сохранностью различных видов собственности.

     Карточки предназначены  для аналитического учета основных  средств (инвентарные карточки), материальных ценностей по местам их хранения (карточки складского учета материалов). На их основе бухгалтерия создает картотеку основных средств, а материально-ответственные лица - картотеку материалов, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, готовой продукции.

     Свободные  листы - учетные регистры большого  формата и с большим количеством сведений по отношению к карточкам. Они предназначены для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров. К ним относятся: журналы-ордера, ведомости, табуляграммы и машинограммы. Они удобны в использовании, так как позволяют более рационально распределить обязанности между работниками учета. Это самый распространенный вид учетных регистров.

Состав учетных регистров, их форму, порядок и последовательность заполнения, технику взаимосверки определяет форма бухгалтерского учета.

Записи в учетных регистрах основываются на тщательно проверенных документах, поэтому и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности предприятия, при контроле за состоянием средств и при выявлении результатов его работы.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, - государственной тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

 

 

Список использованной литературы.

1. Положение «О документах и документообороте в бухгалтерском учете» N 105 от 29 июля 1983 г.
2. Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998 г.
3. Государственная система документационного обеспечения управления: основные положения.  М., 1996 г.
4. Пошерстник Е.Б., Пошерстник Н.В. Документооборот в бухгалтерском учете. – СПб.: - Издательский Торговый Дом «Герда», 2000, 320 с.
5. Гомола А.И. Бухгалтерский учет. / А.И. Гомола, В.Е. Кириллов, С.В. Кириллов. – 4-е изд., испр. – М.: Издательский центр «Академия», 2008 г.
6. Иванова Н.В. Бухгалтерский учет: учебное пособие / Н.В. Иванова. – 5-е изд. – М.: Издательский центр «Академия», 2009г.
7. Кутер М.И. Теория бухгалтерского учета: учебник / М.И. Кутер – 3-е изд., перераб. и доп. – Издательство ФиС, 2008 г.
8. Сапожникова Н.Г. Бухгалтерский учет: учебник для ВУЗов, 2-е издание, М.- КНОРУС, 2009 г.
9. Большой экономический словарь / Под ред. А.Н. Азрилияна. - 5-е изд., доп. и перераб. - М., 2002 г.
10. Бухгалтерский словарь: Наст. кн. / Сост. К. С. Азизян. - М., 1994 г.
11. Дубоносов Е.С., Петрухин А.А. Судебная бухгалтерия: Курс лекций. — Москва: Книжный мир, 2005. — С. 43 - 44. — 197 с.

1 Бухгалтерский словарь: Наст. кн. / Сост. К. С. Азизян. - М., 1994

2 Большой экономический словарь / Под ред. А.Н. Азрилияна. - 5-е изд., доп. и перераб. - М., 2002

3 Керимов В. Э. Бухгалтерский учёт. — М.: Эксмо, 2006. — С. 58 - 59. — 688 с.

4 Дубоносов Е.С., Петрухин А.А. Судебная бухгалтерия: Курс лекций. — Москва: Книжный мир, 2005. — С. 43 - 44. — 197 с.

5 Кутер М.И. Теория бухгалтерского учета: учебник / М.И. Кутер – 3-е изд., перераб. и доп. – Издательство ФиС, 2008 г.

6 Кутер М.И. Теория бухгалтерского учета: учебник / М.И. Кутер – 3-е изд., перераб. и доп. – Издательство ФиС, 2008 г.